Automatización de tareas: ahorras tiempo y ganas dinero

Además de ahorrar en costes y liberar horas de trabajo, prepara tu empresa para el futuro y abre oportunidades. Descubre por qué la automatización de tareas va ser una prioridad en la pyme del siglo XXI.

 
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¿Estas harto de oír que las máquinas y la inteligencia artificial asumirán todas las cargas de trabajo en las que la creatividad u otros valores intrínsecamente humanos no sean imprescindibles? Pues ya puedes irte preparando. Las nuevas soluciones tecnológicas de gestión empresarial se remangan para asumir las faenas más improductivas de la empresa y convertirse en imprescindibles en las organizaciones del siglo XXI.

Sistemas que detectan las debilidades y fortalezas de cada uno de tus empleados para ofrecer formación que corrija o potencie su trabajo. Programas de automatización total del cobro a clientes. Chatbots que resuelven las dudas de tu cliente en cualquier momento del día e idioma. Estrategias de marketing que predicen el tiempo de reposición de un producto para ofrecer su renovación en el momento preciso. Dispositivos que ahorran hasta un 10% en tu factura de electricidad… La automatización de tareas ya tiene propuestas para casi todo, ahora debes evaluar si aportan un valor real en tu empresa.

La administración y gestión de personal en recursos humanos; las finanzas, con funciones como las de control de gestión y reporting; y las compras, con tareas como solicitud de pedidos o evaluación a proveedores son tres de las áreas que Carlos Mora identifica como más automatizables para el común de las empresas. Para el director de Management Consulting de Digital Labor de la consultora KPMG “suele tratarse de tareas incluidas dentro de las áreas corporativas o de soporte”.

La automatización de tareas transforma el modelo de gestión empresarial poniendo en valor toda la revolución tecnológica vivida en las últimas décadas, a la que veremos como se suman los avances en medición big data, blockchain o inteligencia artificial. La gran empresa, en especial en sectores como banca, servicios, telecomunicaciones e industria, toma ventaja, en opinión de Mora en un proceso llamado a transformar la gestión empresarial de la empresa del siglo XXI. Y la pyme debe empezar a tomar posiciones.

La recomendación de los expertos apunta a identificar los objetivos globales del proceso de automatización y a alinearlos con las metas empresariales. Una vez hecho, se debe dotar de los recursos técnicos y humanos y los mecanismos de gestión necesarios. Pero no se recomienda abordar el proceso con ínfulas de revolución total, sino a través de pequeñas experiencias piloto que permitan medir y contrastar los resultados.

No solo por eficiencia y ahorro

Ser más eficiente y ahorrar costes son las razones que tradicionalmente justifican el esfuerzo por automatizar procesos de gestión empresarial, y sin duda son importantes, pero no las únicas. Mora apunta otras sobre las que tu organización debiera reflexionar por estar ligadas a los objetivos estratégicos de las nuevas organizaciones: “Hay otros objetivos como agilidad, flexibilidad y adaptación constante de las operaciones a nuevos negocios digitales y mercados. Adicionalmente, hay un factor común en todas las iniciativas de automatización, la búsqueda de nuevos recursos para realizar tareas de mayor valor añadido, eliminando o reduciendo la carga de trabajo en aquellas actividades repetitivas que no requieran un alto nivel de expertise”.

Una empresa que gestiona unos 500 cobros mensuales precisa de un mínimo de 25 horas de trabajo para las labores de domiciliación bancaria. La propuesta de GoCardless es olvidarse de los archivos XML para automatizar la tarea. Carlos González-Cadenas, Chief Operating Officer de esta empresa británica impulsora de esta red de pagos por Internet, explica que esta solución es apta “para cualquier empresa que cobre a sus clientes de forma recurrente, tanto si es siempre la misma cantidad como si varía mes a mes”.

Automatizar el cobro

Esta nueva forma de entender la gestión de cobro ejemplifica cómo la automatización llega a cargas comunes a todas las empresas, y con una operativa accesible. Para comenzar a trabajar basta con que el cliente firme el mandato SEPA que permite a la plataforma realizar los cobros en cuenta bancaria, “y los fondos recaudados los recibirá directamente la empresa en el plazo de dos o tres días hábiles”, explica González-Cadenas. Durante todo el proceso se facilita el acceso a la información en tiempo real a través del panel de control, que indica en rojo los cobros que no se han podido efectuar para volver a emitir la orden.

“Esta información se puede consultar en tiempo real, lo que permite conocer la liquidez de la empresa en cualquier momento. Esta información es importante para determinar la viabilidad del proyecto empresarial, para la toma de decisiones financieras o a la hora de elaborar presupuestos”. González-Cadenas insiste en el importante valor añadido que aporta su herramienta: “Al poder consultar el estado de los cobros en tiempo real, si se identifica un problema se puede solucionar con más rapidez”. Desde un gimnasio a una gestoría o academia, es una solución apta para cualquier empresa que gira recibos recurrentemente. La empresa asegura que no es necesaria realizar ninguna inversión, ni tener gastos de contratación o cargos ocultos: “La pyme paga un 1% por cada transacción, hasta un límite de dos euros, o una pequeña tasa por operación en el caso de grandes volúmenes de negocio”.

Desde GoCardless se explica cómo uno de sus clientes del sector energético ha automatizado completamente el cobro “de manera que no necesita responsable en esa área. Y además sin ninguna incidencia técnica”. Se trata de una solución que se integra en los softwares de contabilidad más comunes como Sage, Xero, Billin o Debitoor. “Lo más importante es perder el miedo a cambiar el sistema de gestión de pagos por si no funciona o no les gusta a los clientes”, advierte González-Cadenas: “Somos conscientes de que esta desconfianza es una barrera para muchas personas, por ello disponemos de un sandbox con acceso a nuestra API y a nuestro panel de control”. El objetivo de este entorno de pruebas es permitir la experimentación del cliente antes de que empiece a utilizarlo de forma real, contando con la ayuda del equipo de soporte de la empresa”.

Automatizar la gestión de los recursos humanos

Evaluar las competencias, objetivos y potencial de cada uno del millar de empleados de una cadena de restauración con implantación anual fue el objetivo de un cliente de Talentia Software , una empresa con más de 30 años de experiencia en la gestión de recursos humanos. “Esto le ha permitido conocer los puntos fuertes y las áreas de mejora de cada empleado para potenciar sus fortalezas y mejorar las debilidades”, explica Enrique Escobar, su director para Iberia y Latam.

De este modo, “la aplicación propone al empleado cursos sobre áreas que debe potenciar. Y a través de la formación continua va mejorando las competencias, permitiendo incluso realizar evaluaciones periódicas para medir su efectividad”. Del mismo modo, esta solución adapta los programas de formación de la empresa a las necesidades reales de su plantilla. Y no es la única propuesta de automatización en un área de gestión especialmente sensible en la empresa.

“Este tipo de soluciones sobre todo analiza y explota los datos de los recursos humanos que genera la compañía desde distintas fuentes de información para poder tomar decisiones lo más acertadas posibles, así como detectar salida o fuga de talentos”. Escobar pone aquí de relieve la importancia de medición y análisis del big data que cualquier proceso de automatización conlleva.

En su opinión hoy en día “se puede automatizar casi todos los procesos”. Como ejemplo cita la gestión de la selección de personal: “Ayuda a atraer y asignar las personas adecuadas a los puestos apropiados en el momento oportuno. Permite minimizar los errores que pueden representar un gran coste para la empresa, reducir los costes relacionados con la rotación o anticipar procesos”.

La gestión del desempeño es otra de las áreas en las que la automatización puede aportar valor. En este caso la tecnología ayuda a tener una visión conjunta de las competencias y roles de los empleados proporcionando la información necesaria para poner en marcha planes de acción con objetivos concretos como integración, fidelización, desarrollo, formación, mentoring, etc: “La solución permite gestionar la matriz del talento, controlar los planes de formación, supervisar de forma progresiva las competencias adquiridas por sus equipos, e identificar las habilidades requeridas para un puesto con el fin de encontrar el mejor talento”.

Entre los ejemplos que Escobar puede aportar, otro de lo más interesantes es el de afinar las políticas salariales para que sean más atractivas y competitivas. “Puede controlar la masa salarial de todos los empleados y compararla con los niveles que marca el mercado”, pero también disminuye los tiempos de implantación de la revisión salarial, personaliza planes de compensación, simula la repercusión de las políticas sobre la dotación presupuestaria, o mide las brechas salariales para entenderlas y corregirlas.

Este sistema cuenta además con una aplicación que facilita el día a día en la relación de la empresa con el empleado. Así desde el móvil o cualquier dispositivo y en cualquier momento puede descargar documentos, certificados, nóminas o contratos, solicitar peticiones concretas o la supervisión de ausencias.

El consejo de Escobar a los empresarios es que “dediquen tiempo tanto al análisis del proyecto como al día a día de su implantación. Para ello es fundamental que sea un proyecto corporativo y estratégico para la compañía”. En su opinión el beneficio que se va a obtener tiene una relación muy directa con la implicación real demostrada”.

Automatizar el marketing

Otro área donde la automatización encuentra posibilidades es en marketing, y ahora que va irremisiblemente asociado al apelativo digital, más. La oferta vuelve a ser muy amplia, “con lo cual es importante definir los objetivos y determinar cuál lo soluciona mejor”, explica Antonio Martos, consultor de Dolist, firma especializada en marketing digital: “No vamos a necesitar la misma inversión si se dispone solo de una web de ecommerce, en que la relación con el cliente se construye a través del email, o tenemos tiendas físicas, online y un servicio de atención al cliente, y deseamos centralizar sus datos para desarrollar una comunicación omnicanal”.

Sea cual sea el punto de partida, desde Dolist se invita a las empresas a experimentar con las herramientas de automatización del marketing “porque permiten personalizar las campañas, medir los resultados, optimizar, etc”. En opinión de Martos los beneficios son evidentes: “Ahorramos tiempo y costes para dedicar los recursos a otras tareas, pero además conseguimos un marketing más efectivo y personalizado, lo que potencia el retorno de la inversión”.

Ejemplo de lo que cualquier empresa puede conseguir con estas herramientas es la gestión y cualificación de los leads. Este tipo de tecnología permite el envío de un correo instantáneo a cada oportunidad de venta canalizada desde la web: “Un primer contacto con el prospecto en el que podemos presentar nuestra marca y producto, incluyendo la información personalizada”. Martos explica cómo es posible a través de un segundo envío “cualificar datos y afinar su perfil para redirigir la solicitud al servicio o a la persona adecuada y entrar en contacto con él”.

La fidelización del cliente es otra de las misiones de marketing a cuyo éxito la automatización puede contribuir: “Ofrece posibilidades como el envío de varios mensajes dentro del proceso de bienvenida, con lo que podemos crear una relación estrecha con el consumidor, solicitando por ejemplo su opinión sobre el producto comprado unos días antes”. Mensajes que refrescan la relación con la marca, por ejemplo con el envío de bonos descuento, o funcionalidades para medir el ciclo de vida del producto y ofrecer su renovación una vez que finaliza, sirven también para estrechar el vínculo entre cliente y marca.

“Bien sabido es que es menos costoso reactivar un antiguo cliente que captar uno nuevo”, Martos destaca la reactivación de clientes como otra de las grandes ventajas de estas tecnologías accesibles a cualquier tipo de empresas: “Gracias a la fecha de última compra o interacción con nuestra marca a través de la web, redes sociales o newlsetters, podemos automatizar un proceso de reactivación para evitar la pérdida definitiva del contacto, por ejemplo, ofreciendo una experiencia única”.

Martos califica las posibilidades de automatización como infinitas, casi como la oferta de soluciones existente en el mercado. Por ello “es importante asegurarnos de que nos pueden asesorar, o bien los mismos proveedores o bien optar por un asesoramiento externo. Solo así conseguiremos eficacia y rentabilidad”.

Automatizar la gestión del edificio

Tras el gasto en personal, los costes de inmueble y mantenimiento acostumbran a ser la segunda partida más abultada en la empresa de servicios. El facility management es “la disciplina orientada a integrar en un solo concepto todo lo relacionado con los gastos de operativa del inmueble y los servicios de soporte”, explica Antonio Reguera, socio director de Tecnicia Facility Solutions.

Poner el foco de la automatización en estos costes puede resultar provechoso para muchas pymes, siempre que se parta de una buena lectura de la situación, y definición de necesidades y objetivos: “Es clave recopilar información del uso que estamos dando a nuestros edificios, y hoy es muy fácil monitorizar los parámetros que nos pueden reportar información útil. Lo que no se mide, no se puede controlar, y lo que no se controla, no se puede gestionar”, afirma Reguera.

De esta lectura de datos pueden aflorar inesperadas bolsas de ineficiencia. Por ejemplo, medir el uso de determinadas salas de trabajo o la utilización de determinados puestos de trabajo puede indicar que un 20% del espacio de la empresa tiene un nivel de ocupación que no justifica seguir alquilándolo. En el área de responsabilidad del facility manager “el nivel o exigencia en el control viene dado por el peso específico que tienen los costes de su competencia dentro de la cuenta de resultados de la empresas”.

Por ejemplo una buena gestión de la programación de temperaturas puede reportar ahorros en la factura energética del 10%, “y con una inversión mínima”. Un buen sistema de termostatos y su control por la persona indicada puede obrar el milagro, pero son muchos los ejemplos, tan sencillos como el control del encendido y apagado de luces o los costes de jardinería, o tan sofisticados como los sistemas de gestión integral tipo BMS (Building Management System).

Desde KPMG, Carlos Mora lo advierte: “La automatización es un proceso de transformación y reinvención constante de las operaciones a través de diferentes palancas y soluciones tecnológicas. Y este proceso de transformación se está produciendo cada vez más de forma transversal a toda la organización y no sólo en aquellas tareas donde se interacciona con el cliente”.

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