¿Tienes un problema? Pregúntale a tu secretari@

Son eficientes y discretos pero también quienes mejor conocen los miedos del alto ejecutivo. Preguntamos a los asistentes de dirección cómo mejorar su relación con el jefe o jefa y aprovechan para dejarnos unos interesantes consejos y reivindicaciones.

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Siempre están ahí, dispuestas, al otro lado de la puerta o del teléfono. Atienden con diligencia la agenda del jefe asistiéndole en las grandes decisiones pero también en esos pequeños detalles que le convierten en único. La secretaria es una figura icónica de la empresa y un sustento de la alta dirección, pero en pocas ocasiones se escucha más que sus recordatorios. Cedemos la palabra a los asistentes de dirección: estos son sus consejos para el ejecutivo del siglo XXI, y también sus reivindicaciones.

“Que me considere como un miembro más de su equipo directivo”. María Claudia Londoño es presidenta de la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid (ASPM ), y tras 30 años de ejercicio tiene claro cuál es el mensaje que debe llegar al jefe o jefa: “Llevo muchos años en esta batalla y considero que es esencial que se reconozca en toda su extensión la figura”, explica la portavoz de esta asociación, uno de los escasos ejemplos en España de organización del colectivo.

Londoño considera el de secretaria una profesión de alto riesgo: “Tenemos una posición un tanto ubicua. Debemos estar en todas partes. En teoría no tenemos poder de decisión, pero lo cierto es que en los momentos más críticos todos nos miran preguntándonos: ¿y ahora qué hacemos?”.

Y es que, en ausencia de la dirección, es la figura a la que siempre se le exige una respuesta. Esto fue lo que llevó a Londoño a titular uno de sus libros con un rotundo Asistentes y secretarias: ¿una profesión de riesgo? (FC Editorial). Un libro que además recoge el creciente número de responsabilidades que asume en la nueva empresa la secretaria, o mejor aún deberíamos hablar de asistentes de dirección, denominación que parece imponerse: “Es la que realmente nos define; tenemos un puesto muy próximo al centro de poder donde manejamos información confidencial y le asistimos en todas sus necesidades”, explica Londoño.

Londoño y cinco asistentes de dirección nos explican cómo es su relación con el jefe y la empresa, y cómo mejorarla. Estas son sus sugerencias:

Descubre: incentiva todo su potencial

Una de las recomendaciones que los asistentes de dirección hacen a sus ejecutivos es que se lean su currículo a fondo. Es la mejor vía para extraer todo su potencial: “A ellos lo que más les importa es que les solucionemos la vida, tengamos buena presencia y seamos complacientes. Lo de sacarle partido a nuestras capacidades y formación viene en un segundo lugar... aunque luego confían igualmente en que solucionemos cualquier problema”, ironiza Francisca García, secretaria de Dirección desde hace ocho años en Privalia/ Veepee, donde ocupa la posición de Workplace Manager, uno de las muchas denominaciones que se relacionan con las labores de asistente de dirección, en este caso con competencias en servicios generales.

Beatriz del Diego y Belén Villar, directora y consultora respectivamente de Adecco Top Secretaries, enumeran las competencias que las empresas buscan en el perfil de asistente de dirección: “Organización y planificación, solución de problemas, orientación al cliente, cliente interno y calidad, y excelentes habilidades comunicativas. Además se da por hecho que son perfiles con autocontrol e implicación, y excelentes competencias digitales”.

Competencias que varían ligeramente para los cargos de asistente de oficina (Office Assistant), una figura “multitarea que pasa a asumir responsabilidades en áreas como compras o facturación, y que además da soporte directo al negocio”. Se trata de una posición de creciente demanda en el entorno pyme, con competencias específicas como “trabajo en equipo, comunicación, motivación, optimismo, y orientación al cliente”, se explica desde la consultora de recursos humanos.

Delega: confía más responsabilidades

Para Rosa Lázaro, asistente de Dirección de Verónica Pascual, CEO de Asti TechGroup , ingeniería burgalesa punta de lanza de la tecnología de vehículos de guiado automático (AGVs): “En estos tiempos de entornos volátiles y líquidos, el gran reto de los altos ejecutivos es combinar responsabilidad personal, trabajo en equipo y delegación”.

De nuevo el asistente de dirección reclama su posición en el equipo y la importancia de que el CEO aprenda a delegar, lo que sin duda implica una cesión del control sobre esas tareas que confía a su más cercano colaborador: “Las personas damos lo mejor de nosotras mismas en entornos de confianza y seguridad, pero también de desafíos y retos que nos hacen salir de nuestra zona de confort”, insiste Lázaro.

Jaime Parro, asistente del CEO de Common Sense Advisory Company , cuenta cómo pasó de realizar las labores más básicas del secretario -coordinación de agenda o filtro de llamadas- a otras mucho más estratégicas para este despacho madrileño de relaciones institucionales y lobby. Y asumir nuevas responsabilidades como reuniones con clientes o la organización de eventos fue beneficioso para él y la empresa: “A día de hoy he crecido profesionalmente y he dado un paso más como secretario de dirección”.

No restrinjas: piensa tanto en mujeres como en hombres

Imposible pasar por alto que Parro es el único varón en este reportaje, representante de una realidad cada vez más extendida: la incorporación del hombre a las labores de asistencia de dirección. “Es cierto que hace un tiempo resultaba chocante cuando preguntaban por la secretaria y me presentaba yo, pero en la actualidad es más común la figura masculina, sobre todo en la Administración. Sinceramente no creo que
haya ninguna ventaja o desventaja por razón de sexo”.

Así también lo cree la presidenta de ASPM: “A medida que el asistente de dirección asume labores menos mecánicas veremos cómo administrativos hombres se promocionan a estos puestos. Además el actual ejecutivo se encuentra igual de cómodo trabajando con un hombre que con una mujer”, puntualiza Londoño.

No te aísles: habla con los empleados

Otro de los consejos en los que coinciden más asistentes de dirección es en la necesidad de que el jefe no se aísle en su despacho, lo que garantiza la desconexión total con la realidad interna de la compañía. “Los directivos o altos ejecutivos no suelen interactuar de tú a tú con el resto de trabajadores, de su departamento o de otros. Estoy de acuerdo en que debe haber una jerarquía funcional pero en el trato personal esta jerarquía debe diluirse, siempre y cuando no se falte al respeto a ninguna de las dos partes. La relación entre altos directivos y resto de empleados debe ser más fluida”. La reflexión es de Inés Guerrero, asistente de Dirección de BIMobject Spain , una plataforma online sueca líder en contenido del entorno de trabajo BIM para arquitectos, diseñadores e ingenieros, principalmente.

Confía: obtendrás lo mejor

El asistente de dirección no necesita compartir mesa con el jefe para sentirse realizado, pero un clamor unánime es que se trabaje bajo la consigna de buena sintonía personal. Rosa Lázaro lo resume: “Una relación fluida y continua mejora siempre la calidad del trabajo y esto se refleja en el resto de la organización. La relación debe estar basada en el respeto, la confianza y la comunicación”.

“Es muy importante que haya una buena sintonía. Si no, tu día a día puede ser un calvario que te impide disfrutar de tu trabajo”, comenta Francis García desde Privalia/Veepee recordando que “las secretarias somos excepcionales a la hora de adaptarnos a nuestros jefes. Es una virtud que tenemos y debemos mantener”.

Secretaria virtual, una alternativa a la pyme

Maria Nicolae es una profesional de la secretaría vocacional pero que se enfrentó a la dura realidad de asistir a un ejecutivo que le exigía dedicación casi total, incluso en fin de semana. Cansada de unos horarios que ponían en peligro sus planes familiares, decidió adoptar un modelo de trabajo como autónoma común en otros países de Europa: el de secretaria virtual. Asegura que la decisión fue un acierto. Hoy, entre otros proyectos, es secretaria de dirección de PQL, empresa madrileña de distribución de productos de limpieza: “No necesito estar físicamente en la oficina para solucionar todos sus problemas. De hecho, nunca ha surgido ningún inconveniente. Además, aunque trabaje desde casa, tengo mucho contacto telefónico y por email, e incluso una vez a la semana nos reunimos”, explica.

Un modelo de trabajo que, en su opinión, requiere de la confianza de la empresa y el ejecutivo, y por parte del profesional, de un gran compromiso: “Yo me implico al cien por cien en la empresa, y eso se nota”. Esta dedicación ha servido para que además de los dos ejecutivos de PQL a los que Nicolae da soporte se sumen otras responsabilidades, “sobre todo en el trato con el cliente”.

Aportaciones sutiles pero importantes

Modelos como el de la secretaria virtual multitarea vuelven a acercar a la pyme a estos profesionales, pero no hay duda de que son muchos los que sienten la tentación de sustituir sus servicios por Google Calendar. Sin negar que el ejecutivo avanza hacia modelos de autogestión y tiene en ésta y otras herramientas grandes aliados, no puede obviar que la labor de un asistente de dirección va más allá. “Es una persona que consigue que las relaciones sean fluidas, y alisar el camino es vital para agilizar las decisiones”, afirma con contundencia Londoño. Una misión que en su opinión es clave en grandes negociaciones: “Aunque nunca se reconoce, muchos acuerdos y negocios se cierran gracias al buen entendimiento entre los asistentes de dirección de las diferentes empresas”.

El día a día de los asistentes de dirección está repleto de aportaciones sutiles que representan un claro beneficio para las empresas y para sus directivos. Estas son algunas de ellas:

-“Somos la voz y la cara de la compañía en muchas de las ocasiones en que alguien llama o visita la empresa. Y de esa primera impresión puede depender en buena medida que haya continuidad o no”, destaca Jaime Parro.

-“Lo mejor de ser secretaria para mí es la visión global que podemos llegar a tener de la empresa”, afirma Inés Guerrero. Una visión además independiente y en el mayor de los casos leal que puede aportar valor a un ejecutivo con tendencia al aislamiento.

-“Somos esa persona que está siempre detrás recordando lo importante, pero también el detalle, y eso contribuye a crear una buena imagen del ejecutivo”, defiende Londoño. Detrás del ejecutivo que llega puntual a todas partes, que nunca olvida responder, que sabe elegir el restaurante oportuno, que se interesa por los asuntos personales de un empleado, suele haber un excelente asistente de dirección.

¿CUÁNTO CUESTA CONTRATAR A UN ASISTENTE DE DIRECCIÓN?

Asistente de dirección de gran empresa: Entre los 35.000 y los 50.000 euros brutos al año. “Estamos hablando de salarios de entrada”, aclaran desde la consultora de recursos humanos. “Obviamente este tipo de perfiles negocia sus condiciones, porque muchas veces acompaña a su jefe en los cambios de empresa que tenga”.

Asistente de dirección para pymes: Entre los 22.000 y los 25.000 euros. En sectores como la banca de inversión pueden ser significativamente superiores, entre 30.000 y 40.000 €. Pero en este recorrido por la realidad salarial del asistente de dirección no se puede pasar por alto la denuncia de la asociación ASPM, que califica como “salarios de miseria” los 800 euros al mes que asegura cobran muchos de estos profesionales.

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