Agile y Kaizen, el secreto mejor guardado de las empresas más rápidas y listas

Para qué sirven y cómo aplicar estas metodologías de organización del trabajo en la empresa

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Tom Merton

Agile

“Es una metodología de trabajo orientada a desarrollo de proyectos que proporciona rapidez y flexibilidad. Nace en el mundo del software, del desarrollo de la programación y lo que hace es trocear todo el proceso de desarrollo. Ahí es donde está lo diferencial. En lugar de hacer un proceso lineal o en cascada, vamos por etapas. Y a medida que vamos teniendo resultados vamos evolucionando, que es lo normal. Tiene algo de Lean porque así evitamos que después de estar desarrollando algo lineal dos años cuando acabes no sea lo que realmente necesitas. Que no esté alineado con las necesidades o preferencias del cliente, que esté obsoleto”, explica Joan Riera, profesor de Innovación y Emprendimiento de ESADE.

¿Qué proporciona Agile? “En programación, lo que hacemos es trocear el desarrollo de ese proyecto en etapas concretas que permiten tener como un éxito parcial. Troceamos el proyecto en sprints semanales, que son etapas coherentes en sí mismas y coherentes con el conjunto, y así podemos ir haciendo entregas. Al trocearlo, podemos desarrollar en paralelo. Puede haber tres equipos haciendo tres sprintsla semana que viene. Equipos multidisciplinares, abiertos, con lo cual, si esto va a llegar al mercado ya desde etapas iniciales podemos meter gente de marketing, no sólo a los programadores. Y se puede involucrar al cliente también, que eso tiene mucho valor. No espero al final de todo el proceso de un año para preguntarle al cliente qué le parece”, añade Riera.

Cocrear con el cliente. “Hacemos participar al cliente y hacemos una especie de cocreación. Así todo el proceso es más rápido. Al trocearlo, es todo más rápido. Es flexible, porque las reuniones semanales se hacen cara a cara y se va viendo cómo van los equipos, qué han conseguido, si se han bloqueado con algo se expone al grupo para que les ayuden… En las reuniones semanales cada uno asume compromisos para la semana siguiente, y trabajan en equipos multidisciplinares. Se hacen para el desarrollo de una aplicación o para el desarrollo de un ecommerce, por ejemplo. Y se involucra al cliente desde el principio para que vaya diciendo si le valen las funcionalidades que vamos teniendo. Se mide el progreso muy rápido. Y además tiene éxitos intermedios que vas celebrando a medida que estos sprits van dando resultados tangibles y eso motiva un montón”.

¿La diferencia con Lean Startup? “Que Agile es una metodología de trabajo, no tiene por qué ser una validación en el mercado de un nuevo producto o del lanzamiento de una empresa. Puede ser un proyecto interno. En lugar de hacer un proyect management clásico, todo lineal, lo hacemos Agile, lo troceamos. Lean es más go to market y yo diría que Agile se puede usar para lo que quieras. Se utiliza internamente en organizaciones pequeñas y grandes, como BBVA, para flexibilizar el desarrollo de los proyectos y sobre todo acelerarlos en grandes organizaciones”.

Cuando se habla de Agile, aparece siempre otro término, que a veces se confunde: Scrum. ¿La diferencia? Agile es un manifiesto que se escribió a principios del 2000. Sus reglas básicas. Y Scrum es la metodología para aplicar esa filosofía.

Tres ideas para aplicarlo bien. Para aplicar bien Agile, Joan Riera recomienda “intentar acotar las reuniones de forma semanal y que todo el mundo aporte en ellas. Que todo el mundo reporte cómo va el proyecto y que lo hagan con honestidad. Si hay dificultades que afloren las dificultades y los problemas y celebrar los éxitos relativamente pronto porque la intensidad de trabajo es muy alta y eso sostiene la motivación del equipo para seguir trabajando en un reto común. Es un trabajo muy colaborativo y la motivación para que la gente trabaje a fondo es clave”.

El método Kaizen

“Kaizen es un término que viene a explicar cómo mejoramos una cosa que ya existe. Surge principalmente en Japón, en las fábricas de automóviles. Uno de los líderes es Toyota, en el cual se intentaba de una forma u otra identificar aquellos desperdicios que no generaban ningún tipo de valor al cliente y con eso se generaba una serie de reglas, por ejemplo, el concepto de Lean Manufactoring, que es un principio de Kaizen y que básicamente es detectar siete tipos de desperdicio durante un proceso productivo y eliminarlos de manera continua para que al final entregues al mínimo coste el máximo valor al cliente”, comenta Néstor Guerra, profesor del Executive MBA de EOI.

Aunque ahora se habla más de innovación que de mejorar continua, el “concepto está absolutamente vigente porque no podemos dejar la mejora continua y la excelencia operativa. Tienen que coexistir con la innovación continua. La mejora continua no se ha olvidado como un proceso de generación de valor, lo que está ocurriendo es que empezamos a dedicar más tiempo a la innovación continua, cosa que no ocurría antes. Ahora dedicamos más recursos a intentar mejorar de una forma más rápida y más eficiente. Y al mismo tiempo a innovar de una forma más rápida y más eficiente.

De hecho, se ha creado el término organizaciones ambidiestras para referirse a las organizaciones que están trabajando en el desarrollo de habilidades y competencias de mejora continua y al mismo tiempo de innovación continua. Compañías que están ejecutando un modelo de negocio actual y que lo hacen de una manera excelente, mejorándolo sistemáticamente al tiempo que exploran nuevos modelos de negocio y nuevas oportunidades. Que están innovando”.

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