Montar un negocio desde casa: todo lo que necesitas saber

Las nuevas tecnologías nos permiten gestionar un proyecto en cualquier rincón del mundo, desde el lugar más exótico hasta el más cotidiano, como es el salón de tu casa. Y es de este emprendimiento, el casero, del que vamos a hablar aquí.

 
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Que trabajar desde casa mejora la productividad es un hecho a día de hoy incuestionable. Diferentes estudios cifran ese incremento entre un 20% y un 25%. La ausencia de desplazamientos, con la reducción de estrés, tiempo y costes que eso implica, permite focalizar mejor nuestra atención y mejorar nuestros rendimientos. Y aunque el grueso de los estudios hablan del teletrabajo (entendido en general por cuenta ajena), lo cierto es que, en lo que a calidad de vida laboral se refiere, los beneficios son perfectamente extrapolables a la figura del emprendedor desde casa, el mal llamado emprendedor en pijama. Ahora bien, con ser una opción muy válida, es cierto que no es igual de adecuada para todas las personalidades ni para todos los tipos de emprendedores. Requiere de un grado de autodisciplina y de una capacidad de organización importantes y de un tipo de emprendimiento muy vinculado a las nuevas tecnologías, que requiera de poca infraestructura física.

Sea como sea, si estás pensando en arrancar tu negocio desde casa, te explicamos qué cosas te conviene tener en cuenta.

Habilidades

Tres son las habilidades claves que necesita tener todo aquel emprendedor que quiera arrancar el proyecto desde casa. Aunque son cualidades inherentes a la naturaleza emprendedora, lo cierto es que son más necesarias en este tipo de emprendimiento:

Autodisciplina. Si la autodisciplina es imprescindible siempre al emprender, cuando se trata de hacerlo desde casa todavía más porque las distracciones están en todas partes. Si es posible, habilita como despacho/oficina una zona o habitación donde puedas aislarte del resto de la casa para que los asuntos domésticos no interfieran en tu atención. E intenta establecer un horario de trabajo, de manera que evites cualquier impulso de ocuparte de cuestiones ajenas al proyecto durante ese horario.

Y viceversa. Si al emprendedor le cuesta de por sí desconectar de su proyecto fuera de la jornada, cuánto más cuando no existe separación física entre el negocio y el hogar. Para poder emprender desde casa es importantísimo saber desconectar. Si no el peligro del burnout es mucho más evidente.

Capacidad de organización: Otro de los peligros en los que puedes incurrir si emprendes desde casa es “caer en la tentación de no ocuparte de aquellas tareas que te resulten más alejadas de tu core business, como la prospección o las tareas administrativas”, insiste Franc Carreras, profesor asociado adjunto de Marketing Digital de ESADE y cofundador de Mamis Digitales, una plataforma en la que precisamente los siete trabajadores operan desde sus respectivas casas. Debes ser capaz de gestionar muy bien tu tiempo. Para ello, fíjate una agenda mensual, semanal y diaria donde incluir no sólo los objetivos de ventas, sino los calendarios de trámites o las acciones de prospección que has de llevar a cabo.

Y también tienes que incluir en ella unos momentos para ti que te permitan, como hablábamos antes, desconectar un poco del trabajo. Uno de los peligros físicos de emprender desde casa está en el sedentarismo: la ausencia de desplazamientos puede reducir enormemente la actividad física, de manera que es importante incluir algún tipo de ejercicio diario: caminar, correr, hacer bicicleta, tenis, roller, natación... Procura incluirlo en tu agenda diaria.

Tolerancia a la soledad. A la consustancial soledad en la cumbre del emprendedor, hay que añadir la soledad física del que trabaja desde casa donde el contacto con el exterior a veces se reduce al máximo. Debes aprender a vivir con ello y sacarle partido al componente extra de foco y tranquilidad que ganas con esta posición. Ahora bien, como recalca Carreras, “hoy en día es posible trabajar desde casa y tener relaciones laborales saludables”. Además de las herramientas digitales que te permiten la comunicación en remoto, que veremos más adelante, oblígate a salir y a relacionarte con otros emprendedores, no sólo por pura salud mental, sino para enriquecer tu proyecto.

Fiscalidad y legalidad

Si estás convencido de poseer las habilidades necesarias para poder montar tu negocio desde casa, no está de más que tengas en cuenta algunos aspectos fiscales y legales.

La figura jurídica que escojas para emprender es indiferente del espacio físico en el que desarrolles tu actividad, de manera que no nos detendremos en este apartado.

Donde sí conviene pararse unos segundos es en las posibles desgravaciones y limitaciones que te pueden afectar. Veámoslas.

En caso de alquiler. “Lo primero que debes hacer es revisar el contrato de alquiler, ya que puede contener una cláusula que prohíba realizar cualquier tipo de actividad mercantil dentro del domicilio”, explica Rocío Álvarez-Ossorio, directora de EAE Lab y de EAE Invierte. Y en caso de que haya vía libre para la actividad, “has de pedir dos facturas separadas. Una correspondiente al porcentaje afecto a la actividad económica, que debe incluir el IVA, y la otra correspondiente a la vivienda”, concluye.

Gastos deducibles. Siguiendo con Álvarez Ossorio, “los gastos que un emprendedor que trabaja desde su casa puede deducirse. Deben ser aquellos vinculados a la actividad económica o afectos a la misma, justificados mediante las correspondientes facturas, y deben estar registrados contablemente”.

Suministros domésticos. Para poder deducirte suministros domésticos en el IRPF, en primer lugar, has de notificar a la agencia tributaria a través del modelo 036 o el 037 que trabajas desde casa y fijar el porcentaje de la vivienda afecto a la actividad. “Se recomienda que la afección esté comprendida entre un 15% y un 50% como máximo. Y partir de ahí podrá aplicarse una deducción del 30% de los suministros como la luz o el agua de la parte proporcional de la vivienda que esté afecta a la actividad”. Es decir, si declaras afecto a tu proyecto un 25% de la vivienda, podrás declararte el 30% del 25% de los suministros. En cuanto al gasto del teléfono, “lo más adecuado es tener dos líneas diferentes, una para uso profesional y otra para uso doméstico”, insiste Álvarez Ossorio.

Personal a cargo. En caso de contratar a alguien para trabajar en tu domicilio debes darlo de alta como centro de trabajo y contratar un servicio de prevención ajeno para que gestione la prevención de riesgos laborales.

Otros gastos. Además de los gastos de oficina, y seguros médicos, “la nueva ley nos permite a los emprendedores deducirnos las dietas, siempre pagadas a través de tickets de comida o de forma electrónica”, recuerda Verónica Jiménez, CEO de Womencard.

Seguros. Además de los seguros propios de tu actividad, no está de más que contrates un seguro de responsabilidad civil.

Organización

“Tras un año en funcionamiento de Mamis Digitales, tuvimos la tentación de abrir oficina, pero mi socia apostó por trabajar en virtual y así hemos seguido. Hoy, los clientes están todos en España, tenemos atención al cliente en Canarias, Diseño en Colombia, Tutores en Bilbao... Estoy seguro de que muchas empresas de nueva creación se van a estructurar así”, explica Franc Carreras. Y es cierto. Gracias a las nuevas tecnologías hoy en día es posible crear toda una estructura empresarial en el que cada miembro del equipo trabaje desde un punto de la ciudad o del planeta.

Existen diferentes herramientas que permiten organizar este trabajo en remoto. Veamos las imprescindibles:

Alojamiento en la nube. En el mercado hay ya muchas soluciones que te permiten almacenar y gestionar tus proyectos en la nube para tenerlos disponibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, desde las gratuitas, como Google Drive, Ydray, Dropbox o One Drive, hasta las de pago como Github, que da la opción de almacenar proyectos a partir de 7 €/mes para colaboradores ilimitados (también tiene una versión gratuita en el caso de menos de tres colaboradores).

Gestión y organización de proyectos en remoto. Son muchas las opciones existentes para organizar y gestionar trabajos en línea y la mayoría cuentan con versiones gratuitas y versiones de pago. Las más utilizadas son Trello, Asana, Click Up, Base- Camp3, Twproject o Jira Software. Las opciones de pago las tienes a partir de 7 €/mes.

Herramientas de asignación de tareas y control de trabajo. En materia de asignación de tareas y fechas una de las soluciones más extendidas es Trello. “Una plataforma que a mí me funciona muy bien es Hupity que permite no sólo monitorizar a tus colaboradores para ver si llegan a los objetivos, también te ayuda a gestionar tu tiempo, te acompaña y te ayuda a gestionarte y te anima y al gestor le informa sobre lo que le está pasando al empleado tanto en lo que se refiere a su capacidad como a sus skills”, recuerda Álvarez-Ossorio. Otras herramientas como Horus Project ofrece la posibilidad de contabilizar las horas dedicadas a un proyecto (a partir de 4,99 €/usuario).

Comunicación

Si en algo coinciden todos los expertos, es en que trabajar a distancia exige un sentido de la responsabilidad y del compromiso especiales, lo que implica seleccionar colaboradores que tengan las mismas inquietudes. Eso al final, como recuerda Álvarez-Ossorio, “te da la opción de trabajar con el mejor talento esté donde esté, sin limitaciones a un espacio físico”. Algo en lo que coincide Carreras: “tener horarios libres y trabajar desde casa hace que tengamos a las mejores personas porque podemos cogerlos en función de cómo trabajan. Cada vez hay más gente que valora vivir donde le apetece y no donde está la empresa”.

Ahora bien, tienes que poder comunicarte no sólo con esos colaboradores externos en cualquier momento sino también con tus clientes y partners. Y de nuevo la tecnología se pone al servicio del emprendedor en pijama. Son muchas las opciones y de nuevo las hay gratuitas y de pago.

Comunicación en remoto. Hoy en día tienes muchas soluciones que facilitan las comunicaciones a distancia de forma gratuita incluso ofreciendo la opción de incluir otras personas en el chat. Skype o Hangout son dos de las más extendidas y además son gratuitas.

Mensajería interna. Es importante que tengas algún tipo de mensajería interna con tus colaboradores. Puede ser el whatsapp, pero dadas las dificultades añadidas que tiene un emprendedor en pijama para separar vida laboral de vida privada, te recomendamos que apuestes por un sistema diferente que te permita desconectar en un momento dado tu vida empresarial sin cerrar tu vida privada. Una buena opción es, como recomienda Carreras, Slack. También puedes utilizarlo en tu relación con proveedores y clientes. Tiene versión gratuita y premium

Videoconferencias y reuniones virtuales. Existen también diferentes soluciones para realizar video- conferencias y reuniones online con una calidad de audio y vídeo realmente notables. LogMein, por ejemplo, ofrece una solución que se llama GoTo- Meeting que está especialmente pensada para organizar reuniones en línea, compartir escritorios y disponer de pizarras virtuales. Tienen planes a partir de 14 $/mes. Otras opciones son JoinMe, Zoom o Bluejeans, entre otras.

Logística

Como comentábamos al principio, emprender desde casa no es una opción válida para todo tipo de emprendimientos y una de las excepciones más evidentes puede venir precisamente de la necesidad de un stock que almacenar, ahora bien hasta para eso hay soluciones.

A priori cuando hablamos de logística, lo primero que nos viene a la cabeza es todo lo relativo a movimiento, almacenamiento y gestión de mercancía, pero lo cierto es que no es sólo eso: también incumbe a las personas. Veámoslo.

Reuniones físicas con clientes/proveedores y colaboradores. Cuando emprendes desde casa, ahorras muchos costes en desplazamientos y en infraestructuras, pero debes tener un plan B para poder organizar reuniones físicas con clientes y proveedores. “Yo utilizo dos opciones: soy socio de un club privado y puedo tener reuniones ahí porque hay espacios reservados. La otra opción es el alquiler de espacios de coworking, donde pagas por uso, por acceder al wifi y la limpieza”, insiste Carreras. Opciones a día de hoy hay muchísimas, como Regus, Spaces, ImpactHub, Utopicus, Loom, Sheltair, Talent Garden, Cool Inquieto... Aunque la opción más habitual es el contrato mensual, muchos de ellos te ofrecen la opción de alquilar por horas o incluso por días, por precios que son realmente interesantes. Hemos visto opciones desde 3€/hora + IVA o desde los 12 €/día + IVA.

Independientemente de que tengas la obligación real de organizar estas reuniones físicas, es importante que de vez en cuando te fuerces a salir de tu enclaustramiento. “Es importante relacionarte con otros emprendedores y obligarte a ir a un coworking para hablar con otras startups que estén en tu misma situación y que pueden ayudarte a resolver muchas dudas”, insiste Álvarez- Ossorio. Y también es crucial y sano para la salud mental de tu equipo que, de vez en cuando, como mínimo una vez al mes, te reúnas físicamente con tus colaboradores cara a cara. Estas reuniones pueden ser en esos espacios de coworking de los que hablábamos antes.

Gestión de stocks y envíos. A priori cabe pensar que el emprendimiento en pijama no es el más indicado para un ecommerce o para un proyecto que mueva mercancía, especialmente si es voluminosa. Sin embargo, hoy en día hay ya opciones que te ayudan a resolver ese problema. Una de las más interesantes es, como recuerda Néstor Guerra, emprendedor y profesor de Innovación y Emprendimiento de EOI, “el dropshipping. Llega a un acuerdo con los fabricantes para que sean ellos los que realicen la distribución directa. La mayoría ya lo hace. Ahora bien, si quieres trabajar con muchas marcas debes asegurarte de que tu portfolio está continuamente actualizado, porque es fácil en estos casos que te encuentres productos descatalogados, con el consiguiente daño de imagen y de credibilidad frente a tus clientes”.

Si optas por gestionar directamente la mercancía, “tienes hubs logísticos que te dan todo tipo de información sobre lo que tienes que tener en cuenta y además te facilitan listados de proveedores de todos los tamaños”, insiste Álvarez-Ossorio. En cualquier caso, busca proveedores que ofrezcan un servicio integral: gestión de stock, recepción y envío de mercancía e integración en tu propio sistema. “Si logramos esta simbiosis conseguiremos optimizar los recursos de nuestra empresa ofreciendo el mejor servicio al cliente”, insiste Jiménez.

En caso de querer utilizar parte de tu vivienda como almacén, revisa tu contrato de alquiler (en caso de que lo tengas) o las condiciones de la comunidad de vecinos, no vaya a ser que haya cláusulas restrictivas al respecto.

Y, como insiste Guerra, procura tener más de un proveedor para no quedarte desasistido en los momentos críticos: “cuando eres pequeño es más fácil que un proveedor te falle. De manera que busca más de un proveedor logístico y más de un almacén”.

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