El arte de comprar

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.

Cuando un cliente compra una cosa, está comprando dos: la que cree que está comprando y la que realmente uno le está vendiendo”. Esta cita aparece en el cuaderno de gestión comercial de Manolito, compañero de aventuras de Mafalda. Manolito aplica la política de ventas impulsada por su padre, estereotipo de comerciante pesetero que regenta el almacén de barrio Don Manolo. Quino , irónico creador de la popular tira cómica, nos muestra así la habilidad propia del comercial que sabe persuadir al cliente para cerrar una venta con éxito.

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El ejemplo pretende ilustrar la importancia de que el comprador conozca –como paso previo a la negociación con los proveedores– las características técnicas, calidad, precio de referencia del mercado... del producto o materia prima que se desea adquirir, o del servicio que se quiere contratar. En definitiva, comprar es un proceso complejo que hoy trasciende al mero trámite burocrático. Costo, calidad y plazos se han convertido en palabras clave en las operaciones. Así, las empresas con capacidad para mantener e incrementar su cuota de mercado consideran sus compras como un arma estratégica.

Siete puntos clave

La escuela de negocios IDE-CESEM señala siete puntos que es preciso optimizar en la función de compras de

cara a ganar competitividad:

1. Suministros, a tiempo. La premisa básica es obtener los materiales y servicios adecuados con la calidad, en la cantidad y al precio correctos, y del proveedor apropiado. Pero si no se asegura el flujo a tiempo del suministro, todo lo anterior carece de sentido.

2. Inventarios, al mínimo. Es fácil ordenar grandes cantidades para compras son una parte –junto a gestión de stocks y de almacenes– de un sector más amplio: aprovisionamientos.

Estrategia conjunta

La programación de las adquisiciones, el plan de compras, siempre se realiza en sintonía con las estrategias del resto de las áreas funcionales. Es decir, se tiene en cuenta, como mínimo:

1. Los cómputos de los responsables que tienen a su cargo la gestión del stock y de los almacenes.

2. Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

3. Las necesidades de materia prima estimadas por producción.

4. Los presupuestos elaborados desde el departamento financiero.

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La relevancia de la gestión de compras en las organizaciones se explica porque, en gran medida, los beneficios se logran gracias a los márgenes de las ventas y a la reducción de costes. En una firma industrial, el coste del material puede suponer el 60% del coste total del producto. Si se optimiza la gestión de compras, reduciendo el precio del producto en un 1%, ese monto se convierte en beneficio.

ATRIBUCIONES DEL JEFE DEL SERVICIO

El jefe de compras es el responsable máximo y directo de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Según Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascués, autores del “Manual de logística integral” (Ediciones Díaz de Santos, 1998), las competencias asignadas a un jefe de compras suelen ser similares en todo tipo de estructuras organizativas. En concreto, sus funciones pueden agruparse en:

Directivas

- Crear y dirigir programas para la selección y evaluación de las fuentes de suministro.

- Elegir los proveedores más adecuados para la empresa.

- Potenciar la colaboración y sinergia con otros departamentos de la empresa.

- Dirigir a las personas que componen su departamento, formándoles cuando sea necesario.

- Confeccionar el presupuesto manual del departamento.

Organizativas

- Organizar los trabajos que se desarrollan de forma habitual dentro de su departamento, con el fin de que sean efectuados de forma eficiente y eficaz.

- Señalar los objetivos a conseguir en cada periodo y los medios disponibles para conseguirlos.

- Orientar y responsabilizar al personal bajo su mando para que se negocie con los proveedores según las normas de ética y cordialidad establecidas.

De control

- Dirigir un programa de evaluación constante de los proveedores existentes. Debe informar sobre los cambios relevantes en su capacidad o comportamiento que puedan afectar a la calidad, precios o continuidad del servicio.

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- Vigilar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.

- Controlar el grado de consecución de los objetivos marcados, aplicando las acciones correctoras adecuadas.

DIAGNÓSTICO

Julián Delgado Díaz, director del Área de Producción y Calidad de la escuela IDE-CESEM.

“El concepto ‘precio sano’ es básico para la negociación”

En cuestión de compras, ¿cuáles son las claves de la negociación?

El objetivo es llegar a una solución que satisfaga el interés particular del proveedor y del comprador. Por tanto, la negociación se sustenta en la filosofía ganador- ganador, dirigida a lograr un buen acuerdo para ambas partes, lo que implica que siempre hay que ceder algo. Un concepto que nos sirve de referencia es el “precio sano” de un producto: lo que realmente cuesta una cosa, incluido el beneficio razonable del empresario, sin olvidar la coyuntura del mercado (condiciones de la oferta y la demanda).

¿Qué objetivo básico persigue la gestión de compras eficaz?

Cada vez más, las compras se ven como una fuente de beneficios. Puesto que siempre hay unas estimaciones de costes, ventas, mano de obra... si el comprador consigue reducir el precio de las compras, esa ganancia se convierte en beneficios directos para la empresa.

¿Qué tendencias sigue la función de compras actual?

La gestión de compras no queda al margen en la búsqueda de la calidad total. Los productos contarán con la calidad que exigen los clientes, lo que implica que el comprador debe encontrar fuentes de suministros competitivas y desarrollarlas. Si el comprador adquiere productos de calidad, elimina o reduce al mínimo sus costes de control de calidad. Otra tendencia –muy implantada en empresas de automoción– es el just-in-time : reducir al mínimo el stock, consiguiendo que los proveedores sirvan las cantidades pedidas en un corto espacio de tiempo, en función de la demanda. Ambas tendencias suponen un ahorro de costes, pero requieren unos acuerdos muy concretos con los proveedores, que se convierten en nuestros partners o socios.Con el co-markeship, o fabricación asociada, esa integración es mayor.

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