Cómo ahorrar en las compras a tus proveedores

En los últimos años, las empresas se han hecho mucho más infieles con sus proveedores por la necesidad de buscar los precios más bajos posible sin renunciar a la calidad.

Busca proveedores internacionales

Comparar no sólo ayuda a conocer nuevos y, quizás, mejores proveedores, sino que también te coloca en una posición de fortaleza frente a los proveedores de toda la vida. “Aunque tengas un parque de proveedores buenos que te den buen servicio, tu obligación es buscar continuamente a los más competitivos del mercado y, además, hacérselo saber a ellos. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando, le hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de prestaciones y costes”, asegura el experto Juan José Jiménez. Ahora bien, ¿dónde y cómo puedes conseguir los ahorros más significativos?

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En la compra de un producto, los primeros ahorros se pueden conseguir por un cambio de proveedor: reduces costes en la negociación y cuando se hace este cambio por primera vez puede suponer un buen ahorro, pero llega un momento en el que va a ser difícil conseguir mucho más. “No es ahí realmente donde se consiguen los mayores ahorros sino repensando el diseño del producto o servicio: asegurándote de que lo que vas a comprar es lo que realmente necesitas y de que ese diseño responde a lo que el mercado puede producir a un buen precio. A menudo se diseña pensando sólo en la pura estética sin considerar si con ello nos estamos creando un sobrecoste, que además no nos proporciona realmente un valor añadido”, asegura Juan José Jiménez. Y pone un ejemplo muy claro: “Los antiguos detergentes de tambor, con forma circular, un envase que no aportaba valor al cliente, pero suponía muchos costes añadidos en el transporte y en su almacenamiento porque no permitía optimizar el espacio. Un envase circular es más difícil de manejar, la manipulación en los almacenes es más costosa. Si los pones en un palé, entre tambor y tambor se quedan huecos. Con las cajas actuales se ha conseguido un ahorro de costes considerable y el cliente no ha perdido valor”.

Analiza bien qué características pueden encarecer el precio final de tus productos y/o servicios y que no estén aportando un valor real.

Tu propia base de datos

“Una de las ventajas con las que juegan las grandes empresas es que tienen su propia base de datos de potenciales proveedores. Proveedores ya homologados que saben que en cualquier momento pueden acudir a ellos. Las pymes deben seguir sus pasos, ir generando sus propias bases de datos en la medida que vayan consiguiendo potenciales proveedores”, recomienda Jiménez.

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Plataformas de proveedores

“Hasta hace muy poco nos quedábamos en el entorno regional o nacional, como mucho, pero ahora cualquier pyme puede comprar y vender en cualquier parte del mundo. Hay que buscar al proveedor de origen, eliminar intermediarios y pensar en Asia en general, no quedarnos sólo en China. ¿Que cómo los buscamos? Hay muchas fuentes donde obtener información de nuevos proveedores y directorios comerciales al estilo de las páginas amarillas. Eso sí, hay que comparar bien porque cada uno tiene sus propios productos y sus precios”, dice Juan José Jiménez.

Para conocer nuevos proveedores, busca nuevas formas de entrar en contacto directo con ellos. Además de las clásicas como la asistencia a ferias para intercambiar información de proveedores, pregunta en las cámaras de comercio o las asociaciones profesionales y de compras (como Aerce) y compara en portales sectoriales; aunque suelen ser de pago y con un coste de suscripción más o menos alto, también los hay libres, como Alibaba de China o eBay, aquí. Algunas pymes los utilizan para trabajar con pequeños proveedores.

Eso sí, para conseguir un ahorro real, antes de cerrar ningún acuerdo Juan José Jiménez recomienda “tener en cuenta el coste total de posesión del material adquirido y no sólo el del producto: debemos incluir los gastos de transporte, los costes arancelarios si los hubiere, ver si hay cupos, los costes de control de calidad que puedas necesitar en origen y los de no calidad (el coste de devolución de los productos por no reunir las condiciones necesarias), ya que cuando trabajamos con proveedores que están al otro lado del globo el tiempo de transporte de la nueva partida puede ser un mes y todo eso es dinero. Todos estos costes te pueden encarecer el producto hasta un tercio del valor inicial”.

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Subastas por Internet

Las subastas electrónicas son otra excelente vía para conseguir buenos precios. “A través de ellas se pueden obtener ahorros de entre un 70% o un 80%, dependiendo de lo depurados que tengas tus procesos de compra. Si es la primera vez que lo haces, vas a conseguir más. Si llevas varios ciclos consecutivos, el ahorro será menor: entre un 5% y un 10%”, añade este experto en compras.

Conviene recordar que hasta ahora este tipo de herramientas no estaban al alcance de todos, porque eran caras, pero ahora se pueden contratar por uso o licencia en alquiler (SaaS).

“No va a salir caro y hay que pensar que los ahorros que se puedan conseguir son mayores que el coste. Si hablamos de pymes, este tipo de empresas que prestan servicio de subasta electrónica te pueden alquilar la herramienta para que hagas tú la subasta o les puedes contratar a ellos para que te hagan los procesos de subasta electrónica, desde la búsqueda de posibles proveedores hasta la subasta y el proceso de venta y adjudicación”, explica Juan José Jiménez.

Otro gran ventaja es que estas plataformas pueden hacer agregación de volúmenes. “Se suman las necesidades de varias empresas para salir con un potencial de compra mayor al mercado. Si tu empresa necesita papel para las impresoras y consumes un palé al año, que es poco, nos juntamos y si entre todos sumamos diez palés, conseguimos mejor precio”, añade.

¿Cómo localizar los que puedan interesarte? Los puedes buscar por productos o por sectores; por ejemplo, material de oficina. Además de por volumen te interesarán para negociar sobre todo productos y servicios en los que tú no seas especialista, ya que estos agregadores cuentan con expertos de cada producto y/o mercado.

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Otra alternativa, aunque menos utilizada, es recurrir a mercados de segunda mano para adquirir determinados productos, y no sólo maquinaria, que es algo más extendido, sino excedentes de stocks de otras empresas porque han adquirido partidas muy altas que no tienen salida o porque han dejado de fabricar determinado producto y tiene la materia prima o productos terminados o semiterminados en el almacén que no va a utilizar. Suelen darlos a conocer a través de asociaciones de compras o agrupaciones sectoriales.

Gestiona bien tus pagos y cobros

“Hay que tener mucho cuidado con los costes que se generan por el incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores en los pagos. Los más frecuentes son: descuentos no aplicados (en contratos y procesos de compra complejos), ingresos no efectuados (por incorrecta aplicación de las condiciones de compra por parte del proveedor o de los servicios internos, bases de cálculo correctas) e incidencias en los flujos financieros (se deben a incorrectas contabilizaciones de facturas, notas de crédito, etc.)”, advierte el experto Giovanni Grillo. Por eso, es crítico tener “una foto detallada de los flujos de caja (importes y fechas sobre los cobros y los pagos, además del saldo de caja y las cuentas bancarias), a lo que se suma una política adecuada de cobros y pagos, revisando bien los procesos de order to cash (cuentas a cobrar) y purchase to pay (cuentas a pagar). Nos ahorraremos así todos los “costes bancarios que nos ocasionan los avales, los impagados, los gastos de gestión, el cobro de talones, pagarés, comisiones de mantenimiento, etcétera”, añade Grillo.

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