Ahorra costes en la gestión de tus stocks

Dentro de los procesos de la cadena de suministro, otro punto clave es la optimización del inventario.

“Se ha visto que el coste de inventario es mucho mayor de lo que tradicionalmente se consideraba. Se ha hecho evidente un coste oculto por dos razones: porque la financiación que hasta entonces era casi gratuita permitía llenar los almacenes a tope y porque se sabía que en un momento u otro se vendía. Con la caída de ventas y los gastos de financiación, los costes de inventario se han disparado, lo que explica que su optimización esté ahora entre los tres primeros puestos del ranking de prioridades de las empresas”, explica el experto Enric Parera.

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Pero no se trata de recortar sin más, hay que buscar un equilibrio entre el coste de inventario y el nivel óptimo de servicio para no reducir ventas. ¿Cómo conseguirlo?

Relación coste-riesgos

Una gestión inteligente de tu stock obliga a disponer de herramientas que te ayuden a interpretar los datos de demanda de tus clientes para intentar crear un escenario a futuro de la evolución de ventas; la demanda que vas a tener. “Y a ese primer paso se le añade otro estratégico: con qué lógicas estoy fabricando, reaprovisionando y comprando. Se trata de buscar la correlación entre demanda, la variable de stocks y el grado de riesgo que queremos asumir”, explica Enric Parera. Y matiza: “Si calculo que voy a vender 100 unidades, hacer una apuesta de inventario por arriba o por abajo que significa voy a fabricar tal cantidad para absorber tal grado de riesgo. Se puede así anticipar cuál es el coste que debemos asumir con un altísimo grado de detalle. Podemos, incluso, aumentar la apuesta en aquellas referencias, canales o clientes que aportan más al negocio y reducirla en otras menos estratégicas pero en el cómputo global mejoramos la rentabilidad y reducimos inventario”.

“Y el tercer y último paso sería intentar anticipar la apuesta: qué tengo que hacer día a día, semana a semana o mes a mes; qué tengo que fabricar, comprar, desplazar y distribuir a lo ancho de toda mi cadena de suministro para conseguir esos objetivos”, continúa Enric Parera.

Software de gestión

El problema es que una gestión inteligente de los inventarios como la que propone este experto en gestión de stocks es que vamos a necesitar un software especializado para llevar un control preciso de las existencias así como de las entradas y salidas de referencias. La buena noticia es que ahora es posible también contratarlos como SaaS, con lo cual el compromiso de riesgo es menor. En cuanto al precio, depende del tipo de empresa, del sector al que pertenezca, de su tamaño, del número de referencias que tenga, de los centros de producción y de distribución, etc. Para empresas pequeñas, el coste estaría en unos 3.000 euros; para las grandes, unos 10.000 euros. “Empresas con facturaciones de algunas decenas de millones de euros, 10, 20 o 30 millones, por un coste de 2.000 o 3.000 euros pueden tener acceso a este tipo de tecnología y la rentabilidad que se obtiene es altísima. En lugar de tener cuatro o cinco personas para gestionar todos esos datos, bastaría con una única persona que, además, puede encargarse de hacer el seguimiento de las órdenes de compra, de distribución, la gestión con los trabajadores, etc. Este es el primer factor para calcular el retorno de la inversión. Además hay que añadir la reducción de inventarios y el incremento del nivel de servicios, que son inyecciones en vena en tu cuenta de resultados”, continúa Parera.

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Enajenación del inventario

Una estrategia más de guerrilla sería buscar mercados secundarios para dar salida a los productos que tengas en tus inventarios y que se hayan quedado obsoletos o tengan un alto riesgo de caer en la obsolescencia. Para afinar del todo, Parera recomienda: “Hacer un análisis del comportamiento de todas y cada una de las referencias en los canales de distribución para anticipar cuáles son esos productos que menos van a contribuir en tu cuenta de resultados. Y luego hacer una lista ordenada: esto está obsoleto, esto tiene un alto grado de obsolescencia, esto contribuye perfectamente a mis ventas, etc.”. Y añade: “Hay compañías especialistas que se dedican, sector a sector, a analizar la composición de los materiales de tu inventario obsoleto y que ayudan a buscarles salida en mercados secundarios: para achatarrar, por ejemplo, o para extraer alguno de sus componentes siempre que puedan ser valiosos en otro u otros sectores”.

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Evitar el efecto látigo

Al reducir tu inventario, debes tener cuidado al analizar los datos, ya que se puede producir lo que los expertos llaman efecto látigo y que puede afectar a la eficacia del ajuste de nuestra estrategia. Se trata de evitar la distorsión de información que se produce en la percepción de lo que demanda el consumidor en el punto de venta y lo que cree el fabricante o el distribuidor que realmente demanda. “Hay que detectar de qué naturaleza son estos tergiversadores. Pueden ser físicos, por la forma de aprovechar la red de transporte o lógicos porque los incentivos que recibe la fuerza comercial en el punto de venta frente a los que recibe el fabricante son completamente dispares. Uno está orientado a maximizar las ventas mientras que el fabricante estará poniendo el foco en reducir el coste de producción”, advierte Parera.

Costes de mensajería, transporte y logística

En este número publicamos un reportaje sobre cómo optimizar la logística de tu e-commerce (que puedes aplicar a cualquier otro negocio porque el comercio online tiene una logística más compleja y completa). En él encontrarás pautas sobre los factores que debes tener en cuenta al contratar los servicios de tu operador logístico sin encarecer el precio innecesariamente (y cuidando las necesidades propias de tu negocio y de tus clientes): compra, almacenamiento y venta para los comercios tradicionales; gestión de las importaciones (si las hay), costes aduaneros, almacenaje, picking (preparación de cada pedido); distribución, etc.

Lo que debes tener claro al analizar los costes ocultos es que más allá de todos estos pagos es posible que se encuentren en partidas menos visibles, como las devoluciones (si las asumes tú y no el cliente), las reclamaciones (gestiónalas de forma correcta), la rotura de productos por un incorrecto envío de los productos, la pérdida de clientes por retrasos de entrega, etc. Para conocer los mejores precios de los principales operadores del mercado, puedes recurrir a comparadores como mensajeríalowcost.es o packlink.es/es/; que funcionan como una central de reservas. Además de comparar, te permite realizar las órdenes de envío.

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