Qué estructura necesitas para crear un departamento de exportación

Un departamento de exportación básico tiene que estar formado, al menos, por un responsable de exportación y un asistente. El primero realizará la labor comercial en los mercados de destino elegidos; el segundo, las funciones de enlace y coordinación con el resto de los departamentos de la empresas a los que afecta la internacionalización.

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Una forma de escalar en tu actividad exterior y regar la semilla de la internacionali- zación es crear un departamento de exportación.

¿Cuáles? “Todos pero especialmente, en esa primera fase, el financiero, logística y producción”, señala el experto Jacobo Pérez Sobas, quien recuerda que toda la empresa debe respirar internacionalización y que el departamento de exportación debe estar integrado en la estructura empresarial: “Aislarlo es un error muy frecuente”. Es muy importante también evitar los principales errores que suele cometer el exportador (leer aquí).

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Para empresas que facturen más de un millón de euros, según Pérez Sobas, se debería pensar en incorporar, aparte de un director de exportación, un área manager, “profesionales de comercio exterior que son responsables no tanto de mercados concretos como de áreas geográficas”. Sin olvidar que el responsable de exportación reportará siempre al gerente y al director comercial, “y que el departamento tiene que estar conectado con todas las áreas de la empresa”, apunta el experto Balbino Prieto, una conexión cuyas singularidades reseñamos a continuación:

Atención al cliente.

Es fundamental que la persona encargada de coger las llamadas hable, al menos, inglés de forma fluida. Y aún mejor si son varios idiomas.

Departamento administración y finanzas.

El comercio exterior tiene sus propios medios de pago por lo que el área de finanzas debe familiarizarse con todos ellos: créditos documentario, confirming, seguro a la exportación…

Logística y transporte.

Este departamento deberá gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos, elegir el medio de transporte más adecuado o económico según las características del producto.

Producción.

Este área deberá adaptar su estándar a los certificados y normativas del país de destino, traducir las etiquetas al idioma de ese mercado, entre otras.

El personal

La pieza clave de cualquier departamento de exportación es la persona que se pone al frente de ese área. El director de exportación debe tener un perfil muy definido, que corresponde con el de licenciados con una formación específica en comercio exterior adquirida en algún máster y dotes comerciales. Será la persona responsable de elaborar un plan de ventas, en el que se fijará anualmente los objetivos de venta en función de la estrategia global de la empresa; búsqueda y análisis de los países mercados objetivos. ¿Dónde contratarlos? Cámaras de comercio, escuelas de negocios, universidades…

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El sueldo varía según la experiencia, formación e idiomas. Por ejemplo, para un profesional de exportación junior, el salario se mueve en la horquilla de entre 15.000-22.000 euros que, en el caso de un senior, se eleva a un mínimo de 40.000 euros o más, “si además aporta una cartera de clientes en el exterior o tiene un perfil técnico comercial”, apunta Pérez Soba.

Un último apunte: recuerda que a la opción de contratar a tu propio responsable de exportación está la de externalizar esa parte con una empresa especialiada, aunque eso daría contenido para otro reportaje de esta revista.

MÁS INFORMACIÓN:

Principales errores que suele cometer el exportador

Personal: así son y por esto los conocerás

Director de exportaciones
Entre sus responsabilidades están la gestión y supervisión de la actividad y de las ventas de la empresa en el extranjero, estructurar el área de export manager, organizar las redes comerciales en los países en los que se opere, definir una estrategia de marketing (estudios de mercado y de la competencia), buscar nuevos contactos, participar en las negociaciones y elegir a los distribuidores locales. La formación de los directores de exportación es de nivel superior (universitario y máster), preferiblemente con una experiencia mínima de más de seis años, dominio de inglés y valorable otros idiomas en función de los países de destino elegidos.

Funciones de un export area manager
Dirige la actividad comercial de la empresa en una zona geográfica concreta, área de la que tendrá un conocimiento especializado. Esto incluye cifra de negocios, márgenes, rentabilidad, inversiones y desarrollo. Entre sus cometidos está la negociación con las redes de distribución locales y realizar un seguimiento de los acuerdos. Reporta directamente del director de exportaciones y cuentan con formación universitaria de grado medio o superior, un mínimo de dos idiomas extranjeros y experiencia como comercial de exportación. Sus salarios varía según los años de experiencia y según se trate de una pyme o una multinacional.

Funciones de un comercial de exportación
También dependiente del director de exportación, entre sus responsabilidades está el análisis y prospección de mercados, visitas comerciales, negociación de acuerdos, búsqueda de distribuidores. Lo habitual es que tengan formación universitaria de grado medio o superior, con dominio al menos del inglés, y preferiblemente con un experiencia mínima de un par de años. Esa experiencia es también la que determina su remuneración, que oscila, según datos de PagePersonnel, entre los 21.500-27.000 euros para una comercial de exportación de cero a tres años de experiencia a los 36.000 euros, si acumulan más de seis años. A la remuneración fija, deberás añadir una comisión por ventas.

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