Cómo encontrar un hueco en tu agenda para darle forma a tu idea de negocio

Trucos de experto para ganar tiempo a la jornada laboral.

"Ante el creciente número de emails que cada día inunda nuestra bandeja de entrada, los cientos de tweets que escribimos o recibimos al día, reuniones tóxicas y las toneladas de información que se agolpan contra nosotros diariamente, sólo podemos hacer una cosa, crear márgenes que separen el trabajo que marca la diferencia del trabajo meramente bueno o del enteramente mediocre e inútil", resume el experto en productividad Isra García en su libro Ultraproductividad (Alienta, 2016). En el libro ofrece, entre otros, cuatro consejos prácticos para sacar tiempo durante la jornada laboral para dedicarlo, por ejemplo, a poner en marcha un negocio.

"Hemos descubierto algunos márgenes nos ayudan a ahorrar el tiempo necesario para hacer que algo suceda y mantener el trabajo que importa a flote", señala. Son estos:

1. Reuniones y eventos

"Elimina las reuniones físicas a menos de que sean imprescindibles, tengan un objetivo, un tiempo delimitado y cada uno de los participantes tenga asignada su participación y rol. En lugar de eso fija reuniones en Skype o Hangout, he estimado que una reunión diaria con tu equipo de trabajo no debería durar más de 30 min. Una reunión con un proveedor más de 15 minutos y un caso importante – como mucho – no más de 1 hora. Cuando te reúnes por Skype o Hangout siempre puedes desconectar de la reunión con mayor maniobrabilidad", apunta.

"Aíslate de los eventos de networking, conferencias, talleres, seminarios, presentaciones, webinars o blogtrips. Ese es el momento en el que deberías estar trabajando. Cuando todos desconectan es el mejor momento para conectar", sigue.

2. Social Media, lo justo

"Twitter, Facebook o LinkedIn no hará que suceda, esto tan sólo son plataformas que potenciarán aquello que creas y maximizarán su alcance. Mantenerlas siempre abiertas está bien si te pagan por no perder ni una conversación, estar pendiente quien te menciona o responder instantáneamente a mensajes o peticiones de amistad", advierte García.

"Utiliza la tablet o smartphone como herramienta de recreo cuando estés fuera de tu lugar de trabajo, mientras vas en el metro, en el avión, tren, de camino a casa a comer, en casa en el sofá, etc. Entonces ahí puedes permitirte comprobar que pasa en la web social. Trata de producir trabajo cuando estás frente al pc o una pizarra en blanco y aprovechar el movimiento para responder emails sin interés (en aquellos que dices, “ok”, “WOW”, “genial”…) comprobar Twitter, hacer Checkin, subir fotos a Instagram o Pinterest o grabar un vídeo", añade.

"Si haces deporte considera aprovechar el rato para hacer el trabajo irrelevante – comprobar y verificar en Twitter que un meteorito no ha impactado en la tierra", continúa.

"Programa el post que vas a publicar en tu blog la noche anterior y los tweets que lanzarás sobre ello. Responde a los comentarios al final de la noche del día que lances, no por contestar más rápidos vas a crear más cambio o ganar más dinero", aconseja.

"Piensa en que el mundo no gira a tu alrededor. Da tiempo para que tu comunidad digiera la información que publicas. Repártela en una línea lógica del tiempo. Vale la pena que compartas un contenido tremendamente útil al día, que 20 contenidos comunes", resume.

"Cuando te suscribas a grupos de LinkedIn, pide el “daily digest” semanal en lugar de diario", propone.

"Afronta las peticiones con preguntas exactas a quien pide algo sobre ti. La idea es tener una manera más exacta, definida y directa de como ayudarles", concluye.

3. Tu dispositivo móvil, en el bolsillo, por si las moscas

"No des el Whatsapp a tus contactos profesionales, seguidores, proveedores o clientes a menos de que desees ser bombardeado por ahí frecuentemente. Whatsapp cobra sentido para 3 mensajes instantáneos, luego es mejor una llamada", destaca.

"Ignora las llamadas de teléfono desconocidas o con número oculto, si es algo importante dejarán un mensaje en el buzón de voz o te harán saber quien con y que quieren", aconseja.

4. Cómo gestionar tu correo

"Cuando te encuentres por la cadena número cinco del mismo email, llama y soluciónalo, ya estás perdiendo demasiado tiempo", afirma.

"Utiliza cuentas de email diferentes para cada cliente/proyecto, puede parecer una locura, pero es una gran manera de clasificar, optimizar y centralizar temas y volumen de información. Actualmente –pone como ejemplo– manejo 20 cuentas de correo", reconoce.

"Cuántas menos palabras utilices en tu comunicación mas tiempo ahorrarás, además te darás cuenta que en 200 caracteres dices lo mismo que decía en casi 1.000. Simples es bello", plantea.

"Date de baja en todas las newsletters que no deseas recibir. Denuncia las que sigas recibiendo", dice.

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