¿Cuánto cuesta montar un stand de feria?

Las ferias y exposiciones son el mejor escaparate para mostrar tu producto o servicio. Cinco de cada diez clientes cierran sus operaciones de compra en estos espacios.

Cuánto cuesta un stand de feria
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Para reforzar tu imagen de marca. Para vender más. Para promocionar tu último producto o servicio. Para buscar clientes. Para establecer contactos comerciales. Para tomar el pulso al mercado y a las tendencias. Para comprobar el grado de satisfacción de los clientes a tu producto. Para identificar y conocer mejor a tu competidores, proveedores, importadores o distribuidores…

Son muchas las razones que justifican la presencia de las empresas en las ferias. Y deben ser poderosas si tenemos en cuenta que, como instrumentos de marketing, para esas mismas empresas la eficacia de las ferias comerciales y exposiciones en el proceso de ventas está por delante de los anuncios y promociones, mailing directo, relaciones públicas y telemarketing. Ni siquiera la eclosión de los negocios digitales ha conseguido empañar la presencia empresarial en una feria. Pero ¿cuál es el coste de un stand y cuál es el retorno de la inversión? ¿Cómo sacar el máximo partido a esa estrategia ferial? Éstas son las claves:

Busca, compara y elige

“Lo primero que un emprendedor debe tener claro antes de ir a una feria y decantarse por una u otra es el objetivo que se persigue con dicha presencia”, afirma Juan Manuel Pérez, director general de Expomedia , una empresa con más de 20 años trabajando en la arquitectura ferial que ofrece servicio de construcción y diseño de stands tanto para clientes particulares como proveedor oficial para organizaciones feriales a escala nacional de internacional.

“Definir el objetivo es primordial porque ello determinará factores como el coste, la ubicación, el espacio o el diseño, por eso es la primera cuestión que planteamos a los clientes en el briefing inicial”, sostiene Juan Manuel Pérez.

Por otro lado, a la hora de exponer tus productos o servicios en una feria existen varias opciones: contratar sólo el suelo y montar tu propio stand o contratar conjuntamente el suelo y el alquiler del mismo. En general, las ferias disponen de catálogos con paquetes completos que ofrecen cerrados y que incluyen un stand modular, su montaje y el alquiler del suelo. No así cuando lo que quieres es un diseño específico.

Tipología y tendencias

Los hay para todos los gustos y presupuestos. Los más comunes son los básicos de 2-3 paredes (perfiles) y frontal diáfano. En la parte superior se coloca un friso con el nombre de la empresa. Al margen van los elementos específicos que cada emprendedor quiera añadir como, por ejemplo, un aéreo u otra estructura colgante como reclamo dentro de pabellón. “Nosotros montamos stand con presupuestos que van desde 10.000 hasta 30.000€. Eso depende de los elementos y la calidad de los materiales que quieran incluirse”, dice Juan Manuel Pérez.

En lo que respecta a los elementos, este experto destaca el protagonismo cada vez mayor que cobran las pantallas en los stand así como otros elementos audiovisuales tipo hologramas. Asimismo, la madera tiende a desaparecer como material de construcción a favor de materiales sostenibles y más respetuosos con el medio ambiente como pueden ser telas, cristal o metacrilato. En cuanto a la iluminación, se ha impuesto ya el LED.

En cuanto a las superficies la media para una pyme está, según la misma fuente, en 50 m2, aunque las hay menores y mayores, dependiendo de cada feria. Si vas con un presupuesto muy ajustado, la recomendación de algunos expertos es un stand PLV: automontable, formado por tótems y mostradores con frontales intercambiables, lo que te permite darle un toque más personal. La distribución de los elementos la condiciona, en parte, la imagen que quieras dar de manera que algunos optan por espacios abiertos que inviten a la entrada de los transeúntes mientras que otros prefieren acotarlo para controlar y atender mejor a los visitantes.“No hay que olvidar que el stand es un elemento de comunicación que debe conseguir un gran impacto visual ante los visitantes”,opina Rafael Muñiz, experto en marketing y fundador de RMG .

El precio

El consejo del director general de Expomedia es que, a la hora de calcular tu presupuesto, asignes a la construcción y diseño del stand la misma cantidad que reservas para la contratación del suelo. Este último varía en función de las dimensiones y popularidad de la feria, pero la media que facilita Pérez es de 150€ por metro cuadrado. Intervienen también factores como la ubicación y servicios adicionales.

Un ejemplo del coste de un stand estándar lo encontramos en Ifema (Madrid). El coste de un stand para participar en una de las ferias más importantes del recinto como es la de Fitur ofrecía, en 2017, unas tarifas desde 3.385 € por un stand equipado desde 16 m2 (sin IVA) incluyendo el espacio. El precio por metro cuadrado adicional era de 180 €

La ubicación

Es una de las claves principales para ganar visibilidad en una feria pero no es lo único que debes tener en cuenta. Es importante saber dónde se situarán tus competidores y las firmas que estarán a tu lado porque ellas te pueden añadir tráfico, aunque sea involuntariamente. Pide esa información a la empresa organizadora . Y recuerda que la distribución por calles de las ferias deja una avenida central (la más cara). Cuanto más alejado esté tu stand de ese eje principal así como de la entrada principal, más económico te saldrá el metro cuadrado y viceversa. Tampoco olvides formalizar la inscripción con tiempo suficiente, ya que las empresas feriales suelen adjudicar los espacios por orden de recepción y por sorteo.

El pasillo central, la entrada, la zona de restauración y servicios son siempre zonas con gran visibilidad y de paso obligatorio, son puntos calientes de la feria y situados en los flujos naturales del visitante.

Algunos consejos

Por último, recogemos algunos consejos que podrían ayudarte a rentabilizar tu inversión:

- Establece los objetivos que se persiguen con la participación en la feria (más contactos, más ventas, potenciar la imagen de marca o tener mayor visibilidad ante los medios de comunicación).

- Fija un presupuesto real.

- Nombra un responsable o coordinador de la feria.

-No olvides la atención a los visitantes. Tener a personas cualificadas que atiendan y sepan facilitar toda la información que pueda requerir un visitante es fundamental. No tiene sentido gastarse en dinero en participar y diseñar un stand si no hay personas cualificadas que lo atiendan y sepan transmitir la mejor cara de tu empresa.

- Estudia el perfil del visitante y, una vez elegida la feria a la que quieres asistir, comprueba que en esas fechas no haya otra más importante que le reste protagonismo.

- No olvides en tu presupuesto aspectos relacionados con tu presencia en la feria pero que no son propiamente relacionados con el recinto ferial. Estos aspectos son, a veces, incluso más costosos que la propia feria, tales como alojamiento (reserva con tiempo ya que las grandes ferias hacen que las habitaciones de los hoteles se incrementen en precio y los hoteles más cercanos no tengan plazas libres). Otros aspectos que a veces se olvidan son el viaje y la manutención de las personas asistentes.

-Utiliza las redes sociales para que la gente se entere de tu participación en la feria. Es una herramienta que cuesta poco dinero, pero muy potente. Si no tienes personal especializado, puedes contratar este servicio en la organización.

- Hay comunidades autónomas que subvencionan los gastos relacionados con la presencia en ferias, en función del ámbito geográfico al que se enfoque. Así, en función de que sea de carácter regional, nacional o internacional, determinadas comunidades autónomas conceden ayudas.

-Igual no suma, pero seguro que resta. Es la máxima que, según el director general de Expomedia, tiene uno de sus clientes. El hecho de que no asistas a una feria puede levantar sospechas de que algo va mal en tu empresa. Recuerda también que la rentabilidad de la feria suele llegar una vez terminada la misma y que no todo es vender, también es una gran oportunidad para establecer sinergias y hacer networking.

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