Cómo cumplir con la normativa del registro de las jornadas laborales

Una sentencia dictada el año pasado contra una entidad financiera, sirvió para recordar a las empresas la obligación que tienen de emitir cada mes un informe a la Inspección de Trabajo con el registro de horas trabajadas por cada empleado.

El informe debería ser suscrito también por cada empleado expresando así su conformidad con lo que se recoge en el registro. La obligación es independiente de que los empleados realicen o no horas extraordinarias y las empresas deberán conservar los registros por un periodo de 4 años, aunque haya desaparecido ya el vínculo entre el trabajador y la empresa.

El control horario de la jornada laboral no es nuevo. La normativa la recoge ya hace tiempo el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 35.5. Asimismo, un Real Decreto del 20 de diciembre del 2013 anunciaba una serie de medidas encaminadas a favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, especialmente la de aquellos que ejercen a tiempo parcial. Este recogía, también, la obligación de entregar al trabajador, junto con su nómina, una copia del cómputo de horas del mes, tanto las ordinarias como las complementarias. Sin embargo, hasta que no se pronunció la Audiencia Nacional en la sentencia referida, muchas empresas venían haciendo caso omiso de la obligación.

La intensificación de inspecciones de trabajo por este motivo y la imposición de sanciones, han llevado a las compañías a agilizar la articulación de un sistema de medición de la jornada diaria efectiva de cada empleado. “Las visitas de inspectores y subinspectores se centran principalmente en 4 puntos: comprobar la realización de horas extras y que éstas no superen las 80 hora anuales de máximo legal, su remuneración y cotización, el registro de la jornada por parte de la empresa y que los representantes de los trabajadores estén informados de su realización”, explican en la compañía Work Meter, especializada en la creación de softwares de productividad.

Vacíos legales

A la obligación del registro horario, la norma acompaña el deber de entregar a cada empleado el informe mensual junto a la nómina. Esto, en opinión de Pascale Kiger, COO de Work Meter, da una idea de las lagunas del articulado legal “teniendo en cuenta que ya son pocas las empresas que entregan la nómina en mano a sus trabajadores”. Otro vacío que detecta es la ausencia de un formato unificado para hacer las mediciones. “Se aconseja hacer uso de las tecnologías para que el cómputo sea lo más objetivo posible, pero también puede hacerse con un Excel o de forma manual”.

Tampoco especifica cómo debe medirse el tiempo en caso de teletrabajo o en esos supuestos en los que los empleados se llevan el ‘táper’ para comer a la oficina. “No sería justo para los empresarios medir el tiempo de presencia en lugar del de la actividad laboral”, dice Pascale.

Para objetivar las métricas, Work Meter ha lanzado una herramienta para el control del horario laboral para empresas que denominan Time@Work. Se trata de un software as a service (de pago por uso) que se ajusta a las necesidades de cada empresa sea cual sea su tamaño. “Hemos conseguido adaptarlo a las obligaciones que marca la ley y a la comodidad de las empresas y sus trabajadores. El proceso de recogida de datos es 100% automático, por lo tanto objetivo. Además nuestra solución no sólo recopila datos de presencia (inicio y fin de la jornada) sino también datos de tiempo real de trabajo permitiendo así un cálculo más preciso de las horas extras”, explica Joan Pons, CEO de la compañía.

La solución se dirige inicialmente a puestos de oficina que requieran el uso del ordenador como herramienta de trabajo y a quienes lo hacen en entornos móviles. “El reto ha sido adaptar su tecnología ya verificada por decenas de empresas a los requisitos de la nueva normativa”, afirman. No se trata del tradicional sistema de relojes y fichajes, sino de un procedimiento automático que mide el tiempo real de trabajo y se ajusta a las peculiaridades de cada puesto. La herramienta consiste en una versión simplificada de otros productos que ya han desarrollado enfocados a optimizar la gestión del tiempo en el trabajo.

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