Saca todo el partido a un acontecimiento ferial

Las ferias ofrecen muchas oportunidades para tu empresa. Pero, para obtener buenos resultados es necesario conocer las pautas que los expositores deben seguir. 

Actualmente no a todas las empresas les resulta rentable ir a una feria. Las que más pueden aprovechar el potencial son las pequeñas y medianas empresas. En cualquier caso, conseguir el éxito en estos eventos depende, ante todo, de una buena planificación. Así se evitarán importantes errores. Muchos justifican su participación por la costumbre de acudir todos los años, o porque está presente la competencia. Se desaprovecha así el verdadero potencial de las ferias.

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Y es que, a diferencia de la publicidad o el marketing digital, estar presente en una feria nos permite ver, tocar y probar los productos. Constituyen un auténtico espacio de comunicación integral. Además, son una fuente de nuevos contactos y posibilitan la fidelización de los clientes.

Presencia organizada

Ante la gran oferta ferial existente lo primero será saber a qué salón nos dirigimos. Para ello habrá qué fijarse en una serie de valores añadidos como el perfil y número de visitantes de pasadas ediciones, los requerimientos administrativos, o la evolución de la feria.

Todos estos datos los debe proporcionar la organización ferial. Antes de acudir a una feria, hay que tener en cuenta qué tipo de certamen es (general, sectorial o de exposiciones), el equipo organizador, la ciudad donde se celebra y su historia.

Además, todo programa de participación ferial debe comprender tres fases:

1. La Pre-feria. La empresa debe establecer los objetivos de participación, fijar el presupuesto y concretar el público con el que desea contar.
 El momento en el que deben iniciarse los preparativos comienza aproximadamente un año antes, con la solicitud de participación. Después hay que seguir un calendario que va desde los 9 meses antes, cuando preparamos el material y vemos el proyecto del stand, hasta una semana antes en la que se convoca al personal del stand para organizar su participación.
 Hay que tener en cuenta que un salón se prepara durante muchos meses, transcurre en pocos días, y sus beneficios se pueden recibir durante varios años, por lo que no se puede dejar nada al azar.

2. La feria. Según los expertos, el 80% de lo que un visitante recuerda de una feria está referido al personal. Su selección y formación son determinantes para que los objetivos se cumplan.

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Hay quienes consideran que lo más importante es conocer bien el producto. Sin embargo, se ha demostrado que cualidades como una personalidad extrovertida, con capacidad de comunicación y contar con experiencia previa en estos acontecimientos, son elementos a tener en consideración.

La concentración en pocos días de un intenso volumen de trabajo, requiere una preparación adecuada de nuestro personal. Es imposible mantener un ritmo de trabajo durante 8 ó 10 horas seguidas. Lo ideal es trabajar 3 horas y establecer periodos de descanso de hora y media. Si no se convertirá en un trabajo aburrido.

Pero hay que tener en cuenta otro aspecto importante: En una conversación cara a cara, el 35% corresponde a la comunicación verbal y el 65% restante a la no verbal. El personal del stand debe conocer el significado de los gestos y controlarlos para que el visitante no se sienta incómodo.

Consejos: No cruzarse de brazos; esta posición indica defensa. No dar palmadas en los hombros, pues nos metemos en el espacio íntimo de la otra persona. Despistes visuales del cliente nos indicarán que la conversación se está alargando, así lo mejor es concluir.

3. La post-feria. Este periodo se puede llegar incluso a alargarse durante varios meses. Lo importante ahora es cumplir con los compromisos adquiridos durante los 3 ó 5 días de la feria. Enviar los e-mails y hacer las llamadas concertadas.

Medir los resultados no siempre es fácil. Podemos llegar a algunas conclusiones si valoramos cuestiones como: el coste por contacto (coste de la participación entre número de contactos), el coste por venta realizada (coste del programa ferial entre el número de ventas) y el rendimiento total (volumen de ventas concluidas entre el coste del programa ferial). En cambio, es más difícil valorar la imagen que la empresa ha transmitido, al tratarse de un bien intangible.

Los 7 secretos para triunfar en una feria

Establecer unos objetivos y metas. Debemos tener claras las razones por las que vamos a la feria. Por ejemplo, cerrar ventas, crear listas de clientes o establecer contactos.

Seleccionar el mejor espacio y exposición. Visita el evento al que vas a acudir, pregunta a los clientes sobre sus preferencias, las zonas más frecuentadas, y averigua qué empresas acudieron la pasada edición.

Fijar el presupuesto. Abarca desde el diseño del stand y el alquiler del espacio y los servicios feriales, hasta otros gastos como contratación de azafatas, publicidad, etc.

Diseñar con un propósito. El stand debe transmitir un mensaje concreto y preciso. Debe dejar muy claro quiénes somos, qué hacemos y porqué somos mejores.

Formar al personal. Durante los días anteriores a la celebración de la feria, es una tarea básica reunir al personal y asignar las tareas a cada uno.

Administrar los contactos. Desarrollar una hoja de contactos, un plan de seguimiento, y medición de los contactos.

Medir el resultado. A través del número de contactos, opiniones del personal del stand, visitas, conversión en ventas y coste por contacto.

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