Cómo asignar tareas correctamente a tus empleados y colaboradores

Para dar al mercado las respuestas rápidas que exige, el rol directivo debe fundamentarse en conseguir resultados aprovechando las capacidades de los empleados. Delegar se ha convertido en un imperativo.

La decisión de delegar no debe tomarse 
a impulsos del agobio 
y cuando ya no quede otra salida. Aquí también se deben tomar decisiones mediante la evaluación de alternativas y no forzados por el exceso de trabajo. Si queremos evitar que el tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones y repeticiones, la asignación de responsabilidades debe hacerse de forma profesional. Esto implica:

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- Analizar las tareas. Evalúa la importancia de las labores a las que te enfrentas. Se establecen tres grupos: las que son absolutamente innecesarias realizar ni por ti ni por nadie; las que puedes y debes delegar, y las que debes realizar tu mismo.

- Gestionar el tiempo. Determina si el tiempo que empleas en resolver cada tarea es el adecuado. Un ejercicio útil consiste en llevar una agenda detallada en la que anotes el tiempo dedicado a cada actividad durante al menos dos semanas. Apunta todas las labores que emprendes y el tiempo que te llevan. Es probable que descubras que has dedicado poco tiempo a las actividades que sólo tú puedes realizar. Habrás dedicado mucho más tiempo a actividades rutinarias que podrían haberse delegado.

- Establecer prioridades. A partir del análisis anterior, enumera las labores según su urgencia e importancia. Así, podrás eliminar las innecesarias, concentrarte en las que sólo tú puedes llevar a cabo y delegar las restantes.

La persona indicada

Los expertos coinciden en señalar que no es fácil decidir en quién se delega, no sólo porque pueden surgir conflictos de jerarquía o antigüedad, sino porque en toda elección existe un riesgo. Para evitar problemas ten en cuenta estos puntos:

- Con criterio. No delegues en la persona más próxima o más agradable. Para asegurarte de que escoges al empleado adecuado, confronta las aptitudes de cada candidato con las exigencias de la tarea.

- Si hay prisas. Si hubiera una tarea urgente, podrías sentir la tentación de encargársela al primero que esté disponible. En tal caso, opta por la persona cuya experiencia sea más pertinente.

- Nadie vale. Si no logras encontrar a una persona suficientemente cualificada y contratar empleados está descartado, la opción más fácil consiste en no delegar. Pero esto es contraproducente. Intenta capacitar más a tus colaboradores. Además, la formación tiene efectos beneficiosos sobre la motivación, ya que las personas se sienten apreciadas si se invierte en su futuro.

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- Responsables. Decide si vas a asignar una tarea a una persona o a un grupo de empleados. Eso sí, ten en cuenta que, por lo general, la delegación resulta más eficaz cuando la responsabilidad descansa sobre un individuo. Esto evita la confusión y la tendencia a que una parte culpe a otra de los errores o el fracaso.

- Con opinión. Tener iniciativa es una cualidad ideal en cualquier delegado potencial. Recuerda que alguien con ideas y opiniones sólidas a veces puede estar en desacuerdo con su superior. Pero un empleado que está dispuesto a expresar este desacuerdo demuestra confianza en sí mismo, una cualidad que debe estimularse.

- Refuerza el papel del delegado. Una vez designado el delegado, preséntalo al equipo y expón sus responsabilidades para que no haya dudas acerca de quién la tiene y qué abarca.

- Sin cargar. Procura no asignar muchas labores a la misma persona, sólo así, evitarás convertir a un buen empleado en una especie de escudero.

Las cosas claras

No puede responsabilizarse a nadie de una tarea imprecisa. Los pasos a seguir para comunicar al delegado la labor son:

- Explica la tarea. Plantea la responsabilidad que delegas por escrito, en un documento que explique exactamente lo que deseas que el empleado haga, para cuándo y cuáles son los resultados que esperas obtener.

- Proporciona el contexto. Expón el motivo por el cual debe realizarse la actividad, su importancia dentro del esquema global de las cosas y las complicaciones posibles que podrían surgir durante su realización.

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- Establece parámetros. Acuerda los parámetros que utilizarás para medir si la actividad ha culminado con éxito. Deberán ser alcanzables y realistas.

- Capacidad de maniobra. Informa al delegado de que le concedes la autoridad necesaria para realizar la actividad.

- Todo claro. Asegúrate de que el candidato escogido ha entendido qué supone la tarea. Eso sí, por más que desees evitar interferencias, es probable que haya situaciones en las que el delegado no sabrá qué hacer. Hazle saber que la pauta es: si tienes dudas, pregunta.

- Presta apoyo. Identifica los recursos necesarios para que el empleado pueda realizar plenamente la actividad encomendada y ponlos a su disposición. Debes considerar además que la información acumulada por tu experiencia es uno de los recursos más valiosos.

Cuando los directivos se guardan información, o informan incompleta y esporádicamente, la desconfianza y otros sentimientos negativos cundirán entre el personal. La sinceridad y una comunicación eficaz son esenciales para delegar con éxito.

- Obtén un compromiso. Cerciórate de que tu empleado haya aceptado la responsabilidad de culminar la tarea.

- Sé flexible. No consideres el informe como algo sacrosanto, sino como un marco dentro del cual los delegados pueden aplicar una flexibilidad razonable para lograr los objetivos.

Todo en marcha

Una vez que la tarea está encaminada, el directivo establecerá reuniones periódicas para hacer un seguimiento del trabajo. Piensa que cada empleado es único. Un estilo de supervisión puede servir con un colaborador, pero no con otro. Los más experimentados no necesitan la atención cotidiana que precisan los novatos y podrían tomar mal tus intentos por inmiscuirte en su modo de realizar las tareas. En cualquier caso, los expertos aconsejan:

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- Por parte del directivo. Trata la sesión como si fuera una reunión entre socios. Comenta los problemas abiertamente y reconoce los logros. Debes asegurarte de que no hay huecos o superposiciones por haber asignado la misma función a más de una persona.

- Por parte del delegado. Es importante que al plantear la marcha de la actividad a tu superior, intentes que la información sea selectiva, habla sólo de los puntos esenciales. Evita la tentación de exagerar los aspectos que van bien o disimular aquellos que van mal. Si te has encontrado con problemas, explica las causas y manifiesta las medidas que piensas tomar. Finaliza la reunión preguntando si has abarcado todos los asuntos que preocupaban al superior.

Medir los resultados

El trabajo ha finalizado y es el momento de su evaluación. Llegados a este punto, el control del gerente debe ser sobre los frutos, pero no en el procedimiento en el cual se han conseguido esos resultados. Hay que partir de la base de que los colaboradores nunca podrán reproducir el trabajo de la misma forma que lo harías tú. Si lo que esperas es que el proceso se haga como tú quieres, entonces nunca encontrará que la delegación ha sido positiva.

- Malos resultados. Si los objetivos no se han alcanzado, critica en privado y trata, junto con el delegado, de identificar las faltas para averiguar el origen de los problemas. Puede ser que el candidato no fuera el adecuado, quizá tu informe no estaba claro o deberías haber conservado esa tarea para ti mismo. También puede ser que hayan surgido circunstancias que estaban fuera de todo control. Si el error parte del delegado, elige un programa de capacitación para perfeccionar sus aptitudes.

- Objetivo cumplido. Si la actividad se ha terminado satisfactoriamente, felicita en público. Recuerda que las alabanzas y los premios desempeñan un papel importante para motivar y estimular logros futuros.

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