Así pueden mejorar tu empresa las sugerencias de los empleados

¿Quién sabe más que los empleados para sugerir mejoras en la empresa? Nadie mejor que ellos puede ver lo que no funciona y la forma de solucionarlo.

Aprovechar una buena idea de cualquier trabajador de la empresa puede suponer a ésta, entre otros beneficios, un ahorro de miles de euros. Conscientes de ello, muchas compañías utilizan diversos métodos para no dejar escapar las propuestas más brillantes.
 Uno de los más eficaces es el sistema de sugerencias, una vía de participación individual al alcance de todos los empleados que busca incentivar la aportación de ideas. La principal ventaja de esta participación es la implicación real del trabajador en la consecución de una mayor competitividad de su empresa, ya que interviene directamente en su mejora, además de favorecer la comunicación y colaboración entre todos los niveles y miembros de la organización.

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Los expertos lo tienen claro: las ideas pueden surgir de todos los niveles de la organización. Las ideas que permiten el crecimiento y desarrollo de una empresa no son patrimonio exclusivo de sus directivos: en el conjunto de su personal laten individualidades y equipos muy destacables. Estas ideas, basadas en el conocimiento y la experiencia de los empleados que las aportan, se convierten en valor después de que la compañía las asume y desarrolla.

Los sistemas de participación han sido utilizados generalmente por las grandes compañías, pero cada vez los implementan más pymes. No hay diferencias significativas en la aplicación de estos sistemas según el tamaño de la empresa o el tipo de organización. Las mismas metodologías y técnicas son aplicables en cualquiera de ellas, con la ventaja para las pymes de que la información sobre el conjunto de la empresa y la asignación de recursos necesarios están más próximos al trabajador.

Los pasos que debe seguir una empresa para aplicar adecuadamente un sistema de mejoras:


1. Las reglas del juego.


Es fundamental explicar claramente a los empleados los objetivos que se persiguen y qué ideas son más apropiadas para la empresa: mejora real de ésta por la recepción y aplicación de ideas, mejorar la imagen interna, identificar personas dentro de la organización con capacidad superior al puesto que desempeñan, etc.


2. Involucrar a todos los departamentos y áreas de la empresa.

Todos los departamentos son mejorables. Por supuesto que un proceso fabril es más fácil de medir y evaluar que una aportación en ventas o marketing, pero en todas las áreas se pueden introducir mejoras y reducir costes.

3. Crear un sistema transparente de evaluación.

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Las sugerencias pueden plantearse individualmente o por grupos. La empresa creará unos mecanismos para examinar las sugerencias de los empleados, frecuentemente con dos niveles de evaluación. Cuando la idea llega al primer comité examinador, puede ocurrir que se devuelva al grupo de trabajo porque se considere inviable o mejorable. Si se aprueba, la idea pasa al segundo nivel de evaluación, donde se decide si se aplica. En todo caso, habrá que explicar detalladamente los motivos para aprobarla o rechazarla. Algunas empresas cuentan con un concurso anual de sugerencias.

4. Aplicación de un sistema de incentivos o reconocimientos.

Ha de ser transparente y aplicarse de forma inmediata según los diferentes niveles a los que haya llegado la idea y la aportación que haya supuesto. Existen cinco tipos principales de incentivos:

- Económicos: Se calculan como un porcentaje del ahorro que la mejora supone a la empresa durante el primer año, aunque con límites máximos. Algunos se adjudican en los concursos que celebran las empresas. Son los incentivos más solicitados por el empleado, pero tienen dos consecuencias negativas: su valor percibido es igual a su valor real (coste) y son efímeros en su recuerdo.

- Catálogos de regalos: Algunas compañías tienen un catálogo de regalos, canjeables por puntos. Cada empleado dispone de una cuenta en la que va acumulando puntos que luego canjea por el regalo que elija. Se considera que el regalo tiene un carácter más perdurable y fideliza mejor al empleado.

- Reconocimiento público: Una carta interna, una placa o un diploma de reconocimiento, aunque sin valor material, pueden ser un estímulo suficiente para incentivar a un empleado. Los reconocimientos públicos en el marco de eventos institucionales de la empresa son muy efectivos.

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- Viajes: Los incentivos en forma de viaje se utilizan cada vez más, pues su duración en la mente del receptor es mayor, hace más ruido en su entorno –‘¡Mi empresa nos regala un viaje a Canarias!’– y su valor percibido suele ser superior.

- Regalos colectivos: Dado que las aportaciones provienen normalmente de equipos de trabajo multidepartamentales, es importante procurar incentivos en grupo ya que fomentan el espíritu de equipo y ayudan a reducir los problemas entre departamentos. Los viajes son una buena opción, ya que ayudan a crear nexos de amistad muy altos.

5. Comunicación permanente.

El envío mensual de un extracto informativo con los puntos de cada empleado es un primer elemento de comunicación periódica del programa. Además, se puede recurrir a diversas acciones de marketing interno para potenciarlo dentro de la organización.

6. Revisión del programa y análisis de sus resultados.


El objetivo de esta práctica es reorientar el programa en caso de que sea necesario y a la luz de los resultados obtenidos.

Cómo se deben aplicar en las pymes

Los grupos de participación y mejora son equipos de trabajadores que se reúnen periódica y voluntariamente para proponer mejoras en diferentes ámbitos de la empresa mediante una metodología sencilla de búsqueda y solución de problemas. En este sentido, hay una serie de pautas útiles para las pymes que deseen implantar estos grupos en el funcionamiento de sus organizaciones:

- Vincular su creación a un proyecto concreto y futuro de cambio.

- La dirección debe comunicar y comprometerse personalmente con el nuevo proyecto ante toda la empresa.

- Conviene que, al menos durante los primeros meses, participen todos los miembros de la empresa.

- Los grupos se deben configurar de modo que todas las áreas de la empresa estén representadas.

- Los temas a tratar en las primeras reuniones deben ser interesantes para todas las personas que asistan a ellas.

- Se debe aprovechar la mínima oportunidad para reconocer las aportaciones y los logros conseguidos por los participantes.

- La dirección debe formarse en las técnicas de dirección de grupos de participación y animar también a la formación al resto de su equipo.

- No se debe tirar la toalla, la paciencia es la mejor aliada. El funcionamiento de los grupos mejora con el tiempo.

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