Cómo elaborar de forma sencilla la memoria anual de tu empresa

Las memorias no son sólo un documento puramente financiero, también son un escaparate para la empresa ante sus accionistas y clientes.

En los tres primeros meses del año es necesario comenzar a diseñar y preparar los contenidos que se ofrecerán en el informe anual –el proceso en sí dura en torno a dos meses desde que se hace el boceto de contenidos— para que esté listo en abril, cuando las empresas comienzan a presentar resultados.

No sólo las grandes compañías, cotizadas o no, suelen hacerlo. También las empresas de mediano y pequeño tamaño pueden acometer proyectos hechos a su medida. A la hora de negociar financiación con un banco, por ejemplo, puede resultar un punto a su favor. También a la hora de facilitar la aproximación a clientes y a generar confianza con proveedores y distribuidores.

Independientemente de que sea obligatorio, es positivo que todas las empresas hagan un análisis de los resultados obtenidos durante el ejercicio. Aunque el informe no salga de la empresa, tiene una enorme utilidad para conocer mejor como funciona. Saber qué se ha hecho bien y en qué se puede mejorar.

El proceso de edición

Un buen informe debe dar toda una visión clara de la empresa y sus resultados. Ha de tener una estructura bien definida, que facilite la identificación de los contenidos que nos interesan, y debe ser objetiva, haciendo que prime la información sobre la opinión. He aquí algunos consejos sobre cómo ofrecer los contenidos en tu informe anual:

1. Para todos los públicos. Con carácter general, un informe anual tiene cinco públicos principales: los accionistas , los inversores y analistas, los empleados, los clientes y la prensa especializada.

Esta diversidad de públicos hace que, en el caso de las grandes empresas, sea frecuente la elaboración de diferentes documentos que recogen los resultados anuales con diferentes formatos, incidiendo en aspectos diferentes. Para una empresa pequeña su público objetivo pueden ser los clientes y los proveedores, y en único documento (que no tiene por qué tener muchas páginas), puede quedar recogida toda la información relevante.


2. Define el contenido. Los contenidos de un informe anual se estructuran en los siguientes apartados:


- Visión y estrategia: Descripción de la estrategia de la organización, incluyendo una declaración del máximo responsable de la compañía.


- Perfil: Visión general de la estructura y operaciones de la organización y también del alcance del Informe Anual (qué pretende al presentar ese informe).

- Estructura de gobierno y sistemas de gestión: Descripción de la estructura organizativa, políticas y sistemas de gestión, incluyendo los compromisos con los agentes sociales, los económicos y las administraciones.

- Indicadores económicos, ambientales y sociales. Existe elpeligro de “dejar fuera información relevante en un entorno en que la información, sea veraz o no, corre a la velocidad de Internet, comporta el riesgo de que aparezca información inesperada, aumentando la volatilidad y la incertidumbre y, en consecuencia, implica poner en riesgo la reputación corporativa.

3. Implica a todas las partes de la organización. Una cuestión fundamental es implicar a todas las áreas relacionadas con la generación de contenidos. No sólo es necesario que aporten la información relevante, sino que tiene que hacerlo en el tiempo y la forma necesarios.

A riesgo de simplificar, este grupo debería estar integrado por los responsables de los departamentos de comunicación, división financiera, secretaría general y control de gestión, o por sus equivalentes. La coordinación de este equipo es fundamental para conseguir que en el informe se incluya toda la información relevante.

Producción

A diferencia de la anterior fase de edición, que puede hacerse en la empresa, la producción requiere, en todos los casos, salir fuera de la compañía, pedir un sinfín de presupuestos y estar pendiente de un proceso al que las empresas no están acostumbradas y en el que cualquier error echa por completo al traste todos los pasos anteriores.

Creatividad. Aquí debes saber que tienes que dar al creativo unas pautas claras de estilo para que queden convenientemente plasmadas en el diseño: si quieres transmitir una imagen seria o desenfadada. De entrada, el diseño tiene una importancia secundaria, lo importante es el contenido. Sin embargo, en los casos en los que se quiere llegar a un público amplio y, en muchos casos, no especializado, sí es importante. Es importante que al menos una parte del informe tenga un contenido gráfico y de diseño relevante, que lo haga atractivo para un público menos especializado.

Otro aspecto importante de la creatividad es la maquetación: el diseño de la publicación mediante programas informáticos. Los expertos realizan las siguientes advertencias:

- Fotografía. En este proceso hay que tener en cuenta las imágenes, ya que requieren un tratamiento especial para que tengan calidad al reproducirlas.

- Maqueta. Hay que estar atentos a si el desarrollo de la maqueta encaja para toda la memoria. Es conveniente, además, que negocies con el creativo, antes de dar ningún paso, un mínimo de correcciones completas de maqueta. Así se cubren errores de edición y posteriores modificaciones puntuales.

- Fotomecánica. Una vez que se aprueba la maqueta con los contenidos, se pasa a fotomecánica a través de un soporte informático.

Es conveniente realizar pruebas de color del informe antes de ponerse a imprimir ejemplares y, además, hacerlas en el papel que hemos seleccionado para ver cómo absorbe la tinta. Es el paso más barato y, por lo general, no ofrece excesivos problemas. En este punto es donde se pueden hacer los últimos cambios.

Imprenta. Es el coste más importante. El arranque de máquinas es uno de los mayores costes. “Muchas veces es casi igual de caro hacer 100 que 1.000 copias”, explica un experto. A continuación el coste va en función de la tinta y del papel, y de si va en color o en bitono.

Una memoria al alcance de todos

Obviamente, las memorias de las grandes compañías son costosas y no bajan, en la mayoría de los casos, de los 12.000 euros de presupuesto las más baratas, según los precios que se manejan en el sector de la comunicación. Aunque siempre el precio estará en función del número de páginas y del número de ejemplares.

No obstante, un informe anual puede estar al alcance de empresas más modestas. Te damos algunas ideas, asesoradas por expertos del sector, para que prepares tu propia memoria a partir de 3.500 euros.

1. Portada. Los expertos recomiendan una portada sencilla con el logo de la empresa, el nombre de la empresa y el año al que corresponde.

2. Índice. De una sola página, en la que se detallan los principales capítulos, así como los anexos (cuenta de resultados, auditoría, etc.), si es que tuviera.

3. Carta del Presidente. Se trata de hacer una evolución en positivo, aunque también reconociendo alguno de los obstáculos, del ejercicio económico cerrado. Lo ideal es que la firme el presidente o director general de la empresa. Puede sustituirse por un resumen con el mismo contenido, pero sin firma.

4. Estructura de la empresa/grupo. Si la empresa es una filial de una compañía matriz o posee filiales, conviene detallar la composición y estructura del grupo.

5. Datos básicos.

- Ingresos

- Beneficios

- Recursos Propios

- Recursos Humanos.

6. Áreas de negocio. Depende del volumen de negocio. En el caso de que no haya áreas de negocio se puede sustituir por previsiones para años venideros.

7. Equipo humano. Número de personas. Puede ser una buena idea poner los nombres y separarlos por áreas (Dirección, Comercial, etcétera).

8. Actividades. Incluirá las actividades de la empresa en cuestiones económicas, pero también en RR.HH., medio ambiente, responsabilidad social, etc.

9. Informe de gestión. Análisis de la empresa sobre el curso económico cerrado, incluyendo al final uno o dos párrafos esbozando la estrategia para el nuevo año.

10. Aquí hay espacio para incluir la sede social, teléfonos de contacto, fax, correos electrónicos y direcciones de Internet.

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