La verdad sobre costes fijos, variables, directos, indirectos…

Dos expertos nos ayudan a profundizar sobre este tipo de costes cuando gestionas un proyecto

“Siempre recomiendo distinguir los tipos de costes cuando se calculan las necesidades financieras de un proyecto”, subraya Javier García, experto en estrategia financiera, business angels y coautor de La burbuja emprendedora.

En ese sentido, “hay ciertos costes que se pueden considerar fijos, porque da igual que vendas o no, los tienes que poner (si necesitas una oficina, si tienes que acondicionarla, si tienes que contratar servicios de alguien para que te ayude a lanzar el primer producto…). Es decir, hay muchas cosas que para llegar a tener esa primera venta necesitas tener resueltas y eso implica un dinero”.

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Y también están los costes variables. “Imagina que ya tienes resuelta la producción y, a partir de ahí, cuanto más vendas, más gastos tendrás, pero eso ya solo depende de las ventas. Y ese gasto variable, aunque seas una empresa que subcontrates 100% todo (imagina una empresa del sector del vino que no tiene bodega propia y la subcontrata), hay un parte de trabajo fundamental que tienes que hacer tú como una parte técnica de control y elaboración del vino, y que tiene unos costes. Imagina que subcontratas una empresa para que te fabrique, pero hasta que no les des los moldes no lo hace y esos moldes te cuestan entre 50.000, 75.000 y 100.000 euros. O imagina un negocio, por ejemplo, como las bicis. Y en él para vender la primera bici necesitas un stock importante. Si las diseñas y las fabricas tú, te puedes llegar a gastar entre 150.000 y 200.000 euros en contenedores de piezas que luego tienes que ensamblar. O si eres un negocio online, necesitarás hacer una inversión en marketing para que te conozcan en el mercado”.

Según este experto en finanzas, el tema de los costes fijos es muy importante, “porque cuando empiezas a vender la clave estar en sacar los márgenes de contribución. Ya que cada vez que vendes una unidad más, aparece la diferencia entre el precio al que lo vendo y el coste general de venderlo. Saco el margen bruto inicial y cuánto contribuye ese margen de ese producto a pagarme los costes fijos. Es decir, hay un número mínimo de ventas que tengo que soportar para que esto empiece a generar caja y a soportar gastos fijos y variables. Y eso es muy importante controlar. Porque si tienes gastos fijos muy elevados y costes variables muy pequeños me obliga a vender mucho para soportar esos gastos fijos. La clave está en equilibrar y ver cómo son tus márgenes en cada venta, es decir, cuántas ventas necesitas para que los costes fijos no te maten”.

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Uno de los consejos clásicos es el de intentar reducir al máximo los costes fijos, pero hay proyectos en los que eso es imposible o complicado. Frente a eso, ¿qué se puede intentar hacer? “Generalmente –apunta Vicente Esteve, asesor financiero para startups–, se puede externalizar casi todo. Y probablemente, en fases tempranas, aunque te saldrá más caro por cada unidad que vendes, quizá tenga sentido externalizar precisamente para variabilizar el coste. No es malo o bueno pensar en esas alternativas más caras por cada unidad, aunque a la larga son más baratas porque no necesitas tener al principio 10 personas en nómina para llevar el inventario y gestionar los envíos de tus ventas mensuales cuando una empresa externa de logística te puede hacer todo ese trabajo. Quizá el precio por unidad te salga más caro contratando a esa empresa externa, pero sabes cuánto te gastarás cada mes por ese servicio en lugar de tener recursos infrautilizados. A lo mejor a esas 10 personas las necesitas para gestionar 1.000 unidades de venta, pero hasta 10.000 vas a trabajar con las mismas personas y ahí tienes 9.000 unidades de recorrido para optimizar esos recursos. Es un ejemplo de que la externalización permite variabilizar los costes aunque te salga más caro dentro de margen”.

En los casos de productos de hardware, aclara Esteve, “una realidad es que antes de poder empezar a vender tienes que hacer muchas cosas, y aparte de tiempo, requiere de mucho músculo financiero. Debes tener prototipos; seguramente hacer un testeo a través de un crowdfunding, lo que implica tener algo de dinero de marketing para hacer una buena campaña; si funciona bien y te quieres lanzar, tienes que preparar moldes, lo que implica asumir el proceso de industrialización; diseño de packaging, etc. Es decir, que antes de que puedas vender nada te tienes que gastar 400.000 o 500.000 euros fácilmente en el proceso previo. Todo esto es una parte importante para hacer una buena previsión y planificación de tus rondas de financiación”.

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Y no debes olvidar que antes de vender, antes de tener clientes (que es la principal fuente de financiación de un negocio), a muchas empresas hasta que los consiguen les cuesta mucho y se ven obligadas a 'tirar' de sus recursos propios. Por eso, es importante saber qué fuentes vas a necesitar tener para poder financiar todo ese desarrollo y crecimiento. Como señala Esteve, “en general, las fuentes siempre son las mismas. El problema es cómo esas fuentes van a responder ante ese proyecto. Los proyectos que tienen un componente físico, por ejemplo, de hardware, son más complicados de encontrar inversión. Un ecommerce, menos problemas. En España, el mercado de inversores para proyectos de hardware no es tan amplio. Por ejemplo, fuera se están haciendo cosas muy interesantes y algunas de ellas llegan a España”. Por ejemplo, en el extranjero, hay varias aceleradoras especializadas en esa línea como Brinc, Berlin Hardware Accelerator, HAX, Lemnos VC, Lemnos Labs, Highway1, R/GA Accelerator, Next Big Thing AG, Nissha Europe GmbH o Buildit.

Muchas veces no se tiene en cuenta que al elegir una u otra fuente de financiación puede afectar a la captación de recursos futuros que ayuden a devolver la deuda. Y eso puede poner en riesgo la evolución y el crecimiento futuro del proyecto. “Sin duda es así –sostiene Esteve–. Lo malo de los inversores es que acaban quitándote una parte del pastel de tu criatura. Lo bueno es que no hay que devolverles el dinero como tal, sino en el porcentaje acordado [dilución]. En cuanto a la deuda, no se suele analizar del todo bien. Por ejemplo, un Enisa. Si al final no puedes pagarlo, Enisa te ejecuta el préstamo y arrastra a la empresa hasta el presente. Esa reflexión a veces hace falta hacerla. En cuanto al CDTI, creo que no es para startups, salvo en los Neotec. Necesitas solvencia y si no la tienes, tienes que darle avales. Y si vas a un banco a que te avale, no te los dará porque no tienes solvencia. Entras en un círculo. En Neotec te adelantan una parte del dinero, pero tienes que poder cubrir el resto del proyecto que has solicitado y si no lo atiendes, tendrás que devolver el dinero que te han adelantado. Son fuentes para planificarlas a largo plazo para que esa deuda no te lleve al final”.

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Otro gran problema al que se enfrentan muchos proyectos en sus etapas iniciales es la dificultad que tienen para diferenciar o distinguir entre pago, cobro, ingreso y gasto. Porque puedes estar facturando pero no estar cobrando porque no te pagan o porque te pagan a 90-120 días, y mientras tú tienes que pagar a tus proveedores ¿Los desfases de tesorería cómo afectan a esas necesidades financieras? “El circo que se ha montado a través de las startups en el que hay que participar para poder aspirar a que determinados inversores puedan invertir en tu compañía, obliga a que las gráficas que muchos emprendedores muestran en sus discursos sean siempre hacia arriba de tracción, usuarios, ventas, etc., pero nadie se plantea dónde y cómo está la caja”, afirma Esteve.

Por ejemplo, “en los modelos B2C eso no suele pasar porque generalmente los clientes pagan por anticipado en el momento de recibir el producto o servicio, pero sí es un problema muy grave en los B2B. Necesito vender, pero si tengo que aceptar que el cliente me pague a 90 días o a 120, eso me impedirá utilizar dinero para pagar los recursos que me ha costado hacer esa venta. Y también hay grandes empresas que se aprovechan de otras más pequeñas para hacer gestión de su circulante: ya te pagaré y no se preocupa lo más mínimo de la repercusión que eso puede tener en esas pequeñas empresas”, añade este experto.

En próximos artículos, profundizaremos sobre costes hundidos, recuperables…

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