Guía para diseñar un buen plan de compras y elegir proveedores eficientes

Cualquier empresa, no importa lo grande que sea ni el sector en el que
 opere, debería considerar que la gestión de proveedores afecta a sus 
resultados.

image

¿Has pensado alguna vez por qué compras a un proveedor y no a otro? ¿Has calculado cuánto dinero le cuesta a tu empresa que no te hayas hecho esa pregunta? En general, son muy pocas las pymes que tienen elaborado un plan de compras con el rigor que exige el mercado actual. Esta es la idea principal que manejan los distintos expertos y empresarios consultados por esta revista.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

Para conceder a las compras el protagonismo que se merecen, debemos reflexionar sobre la importancia que éstas tienen para nuestra empresa. En primer lugar, tienen una influencia muy directa en el precio final de nuestros productos o servicios, más concretamente en un porcentaje que puede llegar hasta el 60%.

Esto significa que una mínima gestión redundará directamente en nuestra cuenta de resultados. Pero también tienen una influencia determinante sobre la calidad. Algunos estudios han calculado que el 50% de los problemas que surgen en los productos o servicios ofertados por las empresas tiene su origen en una falta de calidad en las compras.

Por ambas razones es inaplazable que te plantees el diseño de una política de gestión de proveedores adecuada.

El plan de compras

Aquí tienes algunos consejos prácticos y sencillos que te permitirán seleccionar y negociar mejor con tus proveedores.

1. Reflexiona: ¿qué hace falta?

Lo primero –y fundamental– es realizar un inventario de necesidades. Según se explica en el libro Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, “no todas las compras representan retos idénticos”. Por eso, debemos saber qué necesitamos, en qué cantidad, en qué momento y a qué precio.

Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los más importantes son aquellos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan “estratégicos”. Se llaman así porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informáticos necesarios para el funcionamiento de una correduría de seguros o las propias pólizas que ese tipo de empresa ofrece.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

Por otro lado, hay compras más específicas y cotidianas que tienen un menor valor añadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.

Al hacer este análisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos será la clave de nuestro éxito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.

2. Estudia a los candidatos

Después de saber qué necesitamos comprar, habrá que decidir a quién. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aquellos que son muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aquellos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en función de la mayor presencia de una u otra cualidad.

Aunque quizás resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir más allá e informarse sobre la situación del mercado y sobre los proveedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cámaras de comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos nuestros conocidos, clientes, etcétera, pueden proporcionarnos la información necesaria para realizar la mejor selección.

3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. “No le pida a los candidatos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas y obsérvelos”, aconseja Charles L. Gayen su libro La contratación de bienes y servicios. Será una buena ocasión para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa información.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Publicidad - Sigue leyendo debajo

Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran importante entre el resto de su clientela y qué tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.

4. Piensa: dos mejor que uno

El estudio del CEF para Emprendedores aconseja “mantener siempre más de un proveedor para cada producto que se compre. Si él incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitará no poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes”.

Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la competencia entre unos y otros. Acostúmbrate a realizar pequeñas pruebas con los nuevos proveedores para comprobar cómo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello redundará siempre en tu propio beneficio.

5. El tamaño te importa, y mucho

Otra conclusión del estudio pone el acento en la relevancia del tamaño del proveedor. Se trata de una cuestión importante para no crear “excesivas dependencias en la adquisición de determinados productos vitales para el funcionamiento de una empresa”.

Si el proveedor es una compañía más grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeño quizá no tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.

6. Implanta un sistema de control

Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaña al producto.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluación por medio de “herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de cálculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos”.

Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar también cuestiones como la demora en las entregas, las garantías vinculadas al producto, el precio, el sistema de comunicación, la reputación corporativa del proveedor, etcétera.

7. Ojo con la exclusividad

Otro aspecto a tener en cuenta, sobre todo en determinados negocios, es la exclusividad de zona. Desarrollar una gestión de proveedores adecuada a una empresa proporciona beneficios.

Qué debemos valorar de un proveedor

Según se desprende de algunos estudios realizados en EE UU, hay una serie de parámetros que se deben valorar al elegir proveedor. Sin duda alguna, los de mayor importancia son la calidad y el precio. Pero además existen otros factores que tienen una importancia que podemos calificarcomo grande o media. Te los ofrecemos a continuación.

Importancia grande

Demora en las entregas. Los retrasos por parte de un proveedor pueden afectar seriamente a nuestra actividad empresarial.

Resultados anteriores obtenidos por el proveedor. Valorar el funcionamiento de anteriores operaciones con nosotros de cara a decidirse por nuevos acuerdos.

Garantías que están vinculadas al producto. Si el proveedor al que estamos analizando cuenta con un servicio postventa, reparaciones, cambios de producto, etcétera, seguramente valoremos esas características de forma positiva.

Capacidad de producción. Posibilidad del proveedor de afrontar pedidos de tamaño medio y grande.

Competencia técnica. Tanto para afrontar las especificaciones de nuestros pedidos como para dar cobertura ante un posible aumento de la complejidad.

Posición financiera. Es básico que la situación económica de nuestros proveedores esté saneada.

Importancia media

Adaptabilidad a los procedimientos. Flexibilidad para adecuarse a nuestras formas de trabajo.

Reputación. Averigua la experiencia de otros clientes con un proveedor.

Actitud del vendedor. Al margen de la capacidad de una empresa para atender nuestras demandas, para el buen desarrollo de la relación comercial es importante su interés por el producto que fabricas, el trato humano y la cordialidad.

Localización geográfica. Accesibilidad de la empresa que nos provee. Hay que valorar el hecho de que no se encuentre en una zona próxima a nuestra empresa, lo que puede dificultar el funcionamiento o encarecer los transportes de material.

Competencia de gestión. Valoración sobre la diligencia de un proveedor para resolver cuestiones puntuales de funcionamiento, rapidez, resultado...

Buena comunicación. Fluidez comunicativa que evite retrasos y demoras en los procesos de trabajo.

Importancia de negocios anteriores. Comprobar, en la medida de lo posible, los trabajos que anteriormente ha realizado la empresa proveedora para terceros.

Publicidad - Sigue leyendo debajo