Trucos fáciles para que controles tu agenda hasta el más mínimo de detalle

Hacer que los días sean más largos, las horas más extensas o que los segundos corran más lentos es imposible. Ese es el objetivo que te proponemos.

Al final todo parece reducirse a lo mismo: la falta de tiempo. Está demostrado que uno de los principales motivos de estrés laboral lo provoca ‘el frenesí del ayer’: la angustia de lo que tenía que estar hecho y aún no lo está. Para que organices mejor tu tiempo, pon en práctica estos sencillos consejos:

Publicidad - Sigue leyendo debajo

1. Planifícate

Pon por escrito todas las tareas que tienes que hacer, asignando un tiempo a cada actividad, incluyendo los tiempos de desplazamientos y posibles esperas, y siendo generoso con la asignación de tiempos. Los plazos son buenos y debemos obligarnos a cumplirlos, pero sin convertirnos en esclavos de ellos porque debemos poder hacer frente a imprevistos.

2. Una única agenda

Hay que abandonar la costumbre de tener una para temas profesionales en la oficina, otra en casa para los asuntos particulares y otra más para llevar siempre encima. Utilicemos una sola para todos los asuntos, y anotemos todos los compromisos (personales y profesionales), de manera que al final lo que no esté en la agenda, sencillamente no existe.

3. Escribe a lápiz

Provoca cierto desazón ver los escritos llenos de borrones y dificulta la lectura. Lo importante de una agenda es que nos permita ver en un primer vistazo nuestras obligaciones del día.

4. Facilita la gestión de la agenda

Es decir, si tienes que hacer una llamada, anota el teléfono al que has de llamar y así evitas tener que buscarlo en el momento. Deja espacios libres entre las actividades para poder ajustar los tiempos.

5. Un tiempo para ti

Es importante que a lo largo del día nos reservemos un momento para nosotros mismos. "Yo siempre establezco una reunión conmigo mismo y me doy tratamiento de monarca: cuando alguien me llama para concretar algo a esa hora le digo que estoy ocupado y es un compromiso que jamás cancelo" señala uno de los expertos consultados.

6. Divide y vencerás

Programa las tareas en orden decreciente: primero establece objetivos a largo plazo, después los de medio plazo y por último el corto plazo. Se forma así una pirámide de objetivos que tiene su vértice y meta final en los objetivos a más largo plazo. Por ejemplo: me han encargado la supervisión del nuevo proyecto de formación. En lugar de escribir esta actividad tan ambigua, divídela en otras más concretas: contabilizar las técnicas de formación aplicadas; analizar las incidencias; comprobar las aplicaciones sobre los puestos de trabajo... Al concretar cuatro o cinco tareas más pequeñas podemos asignar tiempos con mayor exactitud.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

7. Agrupa las tareas

Reúne todas las tareas similares en un momento del día o en un día determinado de la semana: las llamadas de teléfono programadas, reuniones en la oficina, visitas a clientes...

8. Identifica tu momento ‘top’

No tenemos la misma energía ni capacidad de trabajo en todas las horas del día. Es lo que se denomina Ley de Pareto: el 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados. Averigua cuáles son tus momentos más productivos y concentra las actividades prioritarias en ese intervalo. A primera hora de la mañana, a mediodía, a primera hora de la tarde, a última... Cada uno tiene su momento.

9. De una en una

No acumules tareas, termina todo lo que empiezas y no trates de hacer varias cosas a un tiempo. La sensación de tareas incumplidas genera tensión, que provoca bloqueos mentales. Cambiar de tarea nos obliga a volver a concentrarnos y perdemos más tiempo.

10. No postergues

Hay que empezar por lo que más nos cuesta, lo más difícil. Cuanto antes liquidemos esa tarea ingrata, antes nos liberamos de la carga. La satisfacción por el deber cumplido es un elevador de autoestima y un acelerador muy determinante.

11. Aprende a decir no

Culturalmente parece de mala educación negarse a las peticiones ajenas, pero hay actividades que no son de nuestra incumbencia y aceptarlas nos obliga a recargar la agenda. Una fórmula para no generar conflictos es aplazar nuestra disponibilidad para que sea el otro quien desista del encargo. Se trata también de relativizar las urgencias. Siempre surgen imprevistos, pero hay que aprender a relajarse: la realidad es que nunca pasa nada y si pasa, tampoco pasa nada.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Publicidad - Sigue leyendo debajo

12. Tareas inacabadas

¿Por qué no hemos concluido el trabajo que llevamos días arrastrando? Hay actividades que parecen condenadas a no finalizarse nunca. Sé honesto y analiza sus causas. A veces es porque no nos gusta, otras porque requerimos de terceros que nos faciliten datos o permisos... Sea cual sea el motivo, trata de ponerle solución para evitar que se convierta en motivo de angustia.

Antes, durante y al final del día

Al empezar el día:

Repasa, antes de empezar la jornada, la lista de tareas que has realizado el día anterior. Comprueba si ha habido algún cambio que debas incluir. Es importante que tengas por escrito todo lo que tienes que hacer. Una hora de planificación efectiva ahorra tres o cuatro en la ejecución.

Sobre el listado trata de hacer estas tres tareas: agrupar, reducir y simplificar. Comprueba dónde puedes aprovechar las sinergias (desplazamientos rentabilizables para hacer más de una tarea...) y establece la lista de prioridades..

Durante el día:

Realiza las tareas una a una, no pases a la siguiente hasta haber acabado la primera y no te exijas un elevado grado de perfeccionismo. Acuérdate de aplicar los 15 consejos que te proponemos y de hacer frente a los ladrones de tiempo.


Actúa siempre con un talante positivo ante los imprevistos, tratando de ver las posibles ventajas que pueden derivarse de una interrupción, de un aplazamiento, de una demora.

Procura mantener cierto orden en la mesa y en el despacho para tener a mano sólo lo que esté relacionado con la tarea que abordas en ese momento. El resto mantenlo fuera de vista aunque perfectamente localizable para cuando lo necesites.


Trata de sacar provecho a los tiempos muertos y reflexiona sobre qué aspectos escapan a tu control y por qué.

Publicidad - Sigue leyendo debajo

Al finalizar el día:

Repasa la lista de tareas y comprueba si las has cumplido todas, añade a esa lista las tareas que has realizado y no estaban programadas y reflexiona sobre los motivos por los que se han quedado pendientes las otras.


Sé sincero contigo mismo y si entre esos motivos se ocultan razones de carácter o de índole interna, trata de identificarlas para corregirlas.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Más de Gestión