Tres herramientas para mejorar la toma de decisiones en un equipo

Tarde o temprano tendrás que gestionar uno o varios equipos y ya te adelantamos que no es tarea sencilla.

Nos hemos ayudado del conocimiento en este campo que Idoia Postigo, coach individual y de equipos y responsable de Emotional Fabrika, ha reunido en su libro Gestión profesional y emocional de equipos (Esic Editorial). Según su experiencia, algunas herramientas que pueden contribuir a mejorar el proceso de toma de decisiones en un equipo son:

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Reuniones delegadas

"Esta técnica propuesta por Alain Cardon en Coaching de equipos –relata Postigo– se utiliza para hacer frente a ciertas disfuncionalidades que surgen como consecuencia de que las mismas personas suelen desempeñar los mismos roles en las reuniones. Consiste en cambiar habitualmente y de manera sistemática de rol en las reuniones, excepto el de agente de decisión, que normalmente suele corresponder al liderazgo. La rotación facilita la información, delegación, colaboración, corresponsabilidad y reparto de influencia".

Esta experta sostiene que, entre los roles de la reunión que se intercambian, se encuentran los siguientes:

- Proceso de decisión. "Si le pertenece en exclusiva al liderazgo, el equipo se hace pasivo y se justifica con el control que ostenta quien lidera. Es necesario instaurar una cultura de la delegación y que el liderazgo tome las decisiones que le correspondan en virtud de su rol, siendo igualmente informado de las decisiones del equipo".

- Rol de participante. "Lo tienen todas las personas del equipo. Se espera que las personas tengan opinión y aporten su conocimiento y experiencia. La participación tiene que priorizar los intereses del equipo, no los de otros puestos que ocupamos".

- Moderación. "Es la persona que dinamiza, que dirige la reunión. Atrae la atención y gestiona la energía. Trata de que las relaciones sean fluidas".

- Quien presiona las decisiones. "Este rol trata de garantizar que las decisiones estén claramente formuladas y que sean medibles, que establezcamos plazos y responsables (una única persona para evitar confusión). Debe preparar un resumen de la distribución de tareas inmediatamente después de la reunión y compartirla con el resto".

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- Quien marca el ritmo. "Es un reloj parlante. El ritmo de intervenciones tiene que ser igual para toda la reunión y no superar los 10 minutos. No es responsable de que se cumplan los plazos o de poder interrumpir o cortar. El tiempo de la reunión pertenece al equipo".

- Coach. "Al final de la reunión, se reserva un mínimo de 15 minutos para que una o dos personas den opiniones sobre cómo mejorar, evitando juicios y observaciones generales. Deben hablar desde el yo y proponer soluciones".

Técnica de la voz del equipo

Esta es otra técnica que Postigo recomienda para mejorar el proceso de toma de decisiones en un equipo. "Se utiliza para aunar elementos que se viven como un dilema, para tratar temas que son aparentemente contradictorios o que presentan necesidades contrapuestas. Esta técnica parte de que en un equipo cada persona tiene sus perspectivas y necesidades, pero también de que en todos los equipos se crea una identidad diferente de la suma de las partes. Su objetivo es ofrecer una herramienta para salir de las perspectivas individuales y colocarnos en la perspectiva del equipo. Para ello, se coloca una silla vacía en un lugar que no tenga connotaciones y se invita a las personas del equipo a ocuparla para ofrecer desde allí 'la voz del equipo', es decir, para hablar desde el 'nosotros/as', desde el propósito compartido. Esta técnica suele servir para evidenciar qué puede estar necesitando el equipo; qué sabe el equipo en el ámbito colectivo que ignora individualmente, o si el equipo pudiera decir algo a las personas integrantes, qué sería".

Algunas recomendaciones en este sentido, según Postigo, son:

- "Antes de ponerte en la silla del equipo, es recomendable haber ofrecido tu opinión personal".

- "Valorar si lo que vas a exponer lo dices desde tu visión individual o desde la del equipo. Explorar si es el sitio más adecuado para la aportación que vas a hacer".

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- "No permitir que se use la silla para opiniones personales".

- "Que las intervenciones en nombre del equipo sean breves".

Las tierras

Postigo propone una tercera herramienta. "Esta técnica se utiliza para trabajar con la diversidad, con incomprensiones históricas, en épocas de cambio o cuando nos encontramos con personas de distintos orígenes. Cuanta más diferencia, más aprendizaje. Todas las perspectivas tienen parte de verdad y, todas, limitaciones. Se trata de crear un campo emocional que permita salir de nuestra individualidad y de nuestra perspectiva. Construir comprensión y apreciación entre departamentos de la organización y entre personas de un equipo que en apariencia resultan irreconciliables. Se persigue fortalecer el 'nosotros/as'. El objetivo es que cada departamento o persona se ponga en los zapatos de otro. No hace falta que esté de acuerdo. Es simplemente un viaje exploratorio. Vas a otra cultura y la visitas con respeto".

Físicamente, sostiene esta experta, "se divide el espacio en varios departamentos o secciones. Las personas que participan se colocan en el espacio que corresponde a cada uno de esos departamentos y los van 'visitando' uno a uno durante un tiempo, en el que experimentan cómo es 'vivir' en ese lugar, cómo es trabajar en ese departamento, qué ocurre, qué preocupa, qué necesitan… Después, comentan y declaran cuál es su posición. Tras finalizar ese 'viaje', las personas se colocan juntas en el mismo cuadrante que representa nuestra tierra, el 'nosotros/as'. La cuestión es que el equipo visualice y comprenda, con lo que trae de todo el itinerario, qué ha cambiado y qué puede construir dejando atrás perspectivas individuales".

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