Controla tu jornada: ¿Sabes cómo rentabilizar tu tiempo al máximo?

Para que tú controles tu tiempo y no él a ti, te damos una serie de consejos y recomendaciones que hemos extraído de la experiencia de expertos en este tema.

Objetivos alcanzables y con la mira puesta en el corto y medio plazo. Esa es la mejor fórmula para tener un perfecto control de tu tiempo y de todas tus tareas. Los planes deben ser visibles porque si se hacen de cabeza se pierden en la memoria. Un plan por escrito no se olvida y además funciona como automotivación para el trabajo, conlleva menos distracciones y mayor concentración, puesto que cuando algo nos aleje de la actividad prevista, la planificación se encargará de recordarnos cuál es el lugar exacto (es decir, la tarea precisa) al que queremos llegar.

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¿Dónde está el informe que dejé sobre...?

Limpieza y orden. Si quieres ser un buen gestor, esa es la primera regla. Seguro que la mitad de los papeles de tu mesa hace tiempo que no los utilizas. Revisa todo el material, archiva y clasifícalos en carpetas (según su importancia o por plazo de finalización, dependiendo de tu actividad). Abre otra carpeta con aquellos temas que no sean urgentes ni importantes por ahora y que están ‘pendientes’, es decir, aquellas acciones que requieren más de dos minutos y que no pueden ser delegadas en otra persona. A medida que vayas acabando tareas previstas, revisa –cuando dispongas de tiempos libres– la carpeta de ‘pendientes’ y valora cuáles pasan a ser importantes y urgentes. Las que elijas, cámbialas a la de ‘tareas previstas’.

¿Qué voy a necesitar para mi trabajo?

Todo en orden, analiza qué materiales (desde los clásicos de oficina hasta los tecnológicos) vas a necesitar para el desarrollo normal de tu actividad y tenlos a mano, porque dejar de hacer una tarea por ir a buscar grapas o el cargador del móvil no tiene perdón. Aprovecha los tiempos ‘muertos’ o de descanso para revisar, de vez en cuando, si falta algo.

¿Cuándo hago qué ... y a qué hora...?

Aunque no es una regla exacta, sirve para saber cuándo es el mejor momento de hacer determinadas tareas, es decir, cuándo vas a ser más productivo por encontrarte física y mentalmente más despierto. En ese sentido, analiza 
a qué horas –o franjas horarias– estás más centrado o tienes menos interrupciones (por ejemplo, si todos los martes por la mañana has fijado la visita de los representantes para cobrar, entonces no te pongas tareas que requieran mucho tiempo y concentración porque no las podrás acabar). La mayoría suele ser más productiva por la mañana, desde que arranca hasta última hora de la mañana. Lo habitual es que la máxima productiva sea por la mañana. En cambio, a última hora de la mañana, justo antes de comer, y por la tarde, después del almuerzo, el rendimiento baja.

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Por lo tanto, siguiendo esta regla, debes intentar asignar el mayor número de tareas que requieran mayor esfuerzo, reflexión y dedicación continuada en el espacio comprendido entre 9,30 y 13,30 horas. En ese tiempo –apunta este experto–, deja huecos de unos 15 minutos cada hora y media o dos horas para mirar el e-mail y contestar alguno, tomar un café, hacer una llamada, etc. En cambio, es mejor dedicar la tarde a hacer, por ejemplo, las reuniones, el seguimiento de los equipos de trabajo, etc.

¿Qué tengo que hacer en los próximos...?

Como decíamos al principio, márcate aquellos objetivos alcanzables que desees o tengas que hacer en los próximos meses. Dependerá, lógicamente del tipo de actividad, porque no es igual preparar una campaña de marketing que gestionar el trabajo de tu equipo de ventas o ajustar los presupuestos anuales, por ejemplo.

Hay muchas formas de organizar las agendas (por meses,
por semanas, por colores de importancia y urgencia, por temas, etc.). Busca la forma que mejor se adapte a tu actividad y a tus plazos de entrega.

En ese sentido, el valor real de una lista de proyectos reside en el hecho de que proporciona una visión general, al menos una vez por semana, que te permitirá asegurarte de que tienes acciones definidas para todos los proyectos y de que no se te está escapando nada. Una mirada rápida a esa lista de vez
 en cuando intensificará tu sensación de control. También es importante tener, frente a la lista de proyectos activos, otra de aquellos que están pendientes de la intervención de otra persona, porque, en esos casos, muchas veces, tendemos a olvidarnos del tema. En paralelo a esa lista de proyectos activos, este experto recomienda tener otra lista con las tareas del día a día, es decir, con los próximos pasos a dar en cada uno de esos proyectos.

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Una agenda para apuntar mis cosas

Existen en el mercado infinidad de agendas, unas en papel y otras electrónicas. La forma más práctica es que te organices por semanas. En ese sentido, consigue (o diséñatelo tú) un dietario semanal, que te permita ver de un sólo vistazo todos los días de la semana.

En ese primer dietario, anota los proyectos que tengas previstos hacer esa semana y destaca con alertas cuando
esos proyectos requieren su continuación en sucesivos días o en semanas siguientes. Después, separa cada uno de los días de la semana en una hoja. Cada día debe estar fraccionado en horas (y éstas, con huecos suficientes para poder subdividirlas en cuartos). A continuación, anota todas las acciones en sus respectivos huecos, destacando el tiempo previsto para hacerla. Es importante que cada acción tenga un apartado de observaciones, donde podrás apuntar todos aquellos aspectos relacionados con esa tarea, por ejemplo, ‘he ganado dos minutos’, ‘he necesitado tres minutos más’, ‘me ha interrumpido un compañero’, ‘buscar antes el informe de presupuestos’ o ‘el cliente XYZ no estaba en la oficina; llamar a las 13 horas’.

Una alerta tecnológica me avisa que...

Además de tener nuestra lista de tareas del día a día en papel y en el ordenador de la oficina, es conveniente tener otra agenda electrónica portátil para llevar siempre contigo y tenerla actualizada. Puedes activar alertas que te avisen de que quedan X días para entregar un informe o no olvidar que tal día tienes que hacer algo.

¿Cuánto tiempo reservo para...?

A la hora de repartir los tiempos en tu jornada laboral para cada una de las tareas, ten en cuenta –dependiendo de su importancia y urgencia– no saturarte e intentar compensar las mañanas con las tardes y unos días con otros, sobre todo, para no tener franjas horarias o días de actividad frenética y otras de excesiva relajación.

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Para elaborar nuestra tabla de tiempos, las actividades planeadas ocuparían un 60%; las tareas inesperadas (perturbaciones, imprevistos...), un 20%, y las espontáneas y sociales (tiempo para la creatividad, para organizarse...), el otro 20%”. Serecomienda ser más bien pesimista que optimista a la hora de calcular y asignar cuánto tiempo te va a llevar hacer determinada tarea. Porque si te muestras optimista y, a medida que trabajas sobre ella, surgen dudas sobre si tendrás tiempo, lo único que conseguirás será impacientarte y preocuparte, lo que afectará a tu actividad. Eso sucede porque sólo has tenido en cuenta el tiempo real de trabajo de esa tarea y no el tiempo necesario para prepararla, reflexionar, comprobar y revisar. Un ejercicio muy práctico (un gráfico de registro de tiempos) es que pruebes durante una semana el grado de aciertos y fallos de tiempo que has tenido en tu lista de tareas ‘a realizar’. En base a ella, fija una hora de inicio de cada actividad, así como el tiempo (en minutos) que calculas vas a necesitar para hacerlas. A medida que vayas acabándolas, anota en tu registro de tiempos, cuánto has necesitado realmente para terminarla y qué ha sucedido durante ese tiempo, por ejemplo, si has recibido varias llamadas, si se ha ‘colgado’ el ordenador, si te faltaban datos para un informe, etc. Comprobarás que el tiempo real empleado será, en la mayoría de las tareas, mayor que el que habías calculado. Este ejercicio te permitirá auditar los plazos y saber qué cosas te han retrasado y qué aspectos debes mejorar en tu gestión diaria.

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Esto ya lo he hecho y ahora toca...

Es muy importante revisar de forma exhaustiva cada semana nuestra lista de proyectos activos para saber qué cosas hemos hecho y poder añadir otras nuevas. Normalmente, es bueno reservar un par de horas seguidas a la semana (suele ser un buen momento la tarde del viernes que es menos productiva para hacer tareas intensas) y echar un vistazo atrás sobre lo que ha sucedido en toda la semana y recopilar toda la información que afecta a esos proyectos activos y de qué manera han modificado su estado y su grado de avance. Con el tiempo y la experiencia, comprobarás que te bastará con unos minutos para revisar lo que has hecho, así como los cambios a los que has tenido que someter a tus proyectos. Debes tener presente que, aunque hayas diseñado el mejor sistema del mundo para gestionar tu tiempo, tus proyectos y/o tareas pueden sufrir modificaciones al verse afectadas por factores externos a ti. No te preocupes. La clave es estar preparado. Por eso es importante no sobrecargar los días de tareas, lo que te permitirá recolocar aquellas que han saltado de día o semana y buscarles un hueco, siempre que sean prioritarias para la consecución del objetivo previamente marcado.

¿Qué es más prioritario, lo importante o lo urgente?

Establecer esta distinción es fundamental para no perder tiempo en hacer cosas secundarias. Lo lógico sería hacer primero las importantes, clasificadas así porque de ellas depende el cumplimiento de un objetivo fijado con antelación, y después lo urgente, ya que pueden existir tareas consideradas como tales que únicamente lo sean para terceras personas, pero no para ti.
 En ese sentido, debes establecer un término medio entre lo importante y lo urgente. Por ejemplo, se recomienda diseñar un cuadrado dividido en nueve casillas. En la fila superior debes anotar (de izquierda a derecha) las
 tareas prioritarias por orden
 de urgencia: la A sería ‘Hacer ya’; la B, ‘Hacer pronto’, y la C, ‘Puede esperar’. Y en la columna de la izquierda (y de arriba hacia abajo), el valor de la tarea: el 1 correspondería a ‘Alto’; el 2, ‘Medio’, y el 3, ‘Bajo’.

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Según este experto, las actividades en las que siempre conviene trabajar son, sin importar de qué tipo son, aquellas que irían colocadas en la casilla 1A, ya que no sólo se trata de que sean importantes, sino que también sean urgentes. Y las cuestiones de bajo rendimiento (es decir, valor) y de poca urgencia son aquellas en las que nunca deberías trabajar mientras tengas alguna otra cosa que hacer y se corresponden con la casilla 3C. Muchas personas tienen problemas con las actividades de la casilla 1C que, siendo valiosas para ellas, no son urgentes. Se desprecian esas tareas porque marcan las prioridades atendiendo al grado de urgencia de las cuestiones, sin considerar el rendimiento, es decir, el valor.

¡Y ahora a empezar a gestionar mi tiempo!

Una vez que hayas diseñado y completado correctamente tu lista de proyectos activos y tu agenda diaria o lista de tareas ‘para hacer’, sólo necesitarás un par de segundos para revisar lo que tendrás que hacer cada día y en cada momento.

La revisión más frecuente es la del calendario diario –es decir, tu dietario semanal con los siete días de la semana–, lo que te permitirá hacerte una idea de lo que debes hacer. Una vez que hayas revisado todas las obligaciones, clasificadas por hora y por día, y tengas a mano todo lo necesario para cada una de ellas (es decir, informes, datos de un cliente, presupuestos, etc.), dedícale unos segundos a leer cada una de las tareas. En ese sentido, cuando llegues por la mañana al trabajo, échale un vistazo rápido al calendario semanal y luego al día en cuestión. Después, lee la primera tarea y échale otro vistazo a la siguiente –aunque no la vayas a hacer en ese momento– para hacerte a la idea de lo que tendrás que hacer una vez que hayas acabado la primera. Sigue este proceso a lo largo
 de toda tu jornada. A medida que pase el tiempo y ganes en experiencia, comprobarás que cada día necesitarás ver con menos frecuencia tu dietario semanal, porque conocerás al detalle cada uno de tus proyectos activos. Lo mismo ocurrirá con tu lista de tareas diarias.

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