¿Sabes qué es (y para qué sirve) una factura proforma?

Una factura proforma es meramente un documento informativo sin validez fiscal. Se utiliza habitualmente en el comercio internacional, aunque tiene otros usos.

Qué es y para qué se utiliza

La factura proforma contiene los detalles que, posteriormente, se incluirán en la factura definitiva que será la que finalmente tenga validez fiscal. La emite generalmente el proveedor, bien por iniciativa propia, bien por solicitud del cliente, con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información necesaria antes de concluir la operación de compra.

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Se trata de un modelo de factura bastante particular dada su naturaleza legal y comercial y por carecer de validez fiscal y contable. Hay quien compara la factura proforma a un presupuesto y la recomienda por ser muy útil para que el comprador confirme sus datos y la operación de venta.

Las facturas proforma se utilizan habitualmente en el comercio internacional “para obtener las licencias de importación, para la realización de algunas operaciones como el leasing o para el envío de muestras comerciales”, especifican en la empresa de software de gestión y control de negocio para autónomos y empresas Cuéntica.

Según éstos la factura proforma “es un documento que detalla una oferta comercial, indicando la forma exacta que tendrá la factura que finalmente se emitirá tras la venta o el suministro cuando realmente se haya producido”. Asimismo, conviene recordar que, antes que emitir esta especie de borrador de factura, deberás obtener el visto bueno del cliente a un presupuesto que le habrás mandado con antelación.

Destacar también que estas facturas no forman parte de la contabilidad de la empresa y que no es aplicable aquí el derecho a la recuperación del IVA ingresado a Hacienda de aquellas facturas a clientes en concurso de acreedores.

Campos obligatorios

En cuanto a los campos obligatorios que deberá contener una factura proforma están:

-Fecha de emisión de la factura.
-Datos del proveedor: NIF, nombre comercial, razón social, datos de contacto, dirección e IVA comunitario si procede.
-Datos del cliente: lo mismo que en el caso anterior.
-Descripción de los productos/servicios.
-Precio unitario de los productos/servicios.
-Precio total de la factura proforma.
-Divisa empleada en la operación.
-Gastos aplicables.

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Deberás también incluir un texto especificando que se trata de una factura proforma y debe catalogarse con otra serie numérica distinta a las facturas ordinarias. También puede hacerse sin numeración.

¿Cuándo te interesa recurrir a ella?

Según FacturaDirecta interesa recurrir a este modelo de facturas para “informar a tus clientes de los detalles de una futura factura definitiva. Si tu cliente da como bueno el contenido de la factura proforma, ya la puedes convertir en una factura definitiva”.

Por su parte, en Quipu entienden que “el momento más común para entregar una factura proforma se produce cuando el servicio que prestaremos ya ha sido acordado con el cliente, o cuando el cliente ya nos haya realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía”.

Otro caso en el que puede interesar realizar un modelo proforma, “se produce cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor que se deberá pagar”.

Finalmente, otro supuesto en el que puede resultar útil es en el caso de haber solicitado alguna subvención o financiación aprovechándola como justificante y compromiso de una inversión a realizar dado que, aunque no tiene validez fiscal, sí acredita que ha habido indicio de actividad.

Convertir una factura proforma en ordinaria

Existen numerosas empresas que ofrecen softwares de gestión que permiten convertir esa factura proforma, una vez obtenido el consentimiento del clientes, en una factura ordinaria. Llegado este punto, lo principal que debe tenerse en cuenta es que las proforma nunca deberán interponerse ni perturbar la contabilidad real de la empresa.

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