Decálogo sencillo y práctico para que la digitalización de tu empresa no se te atragante

Sage ayuda a sentar las bases de un proceso que puede reportar muchos beneficios a las pymes en materia de productividad y ahorro de tiempo y costes

Hace tiempo que la digitalización de los negocios es un proceso irrenunciable para las empresas españolas. A menudo, escuchamos en los grandes foros económicos a los expertos y grandes líderes empresariales hablar de la importancia de introducir los procesos digitales en el día a día de las empresas, de que nos encontramos en un punto de no retorno, del ahora o nunca, pero… ¿saben, realmente, los líderes que tradicionalmente acuden a estos foros cómo perciben las pymes la digitalización? ¿Cómo ven el proceso de cambio y de adaptación?", plantea Luis Pardo, CEO y consejero delegado de Sage Iberia.

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Para que las pymes españolas, el 99% de nuestro tejido empresarial, aborden con éxito su camino hacia la digitalización hay que –sostiene este experto–, en primer lugar, escucharlas, conocer la realidad de su día a día y lo más importante, hablar su mismo idioma. "Porque a día de hoy, aunque parezca mentira, las pymes y autónomos tienen muchas dudas sobre por dónde empezar y qué pasos dar para hacer efectiva, de la forma correcta, esta transformación".

Sage, que lleva más de 40 años ayudando a las pymes a mejorar sus negocios a través de la tecnología, y a raíz de los últimos datos extraídos de la Radiografía de la Pyme 2018, que indican que solo el 3% de las pymes reconoce la digitalización como un proceso clave para el crecimiento y mejora del negocio, ha elaborado un decálogo, sencillo y práctico, que ayuda a sentar las bases de un proceso que, realizado de forma efectiva, puede reportar muchos beneficios a las empresas, sobre todo, a las más pequeñas, por las ventajas en materia de aumento de productividad y ahorro de tiempo y costes que conlleva.

1. Crear una cultura de innovación

"La innovación es una consecuencia natural de la transformación digital, cuyo objetivo no es sólo implementar tecnología, sino construir organizaciones innovadoras capaces de romper paradigmas. Es importante crear una cultura de innovación en la compañía que asegure quick wins (o ganancias rápidas) en los seis primeros meses y que acredite el aprovechamiento del potencial digital. Además, hay que premiar la innovación en los empleados. Para ello, la innovación debe responder a un proceso estructurado y continuado y fomentarse en un ambiente de confianza en el que la creatividad y las ideas fluyan, se escuchen activamente y se lleven a la práctica".

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2. Impulsar una visión digital

"En España, según un estudio de Capgemeni, sólo el 5% de los altos directivos considera que la cultura de su organización es digital y, en el caso de los empleados, la cifra es un 0%. Son porcentajes muy pesimistas, más si se comparan con los datos de otros países de nuestro entorno como Reino Unido (un 63% y un 53%, respectivamente). Además, el 65% de las empresas están consideradas como 'lentas' en la carrera cultural digital y el 35% son 'seguidoras' del cambio, pero ninguna consigue el apelativo de 'adelantada'. Desarrollar una visión digital en la empresa significa construir un entorno de colaboración, de innovación y experimentación, tener una cultura abierta, contar con trabajadores con habilidades y mentalidad digital, usar los datos para fundamentar las decisiones, estar orientado al cliente, ser sostenible o tener proyectos de RSC y ser una empresa ágil y flexible. Todos estos detalles, aplicados a la empresa, son los que consiguen verdaderamente avanzar en el proceso de digitalización y modernización".

3. Liderazgo digital

"Es imprescindible que, al menos, un 20% de un comité de dirección tenga experiencia en negocio digital para poder alcanzar el exigido cambio de mentalidad corporativo. Con el ejercicio de un liderazgo digital que entienda las exigencias del nuevo entorno empresarial y qué significa ser y pensar en digital, el proceso de cambio se logrará de forma exitosa. Por otra parte, el equipo de dirección debe comunicar el cambio con transparencia, infundiendo la confianza y la seguridad de que la digitalización se traduce en crecimiento corporativo y profesional, a nivel individual".

4. Estrategia y plan

"La transformación digital no puede dejarse a la improvisación, pero las cifras no son muy alentadoras, y es que menos del 20% de las pymes y microempresas cuenta con un plan estratégico de digitalización. A nivel económico, la estrategia y el plan de negocio debe contemplar el apartado digital con una inversión de, al menos, el 5% de las ventas, excluyendo las inversiones en hardware. Un proceso de transformación digital empresarial es una inversión a medio y largo plazo que debe responder, siempre, a un plan estratégico con un presupuesto asignado y alineado con los objetivos corporativos. La rentabilidad de cambiar el modelo de negocio se traduce en una optimización de procesos que puede reducir los costes hasta un 20% en las funciones operativas".

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5. Situar al cliente en el corazón de la transformación digital

"La economía digital convierte a las empresas en cliente-céntricas, ya que éste tiene voz y voto en lo que pasa dentro de ellas. El cliente debe ser el elemento cultural unificador que impulse las decisiones fundamentales de digitalización. El impacto de la digitalización de los clientes es muy positivo: las empresas españolas que apuestan por transformar su negocio registran un incremento en sus ventas del 39% y un 80% ha mejorado su competitividad en el mercado, según un estudio de CA Technologies. Además, según McKinsey, el incremento de la productividad puede alcanzar el 20% a nivel global de la compañía".

6. Invertir en formación

"La experiencia y el conocimiento que tienen los trabajadores es esencial para el correcto funcionamiento de la empresa. Sin embargo, el 69% de esos trabajadores no dispone de las habilidades digitales necesarias para llevar a cabo los cambios que requiere la digitalización. La formación de los empleados, considerada el segundo freno a la digitalización de las pymes, es una herramienta esencial para que los empleados veteranos reciclen su conocimiento y a la vez la empresa retenga su valioso expertise en la organización. Esto se traduce en un aumento de la productividad y el compromiso. La inversión en formación debe hacerse a todos los niveles jerárquicos y ésta debe estar adecuada a sus responsabilidades y desempeño laboral. El CEO y/o director general debe realizar la formación junto al comité de dirección y los equipos de trabajo".

7. Contratar talento digital y crear equipos multidisciplinares

"El 79% de las pymes va a necesitar ayuda externa para la puesta en marcha de la digitalización del negocio. Por ello, contratar talento digital es un paso estratégico, y necesario, para abordar dicho proceso con garantías de éxito. Las organizaciones deben identificar sus necesidades de negocio (ecommerce, marketing digital, big data, etc.) para definir cuál es el perfil idóneo para cumplir con las expectativas de crecimiento. El 30% de las organizaciones que invierte en captar talento digital, adquiere una mayor fuente de ventaja competitiva por su capacidad de explotar de forma creativa las tecnologías digitales a su alcance, según Gartner".

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8. Dar más poder a los colaboradores

"El aumento de productividad del empleado se traduce en un incremento del 12% de la rentabilidad de la compañía, en un aumento de la eficiencia en los procesos del 29% y en la gestión en un 19%. La digitalización debe implicar a todas las personas que componen una organización como verdadero motor del cambio. El aprendizaje e interiorización de competencias digitales y la automatización de procesos permite reducir en un 16% el tiempo destinado a tareas repetitivas e invertirlo en labores con alto valor añadido e intelectual".

9. Cuidar los datos y cumplir el RGPD

"Las pequeñas y medianas empresas son presa fácil a la hora de recibir ciberataques. Los datos son el activo más valioso de las empresas, pero hay que saber almacenarlos, gestionarlos y protegerlos. Los gastos y multas asociados con los delitos cibernéticos afectan a todas las empresas por igual, independientemente de su tamaño. Con la entrada en vigor en mayo de 2018 del RGPD, la multa puede alcanzar el 4% del volumen de negocio anual o los 20 millones de euros para las organizaciones que incumplan con la normativa. Los costes de un ciberataque son muy altos en términos económicos y de reputación corporativa, y las herramientas preventivas muy asequibles. Los antivirus tradicionales son necesarios, pero no suficientes, hay que complementarlos con una concienciación corporativa de la importancia de la ciberseguridad y establecer protocolos internos de seguridad".

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10. Analizar y utilizar los datos

"El big data es el concepto más representativo de la sociedad de la información. Las compañías recolectan, almacenan, procesan e intercambian datos, pero el uso efectivo del big data sólo se da en un 4,7% de las compañías según la Fundación Telefónica. El reducido porcentaje denota el reto operacional que supone para las pymes convertir los datos brutos que manejan en información de valor corporativo. El 66% de las empresas que introduce el data analytics en su estrategia digital experimenta un beneficio de, como mínimo, el 15% de sus beneficios según un informe de Forbes Insights y EY".

A modo de conclusión, subraya Pardo, "llama la atención que las pymes no perciban el proceso de digitalización como una cuestión prioritaria para sus negocios. La rentabilidad del negocio, la captación de clientes o los costes laborales se posicionan como cuestiones prioritarias, y es importante que se empiece a tomar conciencia de que una de las claves para conducir estos factores es, precisamente, la transformación digital de las empresas".

Según datos de la Radiografía de la Pyme 2018 de Sage, "un 69% reconoce que no dispone de personal con habilidades digitales y sólo un 19% tiene un plan establecido para abordar el proceso de digitalización. En consecuencia, nos encontramos frente a un paradigma marcado por la incertidumbre, ya que un 25% de las pymes no sabe a dónde va a ir la inversión en digitalización. El desconocimiento con respecto a las oportunidades y riesgos de la transformación digital es directamente proporcional a las ventajas que conlleva para los negocios. Nuestras pymes ya dieron el salto a la informática en la década de los noventa. Ahora, es el momento de dar un nuevo salto y apostar por la digitalización para transformar el negocio y hacerlo más competitivo. Estamos a tiempo", asegura Pardo.

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