Adiós a la caja B de los autónomos y los pequeños comercios

Desde el pasado 11 de octubre está prohibido el uso de lo que se conoce como software de doble uso. Su tenencia puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros y el uso de los mismos una multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se haya cometido la infracción.

Autónomos y la caja B

Dentro del marco de la Ley 11/2021 de prevención del fraude fiscal se incluye la prohibición de lo que se conoce como software de doble uso. Se trata de programas informáticos que permiten a empresarios y autónomos llevar una doble contabilidad y ocultar parte de sus datos y de facturación al objeto que reducir el pago de impuestos al fisco. 

Su uso, obviamente, nunca ha sido lícito pero tampoco existía control suficiente ni estaba sancionado tener uno de estos programas. La sanción requería comprobar el uso efectivo de los mismos. Ahora, Hacienda ataja el problema de raíz y prohibe la tenencia de programas de este tipo de softwares con sanciones de 50.000 euros y hasta 150.000 para los fabricantes y usuarios.

La nueva ley exige “que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de operaciones”. Así pues, “todos los sistemas informáticos empleados para la contabilidad de empresas y negocios tendrán que contar con una certificación del Ministerio de Hacienda”.

Según el Ministerio de Hacienda, el uso de este software habría podido causar pérdidas multimillonarias en ingresos públicos. La Agencia Tributaria ha calculado que las empresas han ocultado alrededor de 200.000 millones de euros a través de la utilización de estos programas y ha dejado de recaudar 60.000 millones de euros anuales en impuestos, según los Técnicos del Ministerio de Hacienda (Gestha) https://www.gestha.es/. 

El colectivo de técnicos llevaba un tiempo reivindicando la prohibición de estos programas informáticos que muchas empresas y autónomos adoptaron con la digitalización para llevar la contabillidad. A estos les chocaba que gran parte del colectivo de los autónomos declarasen ingresos anuales de entre 8.000 y 12.000 euros inferiores a los que declaran los asalariados y pensionista.

Cómo funcionan

“Incluso, los más avanzados, llegan a emitir tickets por el importe íntegro de una compra, pero hacen que la misma no quede reflejada en la contabilidad oficial. Así, incluso el cliente podría estar haciendo un pago en B sin saberlo”, explicaban desde el Colegio Oficial de Titulares Mercantiles y Empresariales de Valencia.

Según AyudaT Pymes “el software emite un ticket a gusto del usuario con el importe íntegro de la compra sin que el ingreso quede reflejado en la contabilidad principal de la empresa, o un ticket parcial reflejando solo una parte de la venta, según necesite el dueño del negocio que es el único que puede eliminar los datos ocultos. Y claro, como se hace automáticamente, los empleados pueden estar cobrando y los clientes pagando ‘en negro’ sin saberlo”. 

Así, el fraude se puede realizar no picando determinadas ventas en efectivo en la caja registradora o desviándolas a una segunda caja fuera de la contabilidad oficial dependiendo del interés del usuario por evadir impuestos como IVA y Sociedades.

Para que ser catalogado como programa de doble uso debe poder realizar algunas de las siguientes operaciones: llevar contabilidades distintas entre sí, ocultar o alterar transacciones realizadas total o parcialmente o registrar otras diferentes a las anotadas, no cumplir con los requisitos técnicos para garantizar la integridad de los registros o no estar certificado según lo acorde a la ley.

Los programas por los que pueden multarte

Son dos los tipos de programas que se venían utilizando para la doble contabilidad:

Phantomware: un software oculto instalado en el TPV del comercio o empresa y al que se puede acceder pulsando un botón o introduciendo una combinación de teclas. No suele incluir una referencia explícita a su uso en el manual del terminal. 

Zapper: es un programa externo al TPV y se almacena en dispositivos extraíbles como un CD o una llave USB, lo que hace más difícil su detección al no estar instalado en el propio aparato.

Estas aplicaciones, que llegaron con la sustitución de las cajas registradoras por TPVs allá por los 80, tienen un funcionamiento tan sencillo y te permiten cuadrar las cuentas dejando ocultos determinados cobros.

La prohibición atañe también a los fabricantes, vendedores y distribuidores de estos programas de contabilidad con sanciones de hasta 150.000 euros por cada año que los hayan fabricado, vendido o distribuido. Queda pendiente, no obstante, que Hacienda especifique cuáles son los requisitos técnicos que deben cumplir estos programas y sistemas informáticos para la certificación ni se conoce, aún, el posible desarrollo reglamentario de esta Norma.

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