Las empresas, las marcas, la maquinaria industrial, la publicidad… El mundo de la economía en su sentido más amplio influye decisivamente en la vida de las personas y, en consecuencia, de su cultura y su historia. Con el paso del tiempo, todo este patrimonio corre el riesgo de perderse. Y, para que no caiga en el olvido, muchas empresas han puesto en marcha museos corporativos.
Pero no hay que ver los museos de empresa como simples caprichos nostálgicos de sus empresarios fundadores. Aunque en muchos casos sí que lo sean. Ni tampoco únicamente como un lujo o una exhibición de poderío de las grandes empresas. Además de todo ello, estas instituciones pueden tener un papel de cierta relevancia en el marketing de las compañías. ¿El beneficio? Sobre todo, la mejora de la imagen de la empresa.
Un museo puede ser una manera diferente de desarrollar una imagen corporativa o un sistema de publicidad diferente que relaciona empresa y cultura. Es también una manera de estar presente en la sociedad y una la base para diseñar campañas con las que potenciar el prestigio y la imagen de nuestra empresa.
El error radica en identificar estos espacios como productos culturales, en vez de enfocarlos bajo una óptica exclusivamente de marketing. Los museos de empresa no abarcan un público minoritario, sino que con una buena estrategia de marketing, pueden llegar al público en general y a todos los grupos políticos, sociales y económicos.
Organizar el museo
Los museos corporativos no son patrimonio exclusivo de las grandes empresas. Las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar al máximo sus beneficios con una gestión adecuada y una correcta organización.
El museo de empresa es una importante herramienta de comunicación. Todas las formas de explotación, desde las Relaciones Públicas a las promociones, serán válidas para captar al potencial cliente que puede atraer un museo, que es mucho más amplio de lo que parecer a simple vista.
Para organizar un museo de estas características hay que tener en cuenta varios factores:
Requisitos legales. Lo más normal es que se configure jurídicamente como una fundación sin ánimo de lucro. De este modo se conjugan los beneficios fiscales del promotor con una buena intencionalidad en los fines.
Perfil del personal. Para dirigir museos se tiende a buscar personas con una doble preparación, con conocimientos científicos sobre las colecciones pero que, a su vez, tengan estudios o formación en el terreno de la gestión y organización empresarial. Otros opinan, en cambio, que se debe adoptar el modelo de doble dirección, es decir, que exista un director científico y otro económico dedicado a asuntos administrativos y de gestión.
Creo que el máximo responsable del museo debe tener una visión comercial y de marketing. Las responsabilidades del resto de los empleados deben quedar recogidas en el Manual Operativo de Bienvenida. Todos tienen que estar preparados: desde el máximo responsable hasta el personal de limpieza. Está comprobado que, a pesar de no ser su función, este último representa un importante punto de información para los visitantes.
Un presupuesto muy variable. La inversión inicial para crear un museo de empresa dependerá de muchos factores como el suelo, el proyecto, la construcción y la calidad de los materiales y medios empleados (sobre todo iluminación, seguridad, personal, etcétera. Por tanto, no hay un presupuesto tipo. Los hay que precisan una elevada inversión (entre 1.200.000 y 6.010.000 euros). Otros, más modestos pero de una gran eficacia, pueden ser viables a partir de 60.000 euros. En cualquier caso, el museo debe considerarse como una partida dentro del presupuesto de marketing.
En algunas ocasiones, la falta de presupuesto y/o de espacio físico ha llevado a muchos museos a no pasar de ser un proyecto.
Espacio físico. Lo ideal es que el espacio se adapte a las piezas y no al revés. Lo normal sería que se supiera de antemano las colecciones que se van a albergar y se adaptaran lo máximo posible las condiciones técnicas, sobre todo lo que concierne a las medidas de control climático y condiciones de seguridad de salas y almacenes. Los sistemas de acceso también son primordiales, tanto para las obras como para el público. Hay que facilitar el acceso a todo tipo de visitantes: personas mayores o discapacitadas. Además conviene utilizar muelles de carga y descarga que permitan la manipulación de las pieza sin riesgos.
Búsqueda de piezas. El Museo de la empresa debe proveerse de fondos, obteniendo objetos apropiados para su exposición. Existen dos tipos de piezas: las internas (las que aporta la propia empresa) y las externas (se buscan a nivel nacional e internacional). A la hora de realizar la búsqueda de piezas es importante remontarse a los orígenes y proporcionar información histórica del sector al que pertenece la empresa.
Para la incorporación de piezas debe existir un guión seriamente elaborado, un hilo conductor que se dividirá en diferentes secciones según el criterio de los responsables (cronológicas, temáticas, autores, etcétera). Ha de ser un esquema claro y completo, pero no cerrado. Ha de estar siempre abierto a la incorporación de nuevas piezas que pueden ser localizadas por un equipo científico.
Formas de catalogación. Una catalogación, debe aportar cualquier referencia de interés para su inclusión en la colección y para futuras investigaciones. Datos como el origen, las dimensiones, la autoría de las piezas, el material o el estado de conservación, deben constar al detalle en un fichero y ser canalizadas con una hábil gestión para su difusión mediante colección permanente, exposiciones temporales o publicaciones.
Las mejores formas de promocionarlo
Rueda de prensa. Es imprescindible para presentar el museo y es una forma de comunicación para dar a conocer nuevos productos. Además, no sólo se puede utilizar la rueda de prensa para presentar el museo, sino que conviene convocarlas asiduamente como síntoma de actualización.
Entrada gratuita. La gratuidad dependerá considerablemente del sector empresarial, de la ubicación del museo y, sobre todo, de los objetivos que se pretenden conseguir con el museo. Si lo que se pretende es conseguir una amplia visita de clientes, la gratuidad es siempre aconsejable.
Internet. Es importante que el museo esté en la web de la empresa. Se puede aprovechar el museo virtual para mostrar piezas que por falta de espacio no pueden ser expuestas en el museo real.
Visita de clientes. En museos no abiertos al público en general, la visita de clientes con invitación previa es una buena ocasión para dar a conocer nuevos productos, crear foros de discusión, puntos de encuentro…
Visita de estudiantes. Los escolares y estudiantes del sector que visitan el museo hoy pueden convertirse en los clientes o empleados de mañana.
Visitas de personalidades. Invitar a alguna personalidad a la inauguración del museo o a la presentación de un nuevo producto en el mismo atraerá a los medios de comunicación al acto.
