De un tiempo a esta parte no consigues sacar adelante ninguna de las iniciativas que estás proponiendo a tu equipo; has notado que la competencia siempre se te adelanta en las estrategias; has perdido a uno de tus mejores clientes, o misteriosamente ha desaparecido del servidor un proyecto importante… Está claro, no hace falta ser un Sherlok Holmes para intuir que o eres la personificación de la Ley de Murphy o tienes un topo en tu empresa. Y no nos engañemos: en cualquiera de los dos casos el problema es serio.
Según un estudio sobre el fraude empresarial en España, nada menos que un 54% de las empresas españolas consultadas reconoció haber sido víctima de algún tipo de acto deshonesto en el último año. En el 80% o 90% de los casos el culpable es alguien de dentro. Una práctica con un coste económico importantísimo, si bien algunos expertos apuntan que el 90% de los casos no se denuncia.
Esto es debido a que, como ocurre con algunos delitos, se tiende a identificar a la víctima como el culpable y el comentario tan sangrante de ‘será porque se lo merecían’, suele correr de boca en boca de competidores, proveedores y clientes, causando más daño a la empresa que el propio acto. Ni los trabajadores quieren pertenecer a una compañía fraudulenta, ni los clientes estar en ella, ni los inversores aportar capital.
El fraude no tiene por qué ser sólo económico. A la empresa se le puede hacer daño desde múltiples vías, desde las más evidentes, como la estafa, el robo de información o la competencia desleal, hasta las más sibilinas, como la ocultación de datos importantes, el bloqueo de decisiones, los ataques informáticos, etc.
Prevenir mejor que lamentar
No hay que olvidar que el fraude, el sabotaje, el boicot interno tiene en determinados casos un componente emocional altísimo. Por eso, a la hora de prevenirlos, el remedio más efectivo es la transparencia, la motivación y la fidelización del empleado. Pero también hay algunas prácticas forenses que debes poner en práctica:
Protocolariza las cuestiones claves. Establece por escrito quién se encarga de qué y quién tiene autorización para qué. Selecciona muy bien a quién concedes privilegios y password, y establece un vínculo constante con ellos.
Protege la información. Las empresas tienen una total dependencia de la tecnología y, al igual que protegemos la oficina con cámaras y alarmas, es necesario proteger la información sensible. Es necesario que esté encriptada y controlar el acceso a la información a través de privilegios e identificación de las personas que entran”. Otra estrategia que propone este experto es crear zonas desmilitarizadas, es decir, áreas de información incorrectas que corten el interés del intruso y nos ayuden a detectar si alguien la está manejando incorrectamente.
Establecer controles cruzados. Es la mejor manera de controlar el fraude más activo. Consiste en crear dos organismos de supervisión diferentes para cada operación importante: que el pago sea supervisado a la vez por el departamento financiero y por el de compras, por ejemplo.
Herramientas antifraude. Es una medida que en España no está bien vista pero que desde que se puso en práctica en las empresas norteamericanas han conseguido frenar muchos casos. No se trata de favorecer el cotilleo o el chivatazo sin más, existe una arquitectura perfectamente procedimentada que está desarrollada de forma muy científica para evitar las posibilidades de vendetta y la mala imagen. Es lo que los anglosajones llaman whisper blow (soplo en susurros) y se basa un poco en la filosofía de eliminar la manzana podrida para que no contagie al resto del cesto.
Haz auditorías. Pueden ser externas o internas. No es necesario llevarlo a un nivel alto, basta con obligarse a hacer una revisión semanal o quincenal de los departamentos más sensibles. Como insiste el consultor Jean Marc Martínez, “no te quedes a la espera, inspecciona continuamente tus cuentas y los movimientos más importantes para detectar cualquier descuadre”
¿Cómo pillar al traidor?
Pon trampas
Deja informaciones incorrectas en sitios estratégicos o, si sospechas de alguien de tu equipo comercial, habla con los clientes de más confianza y envíale allí para que les visite. “El defraudador tiende a confiarse con el tiempo y acaba cometiendo el error de creer que puede seguir actuando impúnemente de forma indefinida y ahí es cuando baja la guardia”, recuerda el detective especializadoi Juan Carlos Arias.
Reúne pruebas
Aplica la tecnología forense. Ya sabemos que tuvo lugar el fraude, así que lo que hay que hacer es ir siempre hacia atrás y buscar los registros y los datos que se han borrado, porque es importante reconstruir y recuperar la información cuanto antes.
Crea un espejo
El consultor Pablo González propone la estrategia de crear un trabajador a imagen y semejanza de aquel que consideres que te está fallando. “Se trata de evitar que el departamento se vea afectado por la marcha del elemento discordante”.
Saca tarjeta amarilla
El experto Jean Marc Martínez sugiere que antes del despido abordes abiertamente con el sospechoso una charla amistosa y en un ambiente tranquilo. Plantéale que estás notando cambios en su actitud, pregúntale si tiene algún problema, pero no le avises de que sospechas de él ni le amenaces con el despido en un futuro, porque entonces puede hacer mucho daño antes de irse. Cuando se trata de problemas de obstaculización, intenta averiguar por qué no avanza y, si es porque no puede, ofrécele los medios para ayudarle.”
Saca tarjeta roja
Si las pruebas son concluyentes, actúa con contundencia. Despide al trabajador desleal de forma inmediata, no le dejes que se acerque sólo a su ordenador y exige que te entregue tanto su móvil como su portátil o cualquier otro dispositivo en el instante. Intenta negociar con él una salida silenciosa de cara al mercado, pero deja claro de puertas hacia dentro de que esas actitudes no se consienten en la compañía. Y si el delito es grave o puede poner en peligro la estabilidad de la compañía, denuncia por la vía penal. Reúne todas las pruebas mercantiles que tengas pero no lo lleves por lo laboral.
