Todo el mundo está obligado a emitir facturas. Salvo los trabajadores asalariados y, claro está, estudiantes, pensionistas y otros que no realizan actividades laborales. Lo que es obvio es que un empresario o autónomo están obligados, por ley, a emitir facturas para percibir ingresos de su actividad.
En este sentido, cualquier emprendedor se enfrenta tarde o temprano a una pregunta muy práctica: ¿cómo hacer facturas?
Pero antes convendría empezar por algo básico que la propia Agencia Tributaria, sin ir más lejos, olvida definir: ¿Qué es una factura?
Qué es una factura
Para entender el significado de una palabra siempre es bueno acudir a su etimología.
La palabra “factura” viene del latín y significa “hechura”. La primera definición que aparece en el diccionario de la RAE es “acción y efecto de hacer”, por lo que la palabra “factura” remite a algo hecho y acabado.
En la actualidad, llamamos factura a un documento de carácter mercantil que muestra la información de una operación de compraventa de un bien o servicio.
La definición y la palabra son importantes, pues para que una factura tenga validez como tal ha de llevar el nombre de factura.
¿Pero es suficiente con llamarlo factura para que un documento pase como tal?
Qué debe contener una factura
Está claro que para que una factura tenga validez legal no basta con llamarlo factura.
El documento ha de responder a los requisitos de facturación que en España define un real decreto de 2012.
Así que para hacer una factura que tenga validez legal ésta ha contener la siguiente información:
• “Factura”. El documento ha de señalar, explícitamente, que se trata de una factura. Con situar la palabra “Factura” en el encabezado de la información es suficiente.
• Número de factura. La numeración ha de ser correlativa. Recuerda que Hacienda no acepta saltos en la numeración.
• Fecha de expedición y de las operaciones (sólo si se trata de un fecha distinta a la de expedición).
• Nombre y apellidos (o razón social completa), NIF y dirección postal de tu cliente así como del emisor, es decir, tú.
• Descripción de las operaciones. Hay que detallar los productos o servicios de la operación, su cantidad, su precio unitario antes de impuestos y, si es necesario, el descuento.
• Los impuestos aplicados a las operaciones (el IVA y/o IRPF), el porcentaje que se aplica y el importe resultante. Si la operación está exenta de IVA, has de señalarlo.
Tipos de factura
A menudo llaman clientes para preguntarnos si Debitoor puede hacer facturas rectificativas, facturas electrónicas o, simplemente, para preguntarnos qué es eso de una factura proforma y que ellos sólo quieren hacer facturas y punto.
El mundo de las facturas confunde, especialmente, cuando se está empezando. Pero la tipología no es caprichosa, aunque quizá podría ser más sencilla.
La Agencia Tributaria distingue entre factura simplificada y factura completa. La segunda ha de contener los contenidos señalados más arriba.
La primera – o factura simplificada – es una versión reducida, que sólo se puede emitir bajo unos supuestos claramente definidos por la Agencia Tributaria (que la factura, por ejemplo, no supere los 400 euros con IVA incluido).
Más allá de esta sencilla clasificación también se conoce como factura otros tipos de documentos mercantiles (factura rectificativa, factura recapitulativa, factura proforma, etc.). Pero de estas ya nos ocuparemos en otro momento.
Recomendaciones para hacer facturas
Hoy en día se pueden hacer facturas de una forma sencilla y automática. Un buen programa de facturación tiene en cuenta los requisitos de la normativa fiscal.
Para los más nostálgicos siempre quedará Word y Excel. En cualquier lugar encontrarás plantillas que te ahorrarán el trabajo de empezar de cero, aunque eso no te librará de un mayor trabajo y mayor déficit de orden y organización.
