James McGrath, experto en creación de empresas y liderazgo, ofrece catorce pasos para conseguir presentaciones más eficaces en su bestseller El pequeño libro de las grandes preguntas del management (Alienta Editorial, 2015):
1. «Identifica el propósito y la función de la presentación. Anótalos y tenlos siempre presentes durante tu fase de planificación y preparación».
2. «Infórmate siempre sobre tu público: quién asistirá, cuántos será, qué saben sobre el tema de la presentación, etc. Usa esta información para determinar el nivel de tu presentación».
3. «El tiempo que tengas para hacer la presentación determinará tanto su estructura como su contenido. Evita el exceso de detalles. Recuerda que las presentaciones tratan de ofrecer una visión general de los puntos clave, no de explorar las minucias de un asunto. Incluye las partes detalladas en las hojas impresas que repartas entre los asistentes».
4. «Piensa en tu presentación como en una función en tres actos. En el primero (la introducción) establece el contexto y enumera el contenido de la presentación. El segundo acto es el cuerpo principal de tu presentación. En el tercer acto (la conclusión) resume lo que has dicho a tu público.
5. «Nunca empieces una presentación con una broma. Si sale mal te vas a sentir fatal. Cualquier toque de humor que uses debe aparecer de forma natural en el tema del que hablas o en tu interacción con el público».
6. «Durante la introduccion, comenta que responderás a las preguntas al final. Eso te permite controlar el tiempo que dedicas a hacerlo».
7. «Cronométrate mientras practicas tu presentación».
8. «No te excedas del tiempo que te han marcado».
9. «Habla con claridad. No murmures y muestra entusiasmo. Baja la velocidad aproximadamente en un 10% con respecto de tu ritmo de habla habitual. Si quieres subrayar un punto haz una breve pausa después de enunciarlo».
10. «El público está cansado del poowerpoint. Utiliza fotos, videos o incluso objetos físicos para apoyar tu presentación».
11. «Si necesitas material específico para tu presentación, asegúrate de que está disponible y que funciona»:
12. «No leas nunca de un guión«.
13. «Establece regularmente contacto visual con el público y observa su lenguaje corporal y expresiones faciales. Si te parecen perdidos o confusos en algún momento reformula y repite lo que crees que no han entendido».
14. «Al final, siempre da las gracias al público y no te olvides de preguntarles si tienen alguna duda».
