Ocho de cada diez efectivos de la Agencia Tributaria tienen la lupa puesta en el autónomo y el pequeño empresario. Una estadística que permite asegurar que, al menos, una vez en la vida tú serás el protagonista indeseado de sus pesquisas. La inspección de Hacienda es una situación para la que debes estar preparado. Las razones por las que estos colectivos son objeto de una mayor presión fiscal no son confesadas abiertamente por casi nadie. Pero lo cierto es que hay que rendirse a la evidencia: tú, como pequeño empresario, estás muy expuesto a una inspección.
No busques excusas, dale prioridad
Según Jaime Zaplana, responsable del Área Financiero y Fiscal de GB Consultores, “es conveniente ser muy riguroso y ordenado con la documentación, y llevarla al día. Por ejemplo, no esperes al último momento para reclamar las facturas. Si la comprobación de la Agencia Tributaria llega, es importante presentar todo de forma ordenada en fecha y en los plazos previstos, dos síntomas de que hay control, y eso va a ser beneficioso”.
”La actuación que en primer lugar se espera del contribuyente es la de la colaboración”, explica José María Mollinedo, secretario general de Gestha (Sindicato de Técnicos del Ministerio de Hacienda). “Es una actuación que persigue averiguar si el contribuyente ha declarado correctamente o no, y lo más habitual es que las investigaciones hayan arrancado por un indicio. Sus opciones son las de colaborar o resistirse, marear el asunto. Si así lo decide, debe ser consciente de que puede agravar su sanción”, advierte.
Mollinedo pone un ejemplo. El funcionario está pidiendo un determinado contrato, y el contribuyente se excusa para no presentarlo: “Está muy ocupado, no lo encuentra, ha caído enfermo…”. En el fondo se trata de una resistencia no exenta de candidez, ya que solo habrá que acudir a la otra parte (al otro firmante del contrato) para hacerse con el documento, pero esa demora ocasionada puede provocar el endurecimiento de la posible sanción futura. “Además, en una comprobación más lenta y laboriosa, el funcionario podría optar por investigar otros aspectos, lo que terminaría en una petición de ampliación de la comprobación inicial, complicando todo el proceso”, añade.
Qué prácticas levantan las sospechas
Hay que tener en cuenta que el régimen tributario distingue entre diferentes tipos de autónomos. Los hay por Régimen de Estimación Objetiva de IRPF (por módulos), por Estimación Directa Simplificada y por Estimación Directa Normal. Las señales de alarma, para cada uno de ellos, pueden ser diferentes de cara a los técnicos de Hacienda; además, la Agencia Tributaria establece campañas concretas que pueden estudiar aspectos específicos de cada uno de ellos.
Un ejemplo del proceder de la Administración tributaria puede ser cuando se acerca la temporada de terrazas en hostelería, que se comprueba si el modelo de módulos está bien aplicado. Así, una unidad de la Agencia Tributaria podría comprobarin situsi estos empresarios individuales han declarado por el conjunto de mesas que realmente han sacado a la calle o el personal que trabaja; de no ser así, se les indicaría que deben hacer una declaración adicional.
Hay tres características que suelen despertar curiosidad en el funcionario fiscal: negocios orientados al usuario final (al particular), con pago habitual en efectivo y para servicios de un importe significativo. Si reúnes estas características conviene ser especialmente escrupuloso con el cumplimiento fiscal.
Teniendo en cuenta todas estas circunstancias, los expertos consultados enumeran algunas de las prácticas que abren las puertas a la comprobación.
Comprobación de los libros de IVA. A Hacienda no le gusta devolver dinero, cuando la declaración del IVA (el resultado de cumplimentar el modelo 303), sale a devolver, aumentan las posibilidades de una inspección. Mayor cuanto más abultadas y continuadas sean las cantidades reclamadas, ya que puede ser un indicativo de ocultación de ventas. ”Cada vez es más común ver cómo se revisa el IVA de los dos últimos ejercicios”, advierten fuentes del Servicio de Asesoría Técnica de ATA (Federación de Asociaciones de Trabajadores Autónomos). Un ejemplo de esta práctica fraudulenta puede ser cuando el IVA de un negocio de moda en pérdidas muestra un determinado volumen de compra de colecciones cada temporada que luego no se ve reflejado en las ventas. Cuando hay una discordancia de los importes declarados en los modelos de IVA y de IRPF (la declaración de la Renta) del propio contribuyente. También sucede cuando en las documentaciones de clientes o proveedores no coinciden las cifras que el autónomo notificó en el modelo 347 (la declaración anual de operaciones con terceras personas).
Comprobación de los gastos deducidos en la renta. Desde ATA también se avisa sobre la repercusión que pudieran tener todos los gastos deducidos, “hay una clara indefinición que pedimos que se aclare a través de la Ley de Medidas Urgentes del Autónomo”. La cuestión es que hay gastos con los que el contribuyente sabe cómo proceder –como los consumos, alquiler, personal o primas de seguros, que no ofrecen mayor problema cuando se deducen–, pero existen otros con los que hay indefinición en el procedimiento. El más flagrante es el del vehículo, del que hablaremos en el siguiente punto, pero también con los antes llamados gastos de representación.
Hay que tener cuidado al desgravarlos. Zaplana pone un ejemplo: “Si invitar a una mariscada a un cliente se considera importante para cerrar una venta, se puede deducir pero, llegado el caso, el contribuyente debe poder justificarlo”. Para hacerlo es de utilidad presentar algo en apariencia tan trivial como el correo electrónico en el que se le invita al restaurante, lo importante es que ante el funcionario se pueda justificar ese gasto con pruebas. Del mismo modo, justificar una minuta en fin de semana donde figura un menú infantil como gasto de empresa, será muy descabellado.
Los gastos del vehículo. Mollinedo habla de “diferencia de criterios” entre la doctrina de la Agencia Tributaria y la que dicta cierta jurisprudencia para determinados gastos. Los relacionados con el coche (mantenimiento y consumo de combustible) son el ejemplo más claro. Así se llega a situaciones como que la Justicia aplique la doctrina del 50%, que permitiría imputar la mitad de los gastos entendiendo que el uso del vehículo es compartido a partes iguales en la actividad profesional y particular; y la de Hacienda, que entiende que como elemento patrimonial sus gastos son solo deducibles cuando es de uso exclusivo para el ejercicio profesional. De ahí que profesionales del transporte, taxistas o comerciales no tengan problema con estas deducciones, pero sí otros muchos, para los que el uso de su Audi Q2 resulta difícilmente justificable sólo para el trabajo.
A la espera de que los criterios sean más claros, Zaplana mantiene que “para la mayoría de los contribuyentes, los gastos del vehículo no son deducibles, por lo que sólo aconsejamos hacerlo cuando la situación es muy clara”.
Descuadres en el modelo 347. Ya se ha señalado que otro de los documentos a los que hay que prestar especial atención es a la Declaración anual de operaciones con terceras personas. Como sabes, se trata de un documento informativo que muchos autónomos están obligados a cumplimentar detallando las operaciones con proveedores o clientes que en el conjunto del año superen los 3.005 euros. A veces son cruzados de forma minuciosa por los funcionarios para detectar descuadres entre la información de uno y otro contribuyente, diferencias que Zaplana considera “en ocasiones perfectamente explicables, por lo que no hay que inquietarse, pero otras veces no”.
Una situación habitual es la que señala ATA: “Si como autónomo facturas a una empresa con IVA y retención del IRPF, cuando la empresa, que es la encargada de pagar a Hacienda con el módulo 190 lo notifica, puede aparecer una duplicidad de una misma operación: Hacienda entiende que la empresa ha abonado el doble al autónomo. Cuando ocurre esto puede llegar un requerimiento y habrá que presentar la documentación que justifique el equívoco”.
NIF intracomunitario. Menos común, pero otro de los movimientos de tu empresa a los que Hacienda puede prestar atención, es la solicitud de este documento que habilita para hacer negocio en el entorno de la UE. En estos casos puede haber una visita al domicilio fiscal declarado, o la solicitud de los justificantes de las operaciones realizadas cuando la información que se suministra a nivel europeo no cuadra con la del contribuyente.
La denuncia y la inspección aleatoria
El secretario general de los técnicos de Hacienda confirma que a la Administración llegan denuncias particulares alertando de irregularidades, pero “no tantas inician una investigación, sólo las que facilitan una información relevante de comisión de fraude”. Así, la activación de los protocolos se pone en movimiento cuando se juzga que hay razones objetivas, de hecho –aunque Mollinedo no lo explique– los casos más habituales para iniciar una comprobación se corresponden a los de empleados que informan de la existencia de una contabilidad B, que por ejemplo tiene una doble forma de facturar los pagos en tienda, despacho o consulta que se realizan en metálico con una aplicación en paralelo delsoftwarede caja.
Para que un funcionario inicie diligencias, lo habitual es que medie un dato que ha alertado sobre posibles irregularidades de tipo fiscal. Ya lo hemos advertido anteriormente: los funcionarios solo se mueven por indicios, y la mejor forma de que no se interesen por ti es con un control exhaustivo de toda la tributación.
¿Acepto o impugno la sanción?
Según Mollinedo, “en muchos casos, el autónomo decide pagar para evitar males mayores porque piensan que si el proceso continúa podría acarrear deudas mayores. Muchos asesores prefieren proceder así, sobre todo, cuando la sanción es leve, con un importe menor a los 3.000 euros”.
Hay que tener en cuenta que el importe penalizador puede reducirse en un 30% si el contribuyente da su conformidad, y el 70% restante también se puede beneficiar de un descuento del 25% con el pago en plazo. Ambas circunstancias aconsejan a muchos autónomos cerrar ahí el proceso y disfrutar de esta sanción reducida, no incurriendo además en los gastos que la apertura de un proceso judicial. Un supuesto que Zaplana siempre aconseja estudiar junto al asesor del autónomo.
Llega la notificación: ¿qué hago?
¿Cómo se comunica?
La Agencia Tributaria tiene diferentes canales, pero cada vez va a ser más habitual la notificación telemática, ya en uso para los contribuyentes obligados a darse de alta en el Servicio de Notificaciones Electrónicas. De momento no es el caso de muchos autónomos y aún, en este ámbito, lo más habitual es la notificación por correo.
¿Debo recoger la notificación?
Siempre está la opción de no hacerlo, pero es irresponsable y, además, no servirá para nada. Desde Gestha, José María Mollinedo explica que cuando la carta es devuelta o no hay lugar de actividad conocido, “el agente tributario trata de ponerse en contacto en el lugar de trabajo. si tampoco este procedimiento funciona, se hará la notificación con una publicación en el BOE”.
¿Cómo procedo?
Desde ATA, la primera recomendación que se hace es la de tomar la fecha del día de recepción, ya que así se podrá llevar mejor el cómputo del plazo marcado por la administración. Esta información se la deberás facilitar al asesor, ya que su segundo consejo es ponerse en contacto con él de forma inmediata para confiarle toda la gestión.
¿Debo preocuparme?
Partiendo de que a nadie le agrada este tipo de notificación, más que perder los nervios debes buscar la información que te ayude a entender el alcance de la misiva. Siguiendo las indicaciones de GB Consultores, lo primero que debes saber es quién la envía. Lo más habitual es que hayas recibido una notificación de Gestión Tributaria para hacer una comprobación. La otra posibilidad –sin duda más inquietante– es que sea una notificación de inspección, en cuyo caso aparecerá firmada por el inspector encargado de tu expediente.
¿Cuánto va a durar?
Para una comprobación debes contemplar entre tres y cinco desplazamientos a la sede tributaria, lo que puede suponerte de unas semanas a unos pocos meses. En caso de inspección, puede durar hasta 18 meses, incluso más en algunas circunstancias, según Zaplana.
