Ten en cuenta que más de la mitad de las facturas de una empresa, según la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (Aerce), corresponde a costes fijos. Y, además, cualquier euro que consigas ahorrar va a ir directamente a tu cuenta de resultados como beneficio. Ten en cuenta que el 67,2% de los ingresos que obtiene una empresa se invierten en compras, y, según Aerce, si se consigue reducir sólo un 1% el coste de las compras, el beneficio antes de impuestos mejora, automáticamente, un 9%.
¿Por dónde puedes empezar a ahorrar?
1. Renegocia a largo plazo
No es cuestión de estar negociando constantemente. Normalmente el esfuerzo se tiene que hacer una vez, sobre todo, para que no tengas que estar haciéndolo constantemente. Las empresas son capaces de ofrecerte unas mejores condiciones si estableces un contrato a largo plazo. Eso significa que durante ese plazo ese porcentaje de su producción ya lo tienen vendido. No tienen que hacer esfuerzo. Con lo que están dispuestos a ajustar márgenes. Así, un proveedor estará dispuesto a ofrecer mejores condiciones a largo plazo. Lo que sí que hay que establecer sistemas automáticos de revisión de precios siempre que se den unos condicionantes: precios del mercado… Eso hay que elaborarlo previamente.
Lo que no puede estar haciendo es negociar constantemente. Pero sí vigilar el precio del mercado constantemente. Es importante que un proveedor no se piense que está fijo en tu empresa. Y que sepa que yo sé cómo se mueve el mercado. Si cree que somos un cliente cautivo va a subirnos los precios siempre. Si son contratos fuertes y continuos, a lo mejor merece la pena una negociación continuada. Si no, el valor añadido para el proveedor va a ser inferior al esfuerzo que te supone. Te vas a encontrar con más de una sorpresa en pólizas de seguros y en operadores de telecomunicaciones.
Muchas veces es cuestión de vigilar y revisar las condiciones que se nos aplican. Un experto nos comentaba que sólo revisando el cumplimiento de las condiciones con los bancos en una empresa con varios préstamos, lo que se ahorraba con los errores al año permitía cubrir el sueldo de tres empleados.
2. Centraliza todas tus compras
El volumen es un valor añadido. No es lo mismo que tú contrates para toda tu red que cada sucursal cuente con un proveedor. Podrás negociar mejor –con una cuenta de mayor volumen–. De la misma manera, te resulta caro que cada departamento de tu compañía se ocupe de las compras que competen a cada área. Las decisiones no son objetivas. A las áreas técnicas no les gusta valorar las ofertas sin ver precios. En muchas ocasiones el precio condiciona la valoración técnica. Si las áreas técnicas valoran técnicamente sin el precio, se molestarán, pero lo valoran mejor. Lo que hay que hacer es centralizar la decisión en un responsable de compras y hacer una ponderación. Compras tiene en cuenta las condiciones de pago, los plazos y el coste.
3. Haz saber a tus potenciales proveedores que necesitas un servicio
Una de las fórmulas de ahorro más eficaces es el cambio de proveedores. Pero no se trata del cambio por el cambio. Ni tampoco de que el proveedor ideal vaya a dar contigo y con tus necesidades. A lo mejor ya lo tienes, pero necesitas limar los precios o replantear la relación (mejorar el precio, cambiar las condiciones del contrato, suprimir servicios que ya no necesitas, aprovechar otros servicios que ofrece ese mismo proveedor). Antes de que venza un contrato con un cliente, haz conocer a su competencia que necesitas un servicio. Resulta fundamental aquí el establecimiento de unas prescripciones técnicas claras y precisas. Salir sin describir bien lo que queremos comprar, lleva a que el proveedor te presupueste aquello que él piensa que tú quieres. Y lo más seguro es que no sea exactamente eso lo que necesites. Y no lo hace porque no se lo has explicado bien.
¿Cómo resolverlo? Dile a tus proveedores cuáles son los criterios de valoración de las ofertas. Es un truco que hacen las multinacionales y las empresas públicas (por ley), pero no las pymes. Le dices al mercado cuáles son tus prioridades. Si dices que la oferta económica supone el 70% de mi decisión –estás diciendo que quieres precio–. Si dices que es el 30-40% –necesitas calidad–.
4. Elimina a tus proveedores de ‘tercera clase’
Los expertos también te recomiendan que reagrupes a tus proveedores. A lo mejor estás manejando un catálogo con 50 referencias de una categoría de datos, pero luego lo analizas y ves que no necesitas 50 referencias, que con 20 es posible que ya lo tengas claro. Es posible que por razones de oportunidad, que por motivos de precio un día compres la MARCA A, y luego compres la MARCA B porque te resulta más barato, y luego productos de la MARCA C porque te resulta más barata aún. Esto, a corto plazo, puede ser, pero a medio es ruinoso porque tienes más referencias, más facturas y tienes que comprar mucho… pero de diferentes cosas.
Tiene que haber una planificación inicial con un único proveedor, con quien puedes negociar y hacer una propuesta en función al volumen, y eliminarás referencias en tu catálogo de gastos. Probablemente hasta hayas podido seleccionar mejor al proveedor porque siempre será más fácil optimizar el precio con un sólo proveedor. En otros casos es tan sencillo como ver si el mismo proveedor de mantenimiento puede ser también el proveedor de seguridad.
