La globalización multiplica las relaciones comerciales de las empresas españolas con el exterior. Y, de forma paralela, se multiplica el número de presentaciones comerciales que los ejecutivos españoles deben hacer frente a audiencias de todo el mundo. Las más importantes son las realizadas con países de nuestro entorno económico (Europa, Latinoamérica, EE.UU.), pero lo cierto es que cada vez son más frecuentes las relaciones con otros mercados como China, Japón, etc.
Una presentación internacional mal hecha pueden dar lugar a mucho más que malas interpretaciones: pueden costar mucho dinero en ventas perdidas y acabar con la posibilidad de entablar importantes relaciones comerciales.
El primer gran factor a tener en cuenta son las diferencias idiomáticas. El hombre de negocios de hoy debe tener un alto nivel de inglés, el idioma más importante en el mundo empresarial, pero también dominar otros recursos. En la mayoría de los casos, el mayor desafío para los encargados de salir al exterior es dominar las técnicas para comunicar mejor en inglés, adecuar el mensaje a la audiencia y controlar otros aspectos formales, como la vestimenta.
Simplifica y clarifica el mensaje. Aunque consideres que tienes un buen nivel de inglés, en una presentación de negocios ante una audiencia internacional conviene que utilices un estilo donde predomine la claridad. Esto implica utilizar oraciones simples, hacer transiciones claras, evitar las disgresiones, reducir el uso de palabras potencialmente confusas y reafirmar los puntos clave. Un vocabulario variado puede estimular a la audiencia estadounidenses, pero es probable que confunda a aquellos que no hablan inglés como lengua madre.
Habla de manera clara. Evita oraciones tortuosas, palabras de jerga o argot técnico. Evita sorpresas encargando a alguien familiarizado con el lenguaje, las normas y tabúes locales que supervise todos tus textos y discursos. No seguir esta importante precaución, puede llevar tu presentación al desastre.
Contacto visual. El contacto visual directo es considerado grosero y una invasión a la privacidad en algunas culturas como, por ejemplo, la japonesa o la filipina. En vez de violentar a tus interlocutores mirándolos fijamente, es mejor dirigir la mirada a lo largo de la audiencia.
Participación de la audiencia. Debe tenerse cuidado al alentar debates abiertos. En determinadas culturas, cualquier tipo de desacuerdo abierto arruina la armonía del grupo. Por ello, los miembros de algunas audiencias suelen estar más dispuestos a reprimir sus objeciones que a entrar en acaloradas discusiones.
A continuación encontrarás consejos prácticos que deberás tener en cuenta cuando realices una presentación en otro país o área geográfica.
Europa
Entre los países europeos, con una larga tradición de intercambios comerciales, existen unas prácticas y hábitos consolidados a la hora de hacer presentaciones. Te ofrecemos una serie de consejos generales, consejos específicos para las distintas culturas empresariales y consejos para hacer presentaciones en Alemania, la gran locomotora económica de Europa.
En lugares como Alemania o los países escandinavos, donde la gente tiende a ser más reservada, son inadmisibles los gestos muy enfáticos, como dar golpes con la mano en la mesa durante una presentación, ya que deterioran la credibilidad del interlocutor. Pero, más allá de estas excepciones, la comunicación no verbal es de gran utilidad. Por ejemplo, separar las manos para indicar la altura o anchura de algo o realizar otras gesticulaciones similares que puedan contribuir a aclarar el lenguaje incierto.
Recuerda también que, en todos los países del norte europeo, se respeta extremadamente el horario. No te permitas llegar tarde a una cita ni descuidar los tiempos de cada turno.
Evita los gritos
Respecto la expresión verbal, el público que no sea inglés será mucho más receptivo a la presentación si hablas despacio y pausadamente, aunque no tanto como para parecer condescendiente. Utiliza las pausas y enuncia con claridad cada argumento.
Y algo muy importante: no subas el volumen de tu voz. Una experta en discurso internacional aconseja: “Habla al resto del mundo como si contestara a una tía levemente sorda y muy rica que le ha preguntado cuánto dinero quiere que le deje en su testamento”.
Estructura el discurso
Las presentaciones deben tener una estructura lógica. Así, su arranque, su desarrollo y su conclusión tienen que estar claramente delimitados. Para conseguirlo puedes adelantar a la audiencia, en una breve introducción, los temas principales y secundarios que vas a tratar en cada apartado de tu discurso. Y para pasar de un tema a otro, utiliza transiciones que sean fáciles de identificar. Por ejemplo, puedes decir “en el próximo capítulo de mi exposición voy a…”.
Latinoamérica
La forma de hacer negocios en Chile no tiene nada que ver con la de Argentina, ni con la de México o Brasil. Así que, antes de dejarte llevar por los tópicos sobre estos países, toma nota de las siguientes recomendaciones para negociar en Latinoamérica.
El horario se respeta extremadamente en México y hay que ser puntual en Argentina y Sao Paulo. En cambio, en Río de Janeiro el horario es flexible y en Chile la exposición empieza hasta con 15 minutos de retraso. Tenlo en cuenta cuando calcules la duración de la ponencia.
El código de vestimenta
En Argentina, los hombres deben utilizar traje y corbata. En Chile y México se prefieren los trajes clásicos y las corbata conservadoras de color oscuro. Este estilo de corbata clásica también es importante en Sao Paulo, mientras que es estilo es totalmente casual en Río de Janeiro. Respecto a las mujeres, deben vestir traje pantalón en Brasil y Argentina, pantalones o falda larga en Chile y México. En Brasil, lo importante es evitar los colores chillones en la ropa. El contacto visual es directo en todos los países, aunque debe mantenerse la distancia y evitar los gestos amplios en Chile y México.
Preguntas y respuestas
La participación de las respuestas es limitada en Chile, Argentina, México y Brasil. Y es muy posible que el público converse entre sí mientras contestas a las preguntas en Argentina y Chile.
Cómo impresionar
En Chile puedes llevarte el gato al agua si demuestras conocimiento de sus vinos tintos y su historia, mientras que a los argentinos les gustan las presentaciones animadas y alegres. Además, debes huir de los tópicos y clichés en todos los países latinoamericanos.
Cuida las formas
El humor sólo se aprecia si es relevante pero las bromas preparadas se consideran estúpidas en Chile. En Brasil conviene utilizar un tono ligero, en México, sutil, y en Argentina, negro. Por otro lado, conviene evitar temas de sexo, corrupción, religión y minorías en Brasil; de política, Fondo Monetario Internacional, deuda externa y dictadura en Argentina; de la relación con Estados Unidos, en México; de la emigración, en Argentina y Chile, y además, en este último país, evita hablar de Pinochet.
Otras recomendaciones
La mujer debe recordar siempre: elegancia, humildad y pocas joyas en México y vestuario cuidado en Chile, ya que en este país un compromiso discursivo se considera una ocasión formal. Los hombres en Chile deben evitar los trajes blancos y los colores chillones.
Estados Unidos
Los norteamericanos valoran la franqueza, así como que las presentaciones sean realistas al analizar los resultados positivos y negativos. Evitar los comentarios políticamente incorrectos.
Efectos especiales
La despreocupación, los golpes de efecto y un aire indiferente son actitudes tipo de la cultura de negocios americana. Por otro lado, están muy acostumbrados a las presentaciones multimedia. Así que, para destacar, no es suficiente la clásica presentación PowerPoint. La fase de preguntas y respuestas puede tener un alto grado de participación. Pero los norteamericanos no suelen ser buenos oyentes, así que conviene que repitas los puntos clave.
Australia
Los australianos suelen ser receptivos a las analogías deportivas en las presentaciones. Además, valoran la franqueza y los discursos directos. Sin embargo, el exceso de entusiasmo y las exageraciones, sólo lograrán convertirte en objeto de risas. Lo mejor es realizar una presentación simple e ir al grano, ya que los detalles excesivos no son bien recibidos por esta audiencia.
Canadá
En la provincia de Quebec, asegúrate de proporcionar traducciones en francés del material relacionado con tu presentación. Y, durante tus presentaciones, recuerda que en el mundo de los negocios canadiense, es habitual operar sobre la base del consenso y no de la confrontación.
Sin perfumes
Los trajes son la vestimenta estándar para las mujeres y lucir complementos es también práctica común. Por el contrario, en los negocios los productos de cuidado personal fuertemente perfumados deben evitarse.
China
La norma en el vestuario de negocios son los trajes y corbatas de colores apagados. Los colores brillantes de cualquier tipo se consideran inapropiados en este país y conviene evitar el blanco y el negro, que representan los colores de la muerte y el luto. Las mujeres deben utilizar trajes o vestidos sin escote y optar por colores apagados y neutros, como el beige o el marrón.
Consejos para la presentación
Cuanto tengas que realizar una presentación ante un auditorio chino, es importante hacer pausas frecuentes, de esta manera los presentes podrán entender todo lo que se diga. Pero, además, conviene que, antes de empezar el discurso,distribuyas copias con el desarrollo de la presentación. También debes recordar que los materiales impresos deben ser sólo en blanco y negro. Como en la vestimenta, hay que evitar los colores, ya que en esta cultura se les atribuyen significados especiales, muchos de ellos negativos.
Tarjetas de visita
Deben estar en español por una cara y en chino por la otra e incluir siempre la titulación académica. Al recibir la tarjeta del interlocutor chino, deberás mirarla respetuosamente y nunca utilizarla para escribir sobre ella. Es conveniente que la coloques en un porta tarjetas cuidadosamente.
Comunicación no verbal
A los chinos les gustan las personas respetuosas, por lo que debes evitar cualquier gesto agresivo que pueda importunarles (por ejemplo, poner los pies sobre la mesa). El contacto visual es directo así que no desvíes la mirada cuando te hablen. Y nunca te rías a carcajadas delante de ellos.
Otras actitudes frecuentes
No te sorprenda si el público habla entre si durante el transcurso de tu exposición y espera una participación limitadas en la sesión de preguntas y respuestas. Respecto a los temas sensibles, evita comentarios sobre derechos humanos, política, el Tíbet, Hong Kong y Taiwán.
Japón
Para hacer negocios con empresas japonesas es necesario adaptarse a una cultura muy diferente a la occidental. Entender su forma de relacionarse con los demás es básico para entrar en este mercado.
Si los primeros diez segundos de una presentación son el ‘apretón de manos verbal’ con la audiencia, empezar con unas palabras en japonés es una gran manera de lograr su atención y generar una corriente de simpatía.
Actitud general
Durante las presentaciones en este país es esencial mantener una conducta tranquila, calmada y educada. En caso de que desees introducir tus productos en este mercado, debe describir cómo pueden mejorar su prosperidad demostrando en todo momento un alto grado de conocimiento de la economía, los negocios y las líneas de productos japoneses. Sin embargo, no debes parecer engreído o presumido: así que mejor que ensalzar en exceso tu producto o tu compañía, utiliza artículos y testimonios escritos sobre tu firma.
Bromas, las justas
El humor no tiene tradición en la oratoria japonesa. Por tanto, evita iniciar tu presentación con una broma o anécdota ya que puede interpretarse como una falta de respeto hacia el tema y la audiencia. La risa puede ser considerada más como señal de nerviosismo o vergüenza, que como diversión.
Manos y miradas
Asia tiene una cultura de contacto leve. Evita, por tanto, el contacto visual fuerte y directo porque puede malinterpretarse como un intento de intimidación o una indicación de hostilidad absoluta. Huye también de las palmadas en la espalda y gestos similares.
Temas tabús y temas adecuados
En las presentaciones, se pueden intercalar comentarios que no tengan que ver con la propuesta comercial. Puede ayudarte a conectar con tu público hacer comentarios sobre la hospitalidad japonesa, su historia, sus logros artísticos, su economía o sobre deportes como el golf. Por el contrario, la Segunda Guerra Mundial es un tema tabú.
Diferencias
Pocas mujeres logran conseguir altos cargos directivos en las compañías japonesas, por lo que la mayoría de los hombres no están acostumbrados a tratar con mujeres. En cuanto a la edad, la veteranía es un grado en Japón. Por ello, conviene ser introducido por el colega masculino más senior y las mujeres no deben reaccionar con indignación ante estas actitudes, sino esforzarse en demostrar su competencia profesional. Esto es respetado tanto en hombres como en mujeres.
Ayudas visuales
A la hora de realizar exposiciones en las que vayas a apoyar tus palabras con presentaciones gráficas conviene tener en cuentalas diferencias culturales que tenemos con otros países. Por ejemplo, el abuso de los colores y de efectos especiales no siempre es adecuado, como tampoco puede serlo la falta de detalles en las diapositivas.
A la hora de presentar tu presentación, debes tener en cuenta que las fotografías, los iconos o los símbolos gráficos considerados universales no siempre son tan obvios. La mayoría de estos recursos son realmente símbolos estadounidenses y no interculturales, lo que puede suscitar el rechazo en algunos países. Otros aspectos que hay que tener en cuenta son:
Evitar el exceso de listas con viñetas en las diapositivas. Este recurso está ganando popularidad en las presentaciones y desplazando a los datos visuales y a los diagramas, algo que no siempre es positivo. De hecho, las diapositivas con texto han pasado de ser del 50% del material visual utilizado en presentaciones comerciales hace 12 años a más del 80% en la actualidad. Incluso aunque la audiencia entiende inglés, abusar del texto es buscar problemas en algunos países.
Elegir el color con cuidado. Un uso abusivo del verde puede ser ofensivo en países islámicos, donde este color tiene connotaciones religiosas, El púrpura es el color de la muerte y los funerales en Brasil y México. Y el uso del rojo aún tiene connotaciones negativas en algunos países del este europeo. Del mismo modo, los colores llamativos no son adecuados en China.
Apoyos visuales y folletos. A muchas audiencias les gusta que se les entregue folletos y otro tipo de material gráfico para llevar. Además en muchos casos es conveniente para la negociación, ya que la comprensión escrita suele ser muy superior a la oral en la mayoría de los oradores que no son angloparlantes. Por eso, en cualquier presentación conviene entregar por adelantado copias en papel de las ayudas visuales que se utilizarán durante la exposición. Esto da a los participantes la oportunidad de buscar las palabras que puedan no conocer y examinar el material para interpretarlo de la manera más conveniente.
Iluminación. Hagas lo que hagas, no bajes las luces, ya que es un modo seguro y fatal de dejar a una audiencia multilingüe –que confía mucho en la comunicación no verbal– sin un recurso para entender mejor tu mensaje.
