Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados para todo lo relacionado con finanzas y facturación. Recomendable, sobre todo, para aquellos profesionales y negocios que llevan un gran volumen de facturación cuenta también con la ventaja de disponer de numerosas plantillas de facturas. No obstante, hay quien insiste en resaltar como principal inconveniente la complejidad de este programa. Tal vez sea este el motivo de que haya varios tutoriales explicando su uso en Youtube, uno de los más interesantes el correspondiente a Saber Programas que puedes consultar en este enlace
Existe también una web en español denominada Just EXW especializada en excel donde te ayudan a resolver todas las dudas sobre el uso de este programa además de ofrecer plantillas para descargar, trucos y tutoriales que van desde el nivel básico hasta el avanzado. Su blog contiene también información interesante en torno a este programa.
Ventajas
Según el sitio especializado Just EXW existen 9 grandes ventajas de gestionar las facturas con Excel. Las principales, desde su punto de vista, son:
-Reunir todas las facturas en un mismo libro. Además de poder servirte de las plantillas de factura disponibles, puedes aglutinar las facturas de un trimestre o de un año en un mismo libro, numerando cada hoja de Excel con el número de cada factura.
-Convertir las facturas en Pdf. La verdad es que esta opción la tienes prácticamente con todos los programas, pero si ya estás trabajando en excel no hacer falta salirte para convertir la factura en pdf, el formato más recomendable para enviar una factura por correo electrónico a los cliente. Basta con guardar como y elegir esta opción.
-Cálculos automáticos. “Con las funciones de Excel no tenemos que hacer ningún cálculo para calcular el total de la factura, los descuentos, impuestos…bastará con insertar la función que nos interese (suma, resta, porcentaje…). Esto nos ahorrará también mucho tiempo y además, lo que es más importante, evitaremos errores de cálculo”, afirman.
-Protección de las hojas. En excel se pueden proteger una hoja o celda determinadas. “Esto es muy recomendable si sabemos que pueden acceder a las facturas más de una persona” y evitar la modificación de algún dato.
-Numeración automática. El programa obliga a introducir las facturas siguiendo una numeración correlativa evitando así el riesgo de dar el mismo número a distintas facturas.
-Versatilidad. En este artículo nos estamos ciñendo a una de las funcionalidades del programa, la relativa a la facturación. Pero lo cierto es que las utilidades son mucho más amplias. Como señalan en el blog de Just EXW es útil para llevar la gestión de un inventario, calcular la viabilidad económica de una empresa o para calcular la desviación de costes de producción, entre muchas otras aplicaciones que podemos trasladar a nuestro negocio.
Inconvenientes
-Riesgo de equivocación con las plantillas. Según informan en Factura2, empresa que ofrece un software para la creación de facturas profesionales, una de las principales desventajas de servirse de las plantillas de Excel es que “es muy posible que al copiar y pegar datos de una a otra plantilla, nos equivoquemos y la factura pierda validez”.
-Dificulta el análisis. En la misma empresa resaltan, además, que con Excel, “carecemos de posibilidades de análisis. Es complicado encontrar en qué aspectos de nuestro negocio o empresa estamos teniendo perdidas o ganancias”.
–Hace falta cierto conocimiento. Otra opinión la extraemos del sitio mygestion donde, pese a reconocer que les gusta mucho excel, apuntan como principal inconveniente “que la persona que lo utilice tenga un conocimiento avanzado del programa para aprovechar todas sus funcionalidades”. La segunda observación que hacen es que “seguirás trabajando bajo sistemas de archivos, sin las posibilidades de una aplicación específica de facturación, donde el cruce de datos es algo más habitual”.
-Capacidad de colaborar limitada. Según Teamleader , empresa que ofrece un producto que integra un CRM, gestión de proyectos y facturación, con excel, la capacidad de colaborar entre varios es bastante limitada. “Por supuesto, puedes compartir archivos de Excel, ¿pero colaborar en tiempo real? Imposible. Excel no permite que varios usuarios estén trabajando en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. En otras palabras, si necesitas acceder urgentemente a un archivo en el que está trabajando uno de tus colegas, tienes que quedarte de brazos cruzados y esperar tu turno. O crear otra copia, pero luego no se te puede olvidar unir esas copias. Funciona, pero rápido y práctico la verdad es que no es”, afirman.
