Primero fue la intranet. Páginas corporativas donde las empresas informaban a sus empleados aprovechando la infraestructura de redes que tenían instalada. Eran estáticas, de bajo coste, sencillas, pero plantaron la semilla que permitiría ir más allá: hacia el portal del empleado.
La diferencia fundamental es que esta nueva herramienta de comunicación interna incorpora elementos interactivos. El portal del empleado surge como una exigencia del nuevo espacio que se crea con la aparición de Internet. La Red permitió poner en marcha áreas de información virtuales que, poco a poco, se fueron haciendo más interactivas y que en las empresas adoptaron la forma de portal del empleado.
Rapidez de implantación
Su implantación ha sido rápida por la necesidad de ofrecer al empleado mucha información en un único soporte y de crear nuevas vías de comunicación interna. No obstante, ha llovido mucho desde la aparición de la intranet hasta la llegada del portal del empleado actual. Y se ha pasado por diversas fases:
Fase 1. Los portales carecían de personalización y la información era la misma para todos los empleados.
Fase 2. La compañía establece una serie de temas relacionados con los empleados (área de trabajo, oficina donde desarrollan su actividad, etc.) a partir de los que seleccionan la información a ofrecer. Es decir, se divide a los trabajadores por departamentos o áreas de especialización.
Fase 3. El usuario define los contenidos que quiere ver y el portal actúa de forma parecida a los buscadores de Internet.
Fase 4. Actualmente, el empleado accede a información predefinida y a contenidos que elige. Además, el portal facilita información relacionada y los datos se actualizan de forma constante.
Para todos los tamaños
Un portal es un elemento netamente tecnológico, por lo que es difícil no asociar su uso a grandes empresas en las que todos los empleados poseen un ordenador en su puesto de trabajo. Pero también puede ser muy útil para muchas pymes.
Es posible constituir un portal del empleado que se use muchísimo en empresas de 20 o 25 trabajadores; en algunos casos de menos empleados. En empresas de cinco trabajadores a lo mejor no tiene mucho sentido, porque todo lo que haya que comunicar se puede hacer en persona: te ves. Pero la rentabilidad o no de un portal del empleado no va marcada por el número de asalariados que tenga la firma, sino por su uso. Podemos estar hablando de una compañía con muy poca gente, pero varias delegaciones dispersas la geografía española: a estas, por ejemplo, un portal del empleado, les es rentable.
¿Para qué empresas?
Según los expertos, es muy posible que, dentro de unos años, ninguna empresa conciba su realidad interna sin un portal del empleado, sea grande o pequeña. Una evolución que, lógicamente, irá ligada tanto al propio desarrollo tecnológico de la empresa como de las técnicas de gestión.
Así, según un estudio la mayor parte de las soluciones de Recursos Humanos de las pymes españolas son anticuadas. Muchas de estas firmas pretenden realizar nuevas inversiones en materia tecnológica y de RR HH y los portales del empleado se convierten en una de sus mejores opciones.
El portal del empleado: cuatro pasos a tener en cuenta
La implantación de un portal del empleado en la empresa precisa de una serie de condiciones: por un lado, de una serie de elementos técnicos y, por otro, de un grupo de personas que se encargue de suministrar los contenidos que se van a ofrecer.
Paso 1: ¿Qué necesito para empezar?
Medios tecnológicos
La infraestructura necesaria para montar el portal en una pyme debería incluir, como mínimo, un servidor web, un servidor de aplicaciones, un gestor de contenidos y una base de datos. Respecto alsoftware, existen programas especialmente indicados para diseñar los portales. Normalmente, las empresas adquieren alguno de estos programas, pero el portal también puede ponerse en marcha utilizando herramientas de edición basadas en lenguaje HTML, Java o programas de tratamiento de imágenes.Y, en cualquier caso, lo más habitual es contratar los servicios de alguna empresa especializada que suministre el software necesario y se encargue de implantarlo.
Redactores de contenidos
Hasta hace poco, lo más habitual era que los contenidos del portal del empleado, que están destinados a proporcionar información a los públicos internos de la empresa, corrieran a cargo del departamento de comunicación o del de Recursos Humanos. Pero la tendencia actual es que los contenidos sean suministrados directamente por el poseedor de los mismos. Por ejemplo, si hablamos de una noticia relacionada con los gastos de la empresa, es el departamento de contabilidad quien la realiza. Todas las áreas deben tener permisos en el gestor de contenidos para renovarlos lo más frecuentemente posible.
Paso 2: ¿Qué contenidos introduzco?
En principio, el portal del empleado se creó como una herramienta de gestión, destinada a contribuir a la buena marcha de la empresa. Por eso, prácticamente puedes incluir cualquier tema referido a la organización:
– Misión y organigrama general.
– Objetivos de la compañía.
– Manuales de actuación.
– Noticias sobre personal.
– Formación por E-learning.
– Nóminas, progresión salarial, etc. También cada vez es más frecuente dedicar un espacio relevante a asuntos personales o lúdicos.
– Ocio, actividades, viajes…
– Contenidos para la familia.
– Concursos y convocatorias.
– Encuestas y estudios generales.
– Chats y foros internos.
De hecho, según un estudio, existen unas veinticinco clases de contenidos en los portales del empleado de las empresas españolas:
– Más del 90% incluye noticias internas, organigrama, manuales de actuación, ventajas sociales, calendario laboral y buzón de sugerencias.
– En más del 80% se incluye el convenio laboral, un tablón de anuncios, información médica y links a páginas web recomendadas.
– Entre el 70 y el 80% de las empresas incluye manual de bienvenida, facturación, resultados…
– Otros contenidos introducidos son concursos, cursos de e-learning, contenidos para la familia…
Paso 3: ¿Cómo doy a conocer el portal?
Una vez que el portal está montado y sus contenidos definidos, surgen varias preguntas: ¿Qué hago para que mis empleados sepan que contamos con esta herramienta para trabajar? ¿Cómo consigo que la usen adecuadamente?
Si las personas implicadas son pocas, lo más sencillo es comunicarlo en una reunión personal donde el directivo o la persona responsable lo presente. Cuando esta alternativa es complicada, podemos recurrir a otras opciones para publicitarlo:
– A través de un mailing interno dirigido a todos nuestros empleados.
– Incluyendo una reseña en la revista corporativa.
– Echando mano de la cartelería para colocar avisos por toda la empresa.
En definitiva, se trata de actuar como si lleváramos a cabo una campaña de publicidad; como si lanzásemos un producto nuevo al mercado.
Fomentar la participación
Es mucho más sencillo cuando toda la plantilla cuenta con un ordenador en su puesto de trabajo o cuando el uso del portal es necesario, ya que es necesario acceder a él para realizar cualquier tipo de trabajo. Si no es así, existen otros métodos efectivos para convertirlo en una herramienta popular:
– Recordar al empleado la existencia del portal con SMS al móvil donde se alaben sus virtudes.
– Brindar la posibilidad de acceder al portal a través de otros dispositivos, como una Tablet.
– Facilitar la infraestructura necesaria para acceder a la herramienta desde casa a través de la extranet.
Paso 4: ¿Cuánto me va a costar?
Desarrollar un portal del empleado en una empresa requiere de tiempo y dinero, aunque quizá no tanto como pudiera esperarse a primera vista.
Es difícil hacer una estimación de los costes de poner en marcha un portal del empleado, porque intervienen muchos factores. Pero suponiendo que contemos con una plataforma básica (servidores y software), la inversión podría girar en torno a los 48.000 euros.
Pero el precio puede ser menor o mucho mayor. Actualmente hay en el mercado soluciones que permiten implantar un portal por una cifra que oscila entre los 15.000 euros para proyectos pequeños y los más de 300.000 para una multinacional. Respecto al tiempo, hay que tener en cuenta que la puesta en marcha del proyecto dura de media unos tres meses.
