Cómo digitalizar tu empresa: herramientas y tecnología para ser más eficientes

Un análisis de lo que te ofrece el mercado digital para pymes en todas las áreas de tu negocio.

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Nos consta que con el Kit digital con el que el Gobierno subvenciona la digitalización de las pymes hoy más autónomos y pequeños empresarios están pensando en procesos para digitalizar su negocio. Sea para crear una página web, invertir en gestión de procesos con herramientas como ERP, CRM, software de RRHH, gestión de redes sociales y marketing o soluciones más sofisticadas de Inteligencia Artificial, Internet de las cosas (IoT), blockchain o big data, podrás acceder a estas ayudas si tienes una empresa de no más de 50 empleados.

Todo tiene cabida ya que “hay un apartado de procesos que es muy amplia. Ahí se podrían encajar muchísimos tipos de soluciones de digitalización: controles de calidad, analítica de datos, plataformas de IoT…”, explica José Luis García López, consultor de Negocio del Área de Servicios de Transformación Digital de Seresco.

Además, los agentes digitalizadores, empresas que se han homologado por el programa Acelera de Red.es, te pueden ayudar a definir qué procesos necesitas y hasta a solicitar las ayudas. “El agente digitalizador te provee de su tecnología. Vottun con blockchain, pero hay empresas que ayudan con las páginas web, otras con el CRM, hay muchas soluciones de digitalización y hay que buscar el agente digitalizador que más encaje a cada uno”, explica Marta Valles, cofundadora de Vottun.

Y no solo la tecnología. Proveedores como Rockin Media o e-Tecnia Soluciones, por ejemplo, que te acompañan en todo el proceso, desde la creación de la página web y el comercio online propio hasta la promoción en redes sociales para ayudarte a crecer de forma orgánica y la gestión digital de los clientes.

O PymeLegal, que ayuda a pymes y autónomos a adaptar sus negocios para cumplir con la Ley de Protección de Datos (RGPD-LOPDGDD).

Dónde estás y adonde quieres llegar

El dinero ya no es excusa para dar el paso. La cuestión es cómo darlo. ¿Qué necesita tu empresa para mejorar en sus procesos y en sus acciones comerciales en estos momentos? Para llegar a esa conclusión, todos los profesionales proponen hacer una hoja de ruta, pensar en qué nivel de madurez está tu negocio y adonde quieres llegar en estos momentos, para ver qué tecnología puede ayudarte.

El propio Kit digital también exige ese primer requisito: realizar un autodiagnóstico del nivel de digitalización a través de la plataforma Acelera Pyme. Porque las ayudas se refieren por igual para empezar a ser digital como para ampliar el nivel de digitalización que tiene hoy en día cada negocio. Y la cuestión para aprovecharlas, igual que si hablamos de tu propio dinero, está en optimizar procesos que realmente te reporten un retorno inmediato en tu negocio.

Nosotros te ofrecemos aquí ese análisis de la situación, sección por sección. O todas las posibilidades de digitalización que tiene una empresa en sus distintas áreas de actividad: desde procesos internos para ser más eficientes a soluciones externas para la relación con los clientes, redes sociales, etc.

Los proveedores que te convienen

De forma muy resumida, varias recomendaciones para empezar. Uno, busca tecnología que aporte valor a tu negocio, que te ofrezca mejoras tangibles. Dos, trabaja con la nube, es lo que te permite acceder a tecnología punta a bajo precio. Tres, haz todo el proceso por fases, poco a poco, para ir midiendo resultados y ver lo que funciona y lo que no.

Cuatro, no pienses solo en tu propia empresa, analiza también cómo ha cambiado tu cliente y en qué está invirtiendo tu competencia para digitalizarse. O qué oportunidades de mejora puedes introducir que estén ya funcionando en otros negocios similares. Cinco, haz un DAFO de tus procesos y analiza cuáles son las áreas más estratégicas para empezar a introducir mejoras.

Por último, no olvides medir resultados de tus inversiones: ahorro de tiempo, mejora en los procesos, reducción de errores, mayor conocimiento del negocio, aumento de la facturación, lead cualificados, conversión en venta…

La oficina inteligente

Si partimos de cero, lo habitual es iniciar la digitalización por la creación de una página web. Es un proceso básico que puedes abordar tú mismo con herramientas muy sencillas e intuitivas como Ionos o Jimdo. También WordPress, la más popular y una de las más recomendadas para generar contenidos. O Umso, especialmente útil para startups y empresas tecnológicas. Todas ofrecen muchas plantillas para escoger y crear tu web sin nociones de programación.

Tecnología SaaS

Otros básicos para continuar el proceso, los SaaS, ya que son las soluciones que han puesto al alcance de todos los negocios la tecnología más sofisticada que podamos imaginar.

Cuando empieces a comparar proveedores para digitalizarte vas a encontrar tres opciones: soluciones SaaS que se adaptan a todos los negocios; soluciones que parten de una base de desarrollo pero que requieren una cierta adaptación a cada negocio particular; y soluciones a medida.

En general, los SaaS te van a resolver casi cualquier necesidad de forma más rápida y más económica que cualquier otra solución. Además, te permiten estar a la última en las nuevas funcionalidades que vayan apareciendo en el mercado, sin necesidad de realizar nuevas inversiones. Pagas por uso, normalmente cuotas mensuales que varían en función del tipo de solución de la que hablemos y que pueden partir desde 10 euros al mes. Muchas, incluso, tienen versiones gratuitas para los negocios más pequeños.

“Busca preferiblemente SaaS o modelos de servicios en la nube, donde la inversión inicial es baja, pagas por uso, y vas a crecer solo en mayor gasto de infraestructura, de servicios, de plataforma tecnológica, a medida que tu negocio crece. Pero valida también el coste de salir de esa plataforma el día que ya no pueda acompañar tu crecimiento de negocio y necesites migrar a otra, lo que llamamos el lock in tecnológico o estar cautivo en una tecnología”, advierte Pedro Gallardo, director de Desarrollo de Negocio de atSistemas. 

Otra clave para no equivocarte: busca siempre proveedores que ofrezcan soluciones compatibles con los principales proveedores en áreas concretas. “Si tienes un ecommerce, que se adapten a Amazon, a Shopify y a las distintas plataformas web sin ningún coste. Y si tienes la parte de inventario, que puedas gestionar todos tus productos, tus stocks…”, comenta Bernat Ripoll, CEO de Holded. Que añade: “Hay que apostar por herramientas fáciles de utilizar y que estén en constante evolución porque igual a día de hoy no tenemos un módulo de fabricación, pero mañana sí y hay que estar preparado para ello”.

Tu propia nube

Estas herramientas SaaS suelen trabajar en la nube. Disponer de ella te permitirá trabajar en remoto y acceder a los datos de tu negocio de forma segura. Puedes contratar nubes públicas que gestionan los gigantes del sector como Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon Drive, Apple iCloud o Dropbox; el formato más recomendable para pequeños negocios. Otra opción más costosa son las soluciones híbridas o completamente privadas, que suelen contratar empresas de mayor dimensión.

En el mercado existen proveedores españoles como Dinahosting, que ofrecen soluciones adaptadas a todas estas necesidades, en función del tamaño y tipo de empresa.O la suiza pCloud, con planes para empresas que quieran almacenar sus datos en EEUU o Europa, con exigencias legales muy distintas.

“La nube es el gran catalizador de la digitalización. Es una manera de acceder a innovación a bajo coste y cero riesgo, además de otros atributos como la agilidad o la flexibilidad”, explica Sergio Rivero, director de la Unidad de Negocio Cloud de Evolutio.

Si hablamos de los grandes proveedores de nubes públicas, no vas a encontrar grandes diferencias, todas son seguras. Si buscas un servicio privado o híbrido, conviene mirar bien “la seguridad (que no haya vulnerabilidades) y el tiempo de latencia en el acceso a la información, que todo funcione bien porque yo sé cómo funcionan las cosas en un entorno controlado, lo tengo aquí al lado de mi mesa, pero si me lo voy a llevar a Frankfurt o a Madrid tengo que ver cuánto tarda en responder eso que tengo yo en la nube”, añade Rivero.

Otra clave es que “la nube no es todo o nada. No tienes que llevarte todo a la nube, sino que puedes empezar con un concepto muy pequeño y crecer a medida que vas viendo el retorno de inversión que tiene ese proyecto”, recomienda Sergio Rivero.

Digitalizar es automatizar rutinas

En todas las empresas hay tareas repetitivas que no aportan ningún valor al negocio y que se pueden hacer con la misma calidad (o más), en menos tiempo y a mejor coste. Esta es una de las esencias de la digitalización.

Estas herramientas de automatización están basadas en tecnología de la que seguramente habrás oído hablar y que te puede sonar lejana, como la Inteligencia Artificial, el Internet de las cosas (IoT), el blockchain o el Big Data. Son tecnologías que gracias a los formatos SaaS ya están al alcance de todos los bolsillos y que están presentes en muchas actividades diarias en las que ni has reparado en su presencia. Por ejemplo, la IA es la base de las búsquedas en Google y de los “asistentes virtuales, los chats conversacionales que te permiten interactuar con tus clientes de una forma ágil”, comenta Pedro Gallardo.

Hoy se puede decir que toda la gestión comercial de clientes, está basada en big data e Inteligencia Artificial. Si hablamos de “una empresa del ámbito industrial, la IA es clave en el mantenimiento predictivo. Herramientas que permiten anticiparse a un fallo que a la postre se traduce en parar una cadena de producción gracias a algoritmos de machine learning”, añade Pedro Gallardo.

El IoT es clave para la gestión inteligente de almacenes y el blockchain para garantizar la trazabilidad de alimentos, entre otras muchas funciones.

Aquí vamos a empezar por las rutinas del día a día en la oficina, que toda empresa y autónomo tiene, pero esa misma premisa se puede aplicar también luego a negocios concretos, como una asesoría, un comercio online o un fabricante de tornillos, en los que profundizaremos más adelante. Analiza en tu caso cuáles son esos procesos que puedes sustituir con tecnología.

Soluciones todo en uno

Si hablamos de la oficina digital, en el mercado encontraremos soluciones específicas para tareas concretas: software especializado en gestión de RRHH, facturación, control de horarios, etc. Y otras que nos ofrecen todo en uno y que se adaptan a todos los sectores y todos los tamaños.

“Desde startups o negocios que están empezando a empresas en expansión y grandes compañías. Les ayudamos con una nueva generación de soluciones que les permiten gestionarlo todo, desde el efectivo hasta el personal. Es una tecnología social y móvil que ofrece información en tiempo real de manera que se puedan tomar decisiones rápidas e informadas en cualquier momento y desde cualquier lugar”, explica Daniel Quílez, Marketing Intelligence & Product Office Manager de Sage España y Portugal.

Entre esas soluciones integradas encontramos Becca Software, un todo en uno especializado para pymes y autónomos que unifica funciones de CRM, ERP, SAP, TPV y web. También Monday.com y Holded.com, que se ha convertido en una de las preferidas de los emprendedores desde su lanzamiento. “Holded es una plataforma que te permite de una forma muy simple gestionar toda la parte de papeleo, ventas, compras, etc. de una forma digital y accesible, de tal forma que sustituye la figura del gestor o de la gestoría”, explica Bernat Ripoll.

“También permite gestionar las vacaciones de los empleados y las nóminas. No es solo una herramienta para facturas. Incluye también funcionalidades de RRHH y CRM. Todo integrado. Es como una pirámide a la que vamos añadiendo funcionalidades que resuelven problemas reales de las pymes”, comenta Bernat Ripoll. 

Gestión de documentos

Si hablamos de herramientas especializadas en áreas concretas del negocio, podemos empezar por Google Docs, para procesar textos, o Slack, Basecamp, Trello y Asana, para trabajar en remoto y de forma colaborativa.

También la firma electrónica para firmar y enviar documentos, facturas y contratos desde cualquier lugar de forma segura. “Ayuda a eliminar papel en la empresa y a operar con una identidad digital en la red para hacer transacciones mercantiles en cualquier punto, bien con tus proveedores, con tus clientes, o con la administración electrónica”, explica Sergio Ruiz, CEO de Signaturit.

Que añade: “Es una herramienta enfocada a la seguridad y al ahorro de costes, en la que entran también cuestiones clave que tienen que ver con las obligaciones legales de la UE y la cualificación. Algo que no todos los proveedores ofrecen. En este sentido, es clave que el proveedor de firma electrónica solucione el problema de principio a fin, o sea, que me permita identificarme ante diferentes sedes electrónicas, presentar y generar documentos y contratos, firmarlos y archivarlos y notificarlos al cliente final. Y que además sea capaz de integrarse en mis sistemas”.

Software de facturación

Otra pata de la especialización son los softwares de facturación enfocados a pymes y autónomos, como Factusol (facturación, control de stock y la facturación de servicios), Contasol (facturación), Nominasol (gestión de nóminas y seguros sociales para empresas y profesionales), TPVSOL (Programa Terminal Punto de Venta para comercios minoristas o distribución), entre otras. Todas ellas desarrolladas por Software DELSOL y que cuentan con versiones gratuitas sin ningún tipo de limitación en tiempo, número de empresas, etc.

Y herramientas para la gestión de gastos del negocio como suscripciones, pagos de publicidad, etc. y los que se producen fuera por el desplazamiento de empleados como pueda ser la fuerza comercial. Herramientas que ayudan a “eliminar “todos los procesos manuales de la gestión de notas de gasto, tarjetas de empresa y pagos en los que están involucrados diferentes empleados dentro de una misma empresa, desde el empleado que genera el gasto hasta las diferentes personas que tienen que introducir esta información en el sistema contable o en el ERP para contabilizar los gastos”, explica Iñigo Aguirre, director comercial de Payhawk.

Además del ahorro de tiempo, estas aplicaciones también ayudan a ahorrar dinero contante y sonante, ya que “un porcentaje altísimo de las empresas de este país no se está deduciendo el IVA de todos los tickets y recibos como restaurantes, gasolineras, peajes, etc. Con Payhawk convertimos los recibos en facturas para que la empresa pueda recuperar el IVA”.

Gestión de RRHH

Dentro de la especialización en RRHH, vamos a encontrar herramientas que gestionan todo lo necesario de estos departamentos y a su vez otras que se especializan en áreas concretas de los RRHH. Herramientas como Wofu, para la gestión del tiempo y vacaciones; TramitApp, muy avanzado para la gestión de turnos; Bizneo, Personio, Sesame HR

“Hay una diferencia entre las herramientas que están muy enfocadas a determinados procesos, Recuiti, muy buena para reclutamiento, o Aturnos, para turnos, y otras más completas como Personio y Sesame HR, que abarcamos todo el proceso desde el onboarding del empleado hasta el reclutamiento, las evaluaciones, el control horario… Las más especializadas suelen ser para empresas muy grandes”, comenta Majo Castillo, Chief Operating Officer (COO) de Sesame HR.

Que añade: “Las ventajas de digitalizar esta información es que puedes cruzarla con cualquier otro parámetro. Registrar los fichajes de los empleados como exige la legislación española y poderlo hacer desde diferentes plataformas, desde el móvil, la tablet, el ordenador… También la gestión de las vacaciones de los empleados. Ahorra mucho tiempo y evita errores que muchas veces se cometen cuando se hace de forma manual. Compartir documentos privados como la nómina o las bajas de los empleados».

«En pequeñas empresas como pueda ser un retail o una clínica en las que se trabaja por turnos, es una herramienta clave para organizarlos. O para empresas que tienen turnos nocturnos, fines de semana y horas extras… Se pueden aplicar reglas para cada empleado. Uno que no trabaja los fines de semana, otro que igual solo tiene media jornada, etc. y crear los horarios con un click”, continúa Majo Castillo.

Para empresas de cierto tamaño, estos softwares especializados incluyen funcionalidades como “el gestor documental para compartir manuales para el desempeño del puesto de trabajo en carpetas personalizadas para cada uno de los empleados. Funcionalidades de on boarding para los nuevos fichajes. O funcionalidades de reclutamiento para organizar la información de los candidatos”, continúa Castillo.

Gestión comercial

Hasta ahora hemos hablado de la digitalización interna de un negocio, una pata de la digitalización que hoy por hoy deberían cubrir ya todas las empresas. Es, digamos, la digitalización básica. Viene ahora la parte más compleja del proceso, la que tiene que ver con la gestión comercial y ventas. O cómo tu empresa se relaciona con diferentes actores del mercado.

Aquí se trata de “digitalizar las principales palancas comerciales: gestión de la base de datos de clientes, generación de leads, gestión de la red comercial y el reporting analítico comercial”, explica Sergio Esteve, socio del área de Consultoría de BDO. Que añade: “De forma general, las empresas B2B y B2C pueden desarrollar dos tipos de estrategias de ventas: inbound (atraer al comprador objetivo) o outbound (búsqueda directa)».

«El objetivo de estas estrategias es generar nuevos contactos o leads que son almacenados en una base de datos para ser gestionados más adelante. Un ejemplo concreto sería el uso del marketing automation, que permite gestionar el ciclo comercial de aproximación al cliente y la propuesta de venta de forma automática, generando más oportunidades (más ingresos), con menos recursos (más rentabilidad). Otro ejemplo es el uso de reporting analítico comercial, que permite analizar y tomar mejores decisiones de negocio”.

En los entornos B2B, basados en visitas a clientes, hay también soluciones de digitalización con INNOCar, una tarjeta contactless para compartir y registrar la información comercial de tu fuerza de ventas.

Customer Relation Manager (CRM)

En la relación con los clientes, el CRM es una herramienta básica para la mayoría de los negocios. En el mercado hay desde soluciones sencillas pero muy completas en toda la gestión y atención al cliente como Pipedrive o Kahuna CRM, a gigantes como Salesforce o Hubspot.

La diferencia es que estos últimos requieren de cierta adaptación de empresas que desarrollan soluciones a la medida de cada cliente, como Omega CRM. ¿En qué consiste esa capa de sofisticación? “El CRM tradicional está muy centrado en la visión de transacciones B2B, facturas, visitas del comercial, etc. Las herramientas más evolucionadas aportan todo el data que hay alrededor de la interacción digital con el cliente: si ha visitado mi web, si se ha interesado por el contenido de algún email…», apunta Javier Arquelladas Molina, Founder and Chief Strategy & Growth Officer en Omega CRM

«Y el concepto de automatización. Modelos de escalabilidad donde yo realmente dejo preconfigurados una serie de flujos de negocio que en función de lo que el cliente hace en digital van sucediendo prácticamente sin interacción humana. De tal forma que puedo conducir mi proceso de venta a escala, sin tener que editar muchos recursos, que es lo que normalmente no tiene la pyme”, añade Arquelladas.

Estas herramientas de gestión comercial trabajan mucho con IA y big data.“Tienen un motor de IA para las recomendaciones. Por ejemplo, cuáles son los clientes con una mayor propensión a la compra de determinado producto o cual es la siguiente acción que te recomienda realizar con ese cliente. Normalmente nuestro trabajo está ligado a una solución líder de mercado, que suele ser Salesforce, ya que cubre ese 360 digital con el que nosotros nos posicionamos como empresa», continúa Arquelladas.

«Es capaz de ofrecer una experiencia omnicanal de atención al cliente, contacto a través de puntos digitales de marketing, una experiencia de ventas y de iteración de diferentes equipos orientado a la venta y hacia el comercio electrónico con fuerza de ventas, cubre todo el ámbito de la solución y de los procesos de negocio que una empresa pueda necesitar, tanto si es B2B como si es B2C”, añade Javier Arquelladas.

Puedes leer la segunda parte de este especial aquí: 60 soluciones de tecnología para digitalizar todas las patas de tu empresa.