El éxito no tiene que ver con hacer absolutamente todo bien o con acertar con todo, sino que tiene que ver con identificar unas pocas prioridades clave y en convertirlas en unos motores potentes para el negocio.
El experto en motivación Rubén Turienzo defiende, por ejemplo, en El pequeño libro de la motivación (Alienta, 2016) cómo gestionar mejor las prioridades. “Priorizar no es sencillo. Toda priorización conlleva un descarte. Descartar es elegir y para que no aparezcan disonancias cognitivas (cuando nuestro cerebro otorga la misma validez e importancia a dos ideas contrapuestas) debemos ser perseverantes en la opción elegida y no dudar de nosotros mismos”, defiende.
¿Cómo establecer entonces prioridades?
1. Escribe tus tareas urgentes en orden descendente. “Habitualmente no sabemos otorgar con eficacia el nivel de urgencia de una tarea, pero hay una fórmula sencilla: al tiempo que te llevará realizar la tarea, le restas el que te queda para tu fecha límite. Aquellas tareas que tengan un resultado menor, incluso negativo, serán las más urgentes”, explica Turienzo.
2. Atribuye el nivel de importancia a cada tarea. “La importancia tiene que ver con las consecuencias positivas y negativas de realizar una tarea. Sube en la organización anterior aquellas tareas que con el menor tiempo de ejecución te aporten una consecuencia mayor. Eso sí, respetando en todo caso la urgencia de las tareas”, añade.
3. Alarga tu jornada. “Nadie dice que tengas que trabajar más horas de las pactadas, pero si realmente quieres que tu agenda y prioridades fluyan, busca los horarios en los que existe menor riesgo de boicot”, propone.
4. Cada problema en su momento. “El bloqueo por saturación es otra de esas situaciones habituales en la mala gestión de prioridades. Actúa sobre un tema y no pases al siguiente hasta que no lo hayas terminado. Recuerda que un tema puede llevarte varios días, pero asígnale unas horas concretas para su ejecución y te será más sencillo evitar la presión”, concluye.
Da prioridad a los efectos a medio y largo plazo cuando te organices
¿Qué más funciona? Muchos emprendedores insisten en la importancia de dividir tus tareas del día en tres: los pesos pesados, aquellas que te van a llevar bastante tiempo; pesos medios, las que hace tiempo que están pendientes y que puedes ir abordando para despejar la mente, y los pesos pluma, tareas cortas o menores de 5 minutos (una vieja máxima de productividad), que puedes hacer inmediatamente. Ya sólo apuntarlas en tu gestor de tareas te va a hacer perder tiempo.
Es recomendable que abordes los pesos pesados a horas en las que tengas la convicción de que nadie te va a molestar (dependerá de ti, puede que sea a las 7 de la mañana, cuando los clientes todavía no llaman al teléfono, o a las 11 de la noche, cuando ya tienes a todos los peques durmiendo).
Al menos dos veces al mes comienza la mañana planificando las siguientes semanas. Desarrolla el hábito de elaborar por escrito dos listas de tareas, una de tareas importantes y otra de tareas secundarias. Las tareas más importantes adjudícalas a días concretos de la semana. Así cada día antes de empezar a trabajar ya sabrás que saber a qué voy a dedicar ese día.
El problema de base de los emprendedores a la hora de adoptar este hábito, según explica el prestigioso psicólogo Dan Ariely “está en que lo que necesitamos ahora, por lo general, está claro, pero no tanto las necesidades que tendremos después”.
