Consejos y claves para exportar

¿Eres una pyme o un emprendedor y estás pensando en exportar? Aquí encontrarás los 11 consejos más importantes para que tus mercancías lleguen a buen puerto, en las mejores condiciones y en los plazos estimados.

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Identifica bien tus necesidades

A la hora de afrontar el paso de exportar es muy importante determinar bien a quién se lo vamos a vender, cuál es tu valor añadido, cómo es la mercancía y qué servicio quieres ofrecer.

La combinación de estas cuatro variables determinarán el tipo de transporte y la forma de envío. Si lo que buscas es rapidez y seguridad, tendrás que elegir transporte aéreo, pero es mucho más caro. La mayor parte del comercio online se realiza a través de courier, compañías especializadas en paquetería urgente vía aérea.

Ahora bien, cuando se trata de transporte internacional a largas distancias, suele optarse por la vía marítima. Permite transportar grandes cantidades, volúmenes y pesos, pero es lento. El transporte por carretera es muy indicado para distancias cortas (Unión Europea) y es más económico que cualquiera de las otras dos opciones, pero está pensado para volúmenes y cantidades pequeñas. Para grandes terrestres tendrás que optar por el ferroviario.

En cuanto a la forma de transportar la mercancía, en el transporte marítimo suele ser a través de contenedores o de grupaje. En los otros transportes puede ser a través de palés o paquetes sin más. El contenedor puede ser de 20 o 40 pies o High Cube. El grupaje es para cantidades más pequeñas. El grupajista se encarga de agrupar la carga de varios exportadores y enviarlo a destino. En proporción, el grupaje es más caro que el contenedor y el paquete más caro que un palé. Un palé de 200/300 kg cuesta 300 euros y el paquete de 10 kg cuesta 60 euros. Un contenedor puede costar 2.000 euros y alcanzar los 30.000 kg y un grupaje se suele tarificar por kilo de peso (desde unos pocos euros/kilo hasta algunas centenas de euros/kilo en rutas poco transitadas).

Escoge con cuidado a tu ‘partner’

Para Cobos, “el principal criterio que debemos mirar es el de la especialización”. ❱ Si tienes el foco en la rapidez de llegada al mercado (time to market), selecciona partners especialistas en entregas rápidas, aunque tengas que pagar más. Al revés, si te dedicas al commodity, puedes sacrificar rapidez a cambio de economía. UPS, por ejemplo, garantiza entregas en 24 horas y TNT mueve bien las mercancías pesadas.

- Si prestas mucha atención al servicio al cliente, deberás buscar trazabilidad.
- En función de tu producto, deberás fijarte si son especialistas en respetar la cadena de frío o si hacen transportes especiales o en hielo seco…
- Cada compañía suele ser especialista en determinadas rutas, por lo que conviene informarse bien si encajan con tus destinos. CEDEX funciona muy bien en Rusia y TNT no.
- Si mueves paquetería pequeña de bajo valor, te vale cualquier empresa.
- Si es mercancía de alto valor añadido, necesitas empresas especializadas en transporte especial de mercancías y preferiblemente aéreo. 

“El segundo criterio es pedir presupuestos a distintas compañías y escoger la que más se ajuste a tus intereses”, insiste Cobos, pero, recuerda, “no olvides analizar todos los conceptos. A menudo los emprendedores se fijan sólo en la oferta económica y se olvidan de conceptos importantes de cara a nuestros clientes como la trazabilidad”. Debes valorar también qué otros servicios ofrecen, qué alternativas plantean, cómo son sus instalaciones y qué medios tienen en los países de destino.

Ten cuidado con las tarifas muy económicas, porque puede haber overbooking, es decir, que los barcos vayan llenos y se quede tu contenedor en tierra. También porque esas tarifas pueden apoyarse en las escalas que, aunque oficialmente no pueden ser más de dos, pueden retrasar muchísimo el servicio y la calidad. Aunque teóricamente hay unos plazos, en la letra pequeña la obligación de la naviera para entregar la mercancía se alarga hasta los 160 días.

Planifícalo con antelación y ten un plan B

Uno de los problemas más habituales de los emprendedores es no poner suficiente cuidado en la planificación. Pero, además, no se cuidan los tiempos en esta planificación que, cuando se empieza, tiene que ser como mínimo de una semana para poder resolver cualquier posible incidencia. “Esto es así porque esa mercancía tiene que pasar por una serie de gestiones que pueden prolongarse y es preferible que la mercancía descanse en el puerto a que no llegue a tiempo para embarcarse”, aclara Sergio Alberola, director de Marketing de iContainers. Cuando ya haces operaciones de forma habitual, puede reducir a cuatro días previos a la salida del buque. Pero, cuidado, igual que hay que prever esta antelación para embarcar la mercancía, es necesario prever los tiempos de transporte en función de la caducidad del producto y de los compromisos de entrega.

En las exportaciones hay una serie de riesgos logísticos a valorar: desde la situación geopolítica del país de destino hasta las posibles huelgas de estibadores, contenedores que no han hecho el transbordo durante la escala, el low streaming (ralentización de los barcos para ahorrar carburante). Por eso siempre hay que tener preparado un plan alternativo tanto en materia de costes como de servicios. En lo que se refiere a costes, calcula un 10% más de lo previsto para la operación. En materia de servicios, contempla una posible alternativa por otros puertos o a través de otros transportes.

Distancia logística versus distancia geográfica

O cómo elegir el país y el puerto. A la hora de planificar, es importante tener en cuenta que la distancia logística no siempre coincide con la geográfica. Hay puertos que, aun no siendo los más importantes del país, pueden ser los más convenientes porque los trámites aduaneros son sencillos, porque están mejor comunicados vía ferroviaria o porque tienen mejor acceso por carretera hasta nuestros clientes.

Como señala Fabio Danzé, director de Trade & Consulting, “por absurdo que parezca puede ser más conveniente hacer transitar una mercancía por el puerto de Rotterdam y luego transportarlo en camión hasta Bilbao que descargar directamente en Bilbao”. Saber cuál puede interesarte más es una información que te pueden facilitar los partners y las cámaras de comercio del país, pero sobre todo es importante conocer la opinión del importador. Además, hay riesgos geopolíticos y eventualidades que debes conoce. Por ejemplo:

- Si quieres enviar mercancía a Cuba, no puedes utilizar empresas courier norteamericanas.
- En EE UU, la limitación de peso en carretera es menor que en España y puedes encontrarte que la carga que aquí ha salido bien, no pueda ser trasladada al cliente o tenga que pasar por dos envíos, con lo que encarece el coste final.
- En África es clave que el transitario sea conocido del cliente y esté vinculado al importador.
- En Asia, el problema son los retrasos porque son rutas largas y con escalas.
- Hay países en los que son muy difíciles de manejar los trámites aduaneros, como en Rusia o Brasil, “donde es desaconsejable ocuparse del despacho de aduana y si no es posible vender ex Works, lo mejor es ofrecer un transporte CIF hasta el puerto de destino sin despacho aduanero”, dice Danzé.

Cuidado con el peso desperdiciado y el ‘packaging’

En materia de transporte internacional, el almacenamiento no suele ser una cuestión importante porque en origen se almacena en la empresa hasta su embarque y en destino es responsabilidad del importador. Sí es importante la protección de la mercancía. “Muy a menudo las empresas de transporte no saben lo que hay en el interior del embalaje exterior, así que hay que proteger la mercancía de manera adecuada al tipo de transporte y condiciones externas”, explica Danzé.

“Normalmente, los factores que afectan al transporte son: manejo del producto (golpes y volteo), humedad (para productos que se pueden oxidar o apelmazar con la humedad), luz (para productos fotosensibles); permeabilidad a los gases (sea de dentro para fuera como para productos que tienen un aroma que conservar o de fuera para adentro por ejemplo alimentos que pueden originar parásitos); resistencia al ataque de parásitos externos...

Hay empresas especializadas en el diseño y realización de embalajes a medida con materiales estudiados para ofrecer todo tipo de protección en transporte internacional”. Y antes de empaquetar, ten en cuenta que si el volumen es superior a su peso real, desperdiciarás mucho dinero. Mónica Sáenz, store manager de Spain Box, lo explica muy bien: “Si tu envías un palé de plumas de 120 x 80 x 50 es posible que pese 5 kg, pero su volumen va a ser de 120 kg y tú vas a pagar por ese volumen, con lo cual vas a desperdiciar 115 kilos. Aprovecha ese espacio con cajas pequeñas de mucho peso, de manera que puedas rentabilizar toda la capacidad y el volumen del palé”.

Y con las cajas ocurre lo mismo, si una caja de 40 x 60 x 40 tiene un cubetaje de 24 kg y su peso real es de 20 kg, estoy desperdiciando 4 kilos. Si hay divergencia entre el volumen y el peso, pagarás la cantidad mayor.

Selecciona el incoterm correcto

El incoterm lo suele marcar el que compra, pero es necesario que el comercial conozca cuál es el expertice logístico de su compañía para aceptar un incoterm u otro. Aunque no los hay correctos e incorrectos, sí es cierto que en función de nuestra propia idiosincrasia nos interesarán más unos u otros. Así por ejemplo, si no tienes departamento logístico, elige un FCA o un Ex Works, en el que no te ocupas prácticamente de nada y el cliente corre con el riesgo y con los gastos. Es muy económico, pero pierdes el control de tu mercancía y del servicio. Si cierras un DAP o un DAT necesitas un know how y una estructura logística correcta. Para los inicios, Alberola recomienda CFR o CIF, “es decir, hasta puerto de destino y que sea el cliente el que se encargue de la mercancía a partir de ahí”. No olvides incluir en la oferta económica distintos presupuestos en función de si es un incoterm u otro, porque así puedes asegurar la previsión de costes.

Fletes y forfait

Un flete es lo que te cuesta transportar una mercancía por mar, de un lugar a otro, de puerto a puerto o de puerta a puerta, según el incoterm escogido. El coste del flete es muy volátil porque depende de muchos factores y puede variar en cuestión de tres meses, incluso hasta el 50%. . Depende mucho de la saturación de las rutas, la estacionalidad y la competencia de las navieras. Y tienes que estar muy atento a si estás en época de subida o de bajada. Por eso, como recomienda Antonio Ortega, experto en Tráfico Internacional de Vicente Badenes, “los fletes han de estar siempre por escrito y con una validez o caducidad de uno a tres meses, porque realmente el precio final de la exportación puede variar muchísimo”.

Además del flete, es importante negociar bien los gastos de salida o de llegada. Aquí te puede interesar un forfait, es decir, reunir en un único concepto todas las partidas relacionadas con la carga o descarga, el transporte terrestre, el despacho aduanero… Con esta práctica, aparte de poder negociar precios más interesantes, facilitas la gestión de las facturas.

Cuidado con la documentación

Los problemas con la documentación están detrás de la mayoría de los contratiempos en las aduanas. Desde cargar el IVA en exportaciones que van fuera de la UE o a Suiza, Noruega o Andorra, por ejemplo; hasta que no coincida la información de los distintos documentos (por ejemplo, que haya diferencia en el número de unidades entre la factura, el albarán y el bill of landing) o que la documentación esté incompleta. Normalmente, los transitarios se encargan de toda la documentación aduanera, pero hay alguna que tienes que preparar tú, como la factura comercial, el albarán o el certificado de origen.

Atento a las licencias de exportación

Hay determinadas mercancías, como el alcohol o el tabaco, por ejemplo, para las que necesitas licencias específicas de importación o de exportación. Una empresa de ventas por Internet no suele tener esa licencia de exportación de alcohol, por ejemplo, pero sí puede recurrir a distribuidores que sí tienen esos permisos de exportación y negociar con clientes que también tiene esa licencia de importación. Otra solución es actuar de intermediario.

Maneja bien las exportaciones temporales

Para garantizar el servicio postventa, tienes que tener cuidado con esta figura de las exportaciones temporales. Veamos el ejemplo que propone Sáenz: “Yo tengo una empresa que vende productos fabricados en España y se lo envío a un cliente de EE UU. A los cinco días, este me lo devuelve porque está averiado, para que se lo arregle. Si me lo envía sin más, esa importación va a pagar de nuevo aranceles y demás impuestos y cuando la devuelva arreglado también tendría que pagar en la aduana. Para evitar toda esta acumulación de tarifas y poder garantizar tu servicio postventa lo que debes hacer es una exportación temporal: has de hacer todos los tránsitos con la misma compañía y respetando en cada movimiento que las facturas proforma que se emitan respeten el número de tracking original con el que se exportó la primera vez, que se mantenga la misma descripción del producto tal cual salió de España la primera vez, el valor original y una indicación  que  ponga “retorno de mercancía para reparación sin valor comercial”.

Empieza con envíos pequeños

Aunque a priori salga más caro, todos los expertos coinciden en recomendar empezar con envíos pequeños para tantear tanto el mercado de destino como a tu nuevo cliente. “Es una forma de testear el mercado sin arriesgar excesivamente”, señala Sergio Alberola.

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