Cómo sanear las cuentas de tu empresa con ideas de ahorro inteligente

Se puede ahorrar o, al menos, se puede gastar de una forma más eficiente. Sigue leyendo y encontrarás diferentes estrategias que ayudarán a sanear la liquidez de tu empresa y te darán un respiro.

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Licencia para ahorrar

Es cierto que ahorrar es posible, pero para que sea más rentable, más eficiente, esa mentalidad debe imperar en el día a día de la gestión de una empresa y no sólo como medida atropellada de urgencia en momentos de ‘vacas flacas’.

En tiempo de bonanza

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“Las empresas que mejor afrontan las crisis gestionan el orden y los costes en los buenos tiempos como si se estuviese en crisis. Los directores deben tener permanentemente una agenda de reducción de costes sobre su mesa, además de tomar medidas con criterios de rentabilidad sobre procesos, productos y clientes”, sostiene Eduardo Navarro, socio director de Improven.

“El control de costes debe ser una forma constante de trabajo. A nuestros clientes les hacemos ver que lo importante es implantar esa cultura de optimización de costes”, dice Francisco Escanellas, director general de Expense Reduction Analysts.

Otro aspecto a tener en cuenta es que las medidas de ahorro eficaces son aquellas que miran hacia el medio y largo plazo, ya que las que se adoptan de forma precipitada –aunque puedan ser efectivas en el momento, por ejemplo la reducción de personal– no son las más rentables a largo plazo.

“Viene la crisis y las empresas no hacen nada. Llega un día en que se ven muy apuradas y adoptan, lo que ha sido hasta entonces pasividad, una acción sin cabeza. El problema en lugar de solucionarse se incrementa, frente a lo lógico que sería adoptar medidas al principio y con tranquilidad”, destaca Navarro.

Áreas estratégicas
Ahorro eficiente no es sinónimo de tacañería. Como señala este experto: “En ese proceso de recorte de costes, cuidemos de no recortar en actividades estratégicas. Los costes recortables son los que aportan poco valor al cliente y nunca debemos recortar en actividades de márketing y ventas, que son parte de las que nos deben ayudar a aumentar la intensidad de nuestra presencia en el mercado”.

Y dos aspectos importantes más en la gestión de costes: que las políticas de ahorro deben hacerlas suyas también los empleados de una organización y que, paradójicamente, para ahorrar es necesario invertir en tecnología, procesos y personal especializado.

Mejores prácticas en tiempos de crisis

Un estudio sobre Gestión de crisis, de Improven, subraya que “el 68% de las empresas la detectan y reaccionan muy tarde, cuando los resultados ya están resentidos y el margen de reacción es estrecho o inexistente”. Y esa detección tardía limita el abanico de opciones, “somete la empresa a una tensión extrema y obliga a tomar decisiones drásticas y poco planificadas”.

“Las áreas que más se trabajan son la reducción de personal (82%), el incremento de ventas (71%) y la disminución de gastos generales (65%), frente a otras medidas correctoras más adecuadas a medio plazo, como el cierre o la venta de unidades de negocio no rentables (32%) o la eliminación de clientes y productos no rentables (21% y 33%, respectivamente)”.

Estas soluciones, por sí solas, “no garantizan reconducir el negocio y sólo permiten rebajar los costes fijos, a todas luces insuficientes, por lo que es vital compaginarlas con otras medidas”.

Medidas exitosas y rentables

1.- “La venta y/o cierre de unidades ayuda a centrarse en las actividades que mayor valor aportan al mercado y son más rentables, reduciendo la dispersión del personal y maximizando los beneficios, mientras se abandonan aquellas que lastran los resultados y/o requieran excesivos esfuerzos”.

2.- “Eliminar productos no rentables, con malos ratios de ventas y un alto coste de mantenimiento de los catálogos y de los almacenes ayuda a las empresas a focalizarse en los productos más rentables, incrementando su venta y el nivel de servicio”.

3.- “Eliminar clientes no rentables (un 30% no lo es). El descontrol en la aplicación de precios, descuentos y rappels o, sobre el material de promoción, tienen gran impacto en la rentabilidad y convierten a muchos clientes en cuestionables. Se deben gestionar las ventas no sólo desde la facturación, sino desde la rentabilidad y el valor potencial del cliente”, dice el estudio.

Primero en las compras

Representan una parte muy importante de la cuenta de resultados de las empresas –dependiendo del sector, entre el 50 y el 80% de su facturación–. Según los expertos, reducir en este área es menos traumático y más rápido, potente y efectivo que, por ejemplo, eliminar personal.

Y así es. Como detalla Ferrán Baños, director técnico de la Asociación de Profesionales de Compras (Aerce), “un ahorro del 5% en los costes de compras supone un aumento del beneficio del 30%. Y un incremento del 5% de esos costes tiene el mismo impacto negativo sobre los beneficios y la rentabilidad de la empresa, es decir, rebaja los beneficios un 30%”.

Chequear los precios
Una pyme que quiera competir “tiene que estar chequeando permanentemente sus niveles de precios y renegociando con sus proveedores el material y el servicio”, señala José Fernández de Valderrama, director general de Fullstep, que recuerda que las pymes suelen tener, por costumbre, relaciones de confianza estables con sus proveedores. “Si tienes alguno que no está controlando y acotando lo suficientemente rápido sus costes, esos te los pasará a ti. Y tu obligación, en esos casos, es la de buscar y valorar si hay otras fuentes más económicas y eficientes de suministro que te permitan mantener el margen”.

Según el proveedor
Baños, de Aerce, puntualiza: “Es importante establecer relaciones a largo plazo para trabajar conjuntamente. En los casos en los que hay mucha competencia y el producto es estándar, no es tan necesario cerrar acuerdos a largo plazo. Y cuando son proveedores estratégicos para la empresa, con un coste elevado respecto al total o hay pocos proveedores, a la empresa le interesa más fijar acuerdos de colaboración a largo”.

Francisco Escanellas, director general de la consultora Expense Reduction Analysts, que consiguió que sus clientes ahorraran en 2007 una media del 19,7%, recomienda: “Analizar si los proveedores son los adecuados, es decir, ¿estoy comprando lo que necesito o lo que me venden? Analizar aspectos como si sus honorarios, la forma de pago, etc. son los idóneos. Hay clientes que, por estructura financiera, les interese pagar a 90, 60, 30 días… Estudiamos la fórmula para que nuestros clientes tengan un mejor servicio a un coste menor”.

Este experto recuerda que el contrato ideal no es el que tiene los precios más caros, “sino aquel en el que la otra parte cumple con sus compromisos y puede cobrar por sus servicios. Así, con determinados proveedores (grandes, fuertes y caros) hay que valorar la calidad de sus servicios. A veces te encuentras con empresas que trabajan con un proveedor desde hace 20 años y les mantiene unas condiciones de pago y servicio excepcionales, pero otras, el proveedor, por excesiva confianza, nunca ha tenido un comportamiento ejemplar con su cliente”.

Poner las normas
Fernández de Valderrama aconseja, antes de comprar, tener definidas –y por escrito– todas las especificaciones de calidad (nivel de servicio), logística (forma de entrega), financieras (medio de pago y penalizaciones), administrativas (pedidos, facturas, albaranes…). Después, “pide ofertas a todo proveedor que sea capaz de darte el servicio que necesitas. Con nuestros clientes manejamos entre 30 y 40 ofertas y eso no se puede hacer sin un sistema tecnológico como el nuestro, que obliga a los proveedores a ofertar de la misma manera. Así, todas las ofertas son comparables”. Una vez que las tienes todas, “analiza el precio y al proveedor (calidad, experiencia, estructura financiera, histórico, etc)”.

Este directivo considera que comprar bien es hacerlo entre un 5 y un 10% mejor que el resto. “Imagina una empresa que vende 100, gasta en compras 60 y, tras otros costes (personal, amortizaciones…), al final, gana 10. Si mejoramos un 10% ese 60 de compras, conseguimos pasar a la cuenta de resultados de 10 a 16, que es lo mismo que incrementar un 60% el margen”.

Gestión de las existencias

¿Cuál es el stock idóneo que debe tener una empresa para dar el mejor servicio y evitar gastos innecesarios? Las ventas perdidas por rotura de stock, los costes por tener existencias en exceso o una mala gestión de los imprevistos se pueden evitar. Y todo eso son beneficios que van a parar a tu empresa.

Optimizar el inventario del almacén ahorra dinero que se puede destinar a otras tareas.

Venta perdida por rotura de stock
“Hay empresas que tienen mucho depósito de unas referencias y le faltan de otras (rotura de stock). En este segundo caso, parte de la demanda que te llegue la pierdes, porque no podrás atenderla y se irán a tu competencia”, explica Josè Presencia, director de ToolsGroup.

Gastos por exceso de stock

“El coste de propiedad del stock no es sólo el financiero, sino también el del espacio que ocupa, que se quede obsoleto, se pierda o rompa, su manipulado,... Así, si el coste financiero es, por ejemplo, el 7%, el coste real de ese exceso es como mínimo del 15%. Una reducción de ese inmovilizado tiene un efecto directo a caja (si desinvierto 1.000 euros de stock, van a caja) y otro a la cuenta de resultados (si reduzco 1.000 el inmovilizado, el 15%, como mínimo, es beneficio, al ser un gasto menos)”.

 

Gestión de las facturas

Tener un plan eficiente de compras permite, entre otras cosas, que se generen facturas innecesarias. Y cada nueva factura es un gasto de papel y un aplazamiento en el pago o cobro del producto y/o servicio. La factura electrónica es una solución que ahorra y agiliza la liquidez.

“Los procesos de facturación ayudan a optimizar las cuentas. Imagina una empresa donde cada departamento tiene libertad para comprar. Cada pedido genera una factura. Hay pymes que tienen 3.000 facturas al año de un solo proveedor cuando se podrían quedar en 100”, afirma Escanellas. “También los pedidos servidos parcialmente retrasan el pago de las facturas por parte del cliente, que prefiere pagar cuando ha recibido toda la mercancía”, destaca Presencia.

La factura electrónica
El estudio realizado por SERES denominado “La Factura Electrónica en España 2012-2013” ha traído consigo unos números que demuestran el auge de  la factura electrónica o la eFactura en nuestro país. Según este organismo, el ahorro logrado por el uso de la e-factura en España alcanzó los 458 millones de euros en 2013.

Algunos estudios afirman que el ahorro medio de una factura electrónica respecto a la tradicional de papel es de 4,95€ en la recepción y de 2,82€ en la emisión.

Ahorra en telecomunicaciones

Ésta es otra de las áreas de actividad que más gastos comporta dentro de la estructura de una empresa. Telefonía fija y móvil, hardware, software, redes inalámbricas, impresión y digitalización de documentos... Un mal uso de estas tecnologías incrementa de forma considera los gastos.

Tenemos clientes que han ahorrado en teléfono por encima del 40% y otros que, sólo por recuperación de errores en las facturas, un 12%”, resalta Jesús Ruiz, director general de Telcomunity. Este experto advierte que muchas empresas no analizan sus gastos telefónicos de forma anual, lo que les ayudaría a tener una idea de cuánto gastan o qué meses consumen más. “Hay que tener una visión analítica de los precios de las ofertas: en telefonía fija, menos, porque el mercado está más estandarizado, pero en móvil, prácticamente cada semana hay una oferta, aunque muchas son relanzamientos”, señala.

Leer la letra pequeña
Ruiz recomienda contratar aquellos planes telefónicos que no te aten en el tiempo y te penalicen si abandonas. “Por ejemplo, si me voy al extranjero, contrata el plan telefónico X por los días que estás fuera y nada más”. Otro consejo es pedir al operador que fije límites en el consumo (tanto de personas como de franjas horarias, servicios de datos...) que no sea necesario. “Por ejemplo, en la contratación de servicios de datos se están pagando auténticas salvajadas. La gente no lo sabe y muchos móviles ya vienen configurados para que te metas, sin que te des cuenta, en Internet móvil”, afirma.

Además de ayudar a las empresas a renegociar sus condiciones de contrato con las operadoras, Ruiz subraya que, en la optimización de las condiciones de los servicios contratados, “hemos tenido clientes a los que les hemos mejorado sus condiciones un 50%, otros un 20% o les hemos quitado un montón de configuraciones erróneas que tenían sus terminales o planes activados que no utilizaban y por los que estaban pagando”.

Compra de tecnología
A la hora de planificar la adquisición de tecnología, además de los costes propios de compra, “las empresas deben tener en cuenta otros costes derivados como mantenimiento, formación, renovación o la idoneidad para tu negocio”, advierte César Aparicio, director de Álamo Consulting.

Además de esos costes asociados, “no se debe ahorrar excesivamente en TI, es decir, ir a precio, sino comprar teniendo en cuenta las necesidades tecnológicas y el modelo de negocio de tu empresa, porque, al final, lo barato sale caro”. Aparicio recomienda otras alternativas de ahorro: “Utiliza herramientas de software libre (gratuito y legal) en lugar de comprar el de mercado”.

Si optas por contratar el clásico software propietario, negocia los acuerdos de licencias. “Hay empresas que compran las licencias en grupo para que le salgan más barato”, apunta.

También se puede hacer externalización de servicios (lo que se conoce como software SaaS): el e-mail, el servidor, el software, el CRM, la gestión de facturas... “En estos casos, te olvidas del mantenimiento, de la ayuda al soporte, etc., y accedes vía web. El beneficio de estos servicios es que los puedes contratar por número de usuarios y vincularlo al crecimiento de tu negocio”.

Otra opción de ahorro es el renting y/o leasing tecnológico, “que además de las ventajas fiscales, te cambian los equipos cuando se rompen o estropean, te ponen los últimos modelos y te evitas el mantenimiento”.

La oficina sin papeles

El ahorro es muy importante, porque no hay gastos de papel, de almacenaje y manipulado, entre otros, además de los relativos a la rapidez de procesos y a la gestión de información. No obstante, la digitalización supone un coste.

“Digitalizar no es sólo escanear y guardar, sino un proceso más global en el que se utiliza la información del documento para luego gestionarla”, señala Wladimiro Navarro, director comercial y de márketing de IPSA. La digitalización supone una barrera de entrada por los costes de su implementación, pero hay servicios de automatización de procesos, que la hacen más barata: “Con nuestra plataforma ofrecemos, en modo servicio y pagando según el uso que se haga, la posibilidad de digitalizar y procesar la información que tiene y luego acceder a ella de nuevo vía web. El cliente sólo necesita un escáner o un equipo multifunción”, aclara Navarro.

Política de impresión
Y si no optas por la digitalización, al menos, elabora un plan eficiente de impresión. “El 95% de las pymes no sabe cuáles son sus costes de impresión”, sostiene Jesús Contreras, director de Desarrollo de Kyocera, que propone a sus clientes mejoras para reducir sus costes en, al menos, un 25%. “Lo primero que debe analizar una pyme es qué necesidades de impresión tiene y qué tipo de dispositivos son los más apropiados (volumen de impresión, color o blanco y negro, equipos compartidos, etc.). Y después calcular el coste total de propiedad del equipo: hardware + consumible + servicio técnico”. Señala que lo más importante es saber cuál es el coste de impresión por página. Para ello, en www.kyoceramita.es puedes hacer una comparativa con todas las marcas.

Ahorra desde la eficiencia energética

Se pueden obtener ahorros de hasta el 40% en la factura energética, siempre y cuando las empresas estén dispuestas a invertir previamente en recursos tecnológicos y dinero…, eso sí, que rentabilizarán –según los expertos– a medio plazo.

Lo primero que debe tener claro una empresa es conocer sus equipos y en qué se van sus consumos energéticos”, asegura José Javier Guerra, director del Centro de Eficiencia Energética de Unión Fenosa, que elabora estudios sobre Índices de Eficiencia Energética en la Pyme.

¿Dónde consumo más?
Para conocer esa información, una pyme puede auditarse ella misma o buscar una empresa externa especializada en auditorías energéticas, que le diga cuál es su balance energético y le proponga cuáles son las mejores acciones que debe emprender, una valoración de la inversión en ese área y un período de retorno.

“Unión Fenosa (en http://eficiencia.unionfenosa.es) ofrece a las empresas la posibilidad de conocer su índice de eficiencia energética para saber cuál es su potencial de ahorro. A través de un cuestionario, las pymes pueden autoevaluarse en referencia a su sector y a la media nacional. Ese primer dato le dirá si su índice es alto o bajo y le pondrá sobreaviso de qué cosas está haciendo mal”, explica Guerra.

Un paso más sería contratar a un especialista, “aunque las pymes son reticentes al gasto de una auditoría, que puede estar entre los 4.000 y 6.000 euros”. No obstante, Guerra recuerda que las administraciones territoriales están manejando presupuestos interesantes tanto para subvencionar auditorías energéticas como para costear inversiones en equipamiento nuevo de eficiencia energética. “En el sector industrial, por ejemplo, las ayudas llegan hasta el 75% del coste de la auditoría y el 22% de la renovación de equipos. Aún así, el grado de conocimiento de las empresas sobre estos programas y ayudas es muy bajo (2 puntos sobre 10)”.

Se puede obtener más información sobre este tema en el Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía (www.idae.es).

Uso eficiente
En una oficina, el principal consumo energético está en la climatización, luego en la iluminación y después en todo lo que tenga que ver con motores. “La clave está en conocer el equipamiento y su uso eficiente, porque se pueden tener los últimos equipos de eficiencia pero hacer un mal uso de ellos”, advierte Guerra.

A más grados, mayor coste
En climatización, es fundamental el aislamiento del edificio (con dobles ventanas) y el control permanente de temperaturas (entre 19 y 21 grados). Unión Fenosa recuerda que “una ventana bien aislada permite ahorrar entre 20 y 30% en calefacción, más de 72 euros al año” y “cada grado más de temperatura supone un incremento del consumo de un 7%, es decir, 25 euros más al año por cada grado”.
En temas de iluminación, Guerra recomienda instalar detectores de presencia, que evitan que se queden luces encendidas cuando no hay nadie, y se programe el apagado y encendido de las luces y de los equipos.

En el caso de los ordenadores, Unión Fenosa recomienda utilizar los sistemas de ahorro energético que llevan, “que les permite pasar a un estado de reposo –o hibernación– transcurrido un tiempo fijado previamente. Su consumo en ese estado se reduce a menos del 15% del consumo en estado normal. Si prevés una ausencia superior a 30 minutos, apaga el ordenador. Y en ausencias menores puedes apagar la pantalla, ya que es el componente que más consume”. Otro consejo es que si usas salvapantallas, los que menos energía consumen son los de color negro o los vacío de contenido. Puedes programarlos para que salten a los diez minutos de inactividad”.

Cultura energética
Guerra reconoce que todo esto sirve de poco si no se fomenta la cultura energética en la organización, para que todos los empleados tengan la misma mentalidad de ahorro y control del gasto energético. “Sólo una de cada cuatro empresas tiene conocimientos sobre ahorro y eficiencia energética y menos del 9,5% consultan información sobre estos temas”, completa.

Consejos para reducir tu factura

Las pymes podrían ahorrar 2.137 millones de euros al año, si implantaran políticas de consumo responsable, según Unión Fenosa. El potencial de ahorro sería de 23.725 GWh/año, que equivaldría a la creación de 83.000 empleos.

No requiere de grandes inversiones sino de un cambio de mentalidad:

Consumos superfluos. Debes identificar los consumos fuera de las horas de trabajo (por las noches, los fines de semana y a la hora de la comida). Después, establece un plan de apagado de los equipos (informáticos y de climatización). A la hora de encenderlos para empezar la jornada laboral, el arranque debe ser progresivo, pero no simultáneo, evitando subidas excesivas de potencia. Es decir, primero enciende unos pocos equipos, después otros...

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Desconecta lo que no uses. Es muy importante que desenchufes de la red todos aquellos aparatos que no utilices o cuando no haya actividad en la oficina. Los protegerás de dañinas subidas de tensión.

También desenchufados. Debes desconectar del cuadro eléctrico todas las líneas que no sean necesarias.

Racionaliza la luz. Lo ideal es instalar sistemas de presencia o temporizadores para controlar el consumo de luz. En el caso de que no dispongas de ellos, alecciona al personal (y especialmente al de limpieza y servicio de seguridad) a que apaguen cuando no sean necesarias.

Revisa y limpia los equipos. El aire acondicionado, cada dos meses, puede ahorrar entre un 3 y un 10% el consumo de energía para climatizar. Y limpiar frecuentemente las luminarias mejora la calidad de la iluminación y ayuda a ahorrar energía.

Reutiliza el frío y el calor. Se puede reutilizar el calor y/o el frío que emiten los aparatos y reconducirlo al sistema de climatización o al proceso industrial.

¿Y en el área de RR HH?

Y no nos referimos a reducir personal, que suele ser la primera medida que adoptan las empresas de forma precipitada, y que a la larga resulta poco rentable. Te proponemos un abanico de posibilidades que van desde la revisión salarial, la contratación de talento o el reajuste de las jornadas laborales entre toda la plantilla.

Como señalábamos al comienzo de este dossier, el estudio de Improven alerta de que la reducción de personal, a pesar de ser la medida que más se adopta (en el 82% de los casos), “no es la solución que mejor resultados da”, afirma Eduardo Navarro, de la citada consultora.

Poco planificado
De las empresas que eligen esa medida, en el 54% de los casos, la reestructuración de plantilla no se hace de manera firme sino en varias fases, debido a la indecisión o a la falta de planificación. Estas decisiones conllevan un importante desgaste en el clima interno de la empresa por la incertidumbre que se genera, lo que lleva a un descenso de la productividad y, por tanto, a más problemas”. Además, añade Navarro, “en el 87%, la reestructuración no es proporcional entre todos los niveles de la empresa, siendo los niveles más bajos los más afectados”.

En ese sentido, en el caso de que sea necesaria una reducción, se puede valorar la posibilidad de recortar el número de consejeros y altos cargos, así como de revisar las condiciones de sus contratos blindados (principalmente en los gastos relacionados con las salidas anticipadas).

En cualquier caso, como subraya Navarro, “un proceso de reestructuración no se entiende sino tiene cabida dentro de un plan de reorganización empresarial y de mejora continua”.

Conservar el talento
Óscar Sánchez, director general de Tech Sales Group, recomienda a las empresas analizar si están o no sobredimensionadas “y reducir aquellos recursos humanos que no son del todo productivos”. Y como destaca Xavier Ibañez, socio director de MV Management, en el caso de que hubiera que despedir a alguien, “habría que echar al que menos rinde y no al que sale más barato despedir, porque en esos casos, la empresa se enfrentaría a pérdida de talento”, que una vez pasada la crisis echarías en falta y te restaría competitividad. De ahí que ahora sea un buen momento para contratar talento que ha sido despedido de otras empresas.

Recortar salarios y jornada laboral
Ésta es una medida menos traumática y más efectiva a medio y largo plazo que reducir personal. Es la solución que ha adoptado, por ejemplo, la multinacional General Motors para reducir sus costes estructurales en un 10%: recortará la producción y la jornada laboral de sus empleados en un 20% en todas sus plantas, así como sus salarios.

Variable por objetivos
Ibañez propone como medida de ahorro a largo plazo pasar de comisión a variable por objetivos en el área de márketing y ventas: “He visto muchas empresas que pagan a sus comerciales en base a un sueldo fijo y a un variable (que es una comisión). ¿Qué sucede? Si un comercial es responsable de vender un millón de euros y tiene una comisión del 1%, eso se convierte en un variable de 10.000 euros al año. Si vende 800.000 euros, pasa de 10.000 a 8.000 euros. Esa diferencia de 2.000 euros son 166 euros al mes y eso no se corresponde con el esfuerzo que hace el comercial”.

Pero cuando el variable es por objetivos, “depende de lo que facture ese comercial, su variable será cero. Y pasar de 10.000 a 0 sí se nota. Ahorrará si sus comerciales funcionan con fijo más variable por objetivos, en lugar de fijo más comisión”.

Externalización de recursos

En la actualidad, prácticamente se externaliza casi todo de una empresa y el miedo que suponía hasta ahora subcontratar áreas consideradas estratégicas para el negocio –como la innovación o las ventas– ha sido superado por las ventajas de ahorro que supone el outsourcing.

Una medida de ahorro es compartir comerciales entre varias empresas que tienen el mismo público objetivo: “En el caso de empresas pequeñas, que no dispongan de un equipo comercial, una posibilidad es la de contratar uno entre varias de ellas. El ahorro es claro, porque el sueldo y los gastos de ese comercial se divide entre las empresas. De esta manera, se puede pensar en contratar un comercial con gran experiencia, que sería imposible tener en plantilla para una sola”, propone Xavier Ibañez, de MV Management.

Pon una telesecretaria

Otra forma de ahorro es contratar los servicios de un centro de negocio o de una secretaria a distancia. Te ayudará a gestionar, entre otras cosas, tu agenda y te ahorra gastos sociales.

 

Más medidas, pero planificadas

Los expertos consultados coinciden en que las medidas por sí solas no serán eficientes si no se enmarcan dentro de un plan de reorganización empresarial y de mejora continua. Y la eliminación de productos y clientes no rentables, la venta o cierre de unidades de negocio y la estrategia de precios son las más eficaces.

Una solución global a una situación delicada debe integrar tres tipos de medidas: reestructuración para adecuar los costes a la nueva realidad, reingeniería de procesos para hacer las cosas mejor y reinvención o búsqueda de nuevos caminos para diferenciarnos en el mercado”, sostiene Eduardo Navarro, de Improven.

Reorienta tu negocio
Siempre ha sido una ventaja competitiva tener cintura para adaptarse a los cambios y poder reorientar el negocio cuando el mercado lo exige. Hacerlo ahora de forma improvisada y precipitada puede dañar mucho a tu empresa. Recuerda que esa no es una estrategia que se ponga en marcha de un día para otro, sino que requiere de mucha planificación.

Si has hecho tus deberes y cuentas con un plan previo, puedes reorientar tu negocio hacia sectores o mercados menos afectados por la crisis, por ejemplo, salir al exterior o valorar si puedes reorientar tu personal y equipos productivos hacia otros productos y servicios.
Otra posibilidad de control de costes es reposicionar tus productos o relanzar líneas de negocio que tenías olvidadas o guardadas para mejores ocasiones.

Lo no rentable cuesta dinero
También puedes reducir costes en negocios donde se prevé una menor demanda o incluso, como recomiendan los expertos, plantearse la posibilidad de vender o cerrar unidades de negocio no rentables y eliminar productos y clientes también no rentables. Esto ayudará a la empresa a centrar sus recursos y esfuerzos en lo que realmente le aporta valor a ella y al mercado.

Mayor cooperación
Otra posibilidad es la de potenciar acuerdos de colaboración entre empresas auxiliares, algo así como una especie de trueque entre organizaciones. Esto te permitirá, entre otras ventajas, compartir costes y producciones, acceder a mercados vedados por carecer de una estructura competitiva o conseguir nuevos clientes. En esa misma línea, otra posibilidad son las fusiones entre compañías.
También te debes replantear las inversiones, principalmente, las grandes. En esos casos, congelarlas para mejores tiempos. Pero no olvides que si quieres ser competitivo no puedes recortar en áreas estratégicas como innovación, ventas y marketing: “Ahora es cuando se debe invertir en ellas. Eso te ayudará a diferenciarte en un momento en el que tu competencia está más preocupada por subsistir que en crecer”, afirma Ibañez.

Gestionar el IVA
Andrés Casián, director de QualityConta, recuerda que hay un régimen nuevo (Régimen Especial de Grupo de Entidades en el IVA) muy interesante para determinadas empresas. Es para aquellos supuestos en los que haya una sociedad matriz y otra dependiente. “Si la primera tiene el 50% o más de la segunda pueden hacer declaración de IVA consolidado. Por ejemplo, una sociedad le vende a la otra. Una tiene IVA soportado y la otra IVA repercutido, es decir, una sociedad tiene IVA a compensar y otra a pagar”, explica Casián. El problema está –advierte este experto– en que el empresario, por un lado, tiene que pagar y, por otro, compensar, y a lo mejor la compensación o posibilidad de deducción tarda bastante más de un año en conseguirlo. ¿Qué hace entonces? “Pues compensa. Por ejemplo, una sociedad tiene que pagar 100 y la otra compensar 80 y, en lugar de pagar 100, sólo pago 20”.

Régimen de reinversión
Otra opción de ahorro es la posibilidad de reducir la plusvalía tributaria generada tras vender un bien. “Por ejemplo, una sociedad, que tributa al 30%, vende un bien. Esa venta comporta una plusvalía y si reinvierte esa venta, en lugar de tributar al 30% lo hará al 18%, por lo que tendrá una deducción del 12%. Es parecido a la reinversión en vivienda habitual de las personas físicas, pero con el límite del 18%”, dice Casián.

Revisa tu estrategia de precios

Como alerta Improven, sorprende la poca atención que dedican las pymes a la estrategia de precios, a pesar de su enorme impacto en la cuenta de resultados. Propone, no tanto en establecer una estrategia de precios de subida y bajada, sino poner racionalidad a los precios.

En tiempos de crecimiento, el precio pasa a ser un tema secundario, “porque como la empresa gana dinero no le importa regalar un poco. Pero en las crisis, hay que revisar la política de precios. Existen sectores más sensibles, como consumo, y en otros más especializados –en los que no existe mucha competencia– se puede jugar con el precios, sin grandes subidas. Apostamos por estrategias de precios por segmentos”, reconoce Eduardo Navarro, de Improven.

Este experto asegura que ahora hay mercados en los que los precios no están puestos de forma racional. “Por ejemplo, a un cliente le facturas un millón y tiene un descuento del 2% y a otro le facturas 50.000 euros y tiene un descuento del 20%. El sentido común dice que, si ambos son igual de sensibles al precio, le tendrías que dar mejor precio al grande que al pequeño. Nuestra estrategia de precios sería incluso aceptar alguna bajada en el cliente grande y plantear una subida al otro”.

La cuestión, según Navarro, está en identificar diferencias y ni subir ni bajar de forma masiva, sino de forma racional y por segmentos. “Y como los precios van directamente a la cuenta de resultados subir, por ejemplo, un 5% en una empresa que factura 100 millones son cinco millones de margen”.

Productos financieros más rentables

Sin lugar a dudas, los productos estrella son, además de la inversión en creación de empleo, el renting y el leasing de productos y servicios. Tienen ventajas fiscales (se pueden deducir como gasto) y contables (se imputan en la cuenta de resultados de la empresa).

Como decíamos en la página anterior: ahora es un buen momento de ir a contracorriente y contratar el talento que es despedido de otras empresas. Además, como recuerda Casián, de QualityConta, “la inversión en creación de empleo es uno de los productos estrella, porque si inviertes y generas empleo puedes acelerar la amortización”. Y más si tenemos en cuenta que contratar un empleado fijo es más barato que uno temporal, hasta 1.000 euros más, y supera los 1.300, si el trabajador es mayor de 45 años. No obstante, hay que tener en cuenta que las bonificaciones que hacen posible este ahorro únicamente son extensibles a los primeros cuatro años de contrato.

Es más, la CEOE ha presentado al Gobierno un programa de medidas urgentes entre la que se encuentra prorrogar hasta 2010 las bonificaciones por convertir contratos temporales en indefinidos, que finalizan a principios este año.

Gastos deducibles
Otros productos clásicos son el renting y el leasing. Ambos permiten adquirir bienes y equipos en régimen de alquiler, con opción de compra en el caso del segundo. El renting facilita la renovación periódica de equipos (coches, ordenadores...) a un precio asequible, donde se incluye mantenimiento. Además la cuota íntegra del renting es un gasto deducible. Mientras que el leasing permite a las empresas la opción de compra del bien arrendado al final del contrato de vigencia o la devolución del bien. La empresa sólo paga por el uso, no por el coste. Las cuotas que se pagan van a la cuenta de resultados y el gasto es deducible en el Impuesto de Sociedades.

¿Cómo gestionar el circulante?

Una forma de ahorrar es no perder. Y eso en la gestión del circulante es clave porque puedes tener facturas pendientes de cobro, pero hasta que no se hacen efectivas sólo tienes humo. ¿Y cómo se gestiona eso? Garantizar los cobros analizando la solvencia de los clientes.

La cuestión está en cambiar el chip a la hora de gestionar la liquidez, es decir, hacerlo según la cuenta de resultados o la caja. “En tiempos de crisis es cuando mejor se ve la diferencia entre una y otra. La cuenta de resultados dice que tu empresa ha ganado 10 millones de euros y después vas al banco y no tienes ni uno, porque la cuenta de resultados no dice en ningún sitio si cobro a 30 días o a dos años. Es decir, te dirá que has facturado un dinero, pero cuándo lo cobras es otra cosa”, explica Navarro.

Cobrar lo antes posible
Ahora, lo que le debe interesar a una empresa es si dentro de 10 días tendrá dinero, por ejemplo, para pagar las nóminas. “Así, cuando vas muy apurado de caja no tiene sentido hacer un expediente de regulación de empleo, porque el coste a corto plazo es mucho más grande que lo que vas a recuperar el primer año. Y en esas situaciones se encuentran muchas empresas que hacen expedientes de regulación de empleo estando apurados de caja. Por tanto, la clave está en gestionar los cobros, los pagos y los flujos de entidades financieras: intentar cobrar lo antes posible permite maximizar el dinero en efectivo que tenemos en caja”.

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