Cómo implantar una red social en tu empresa

No se trata de redes sociales abiertas para el gran público, sino redes internas para potenciar la comunicación en el interior de tu empresa.

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¿Para qué tipo de empresas?

Depende de las necesidades y de la estructura que tenga cada empresa. De momento, los clientes principales son empresas de tamaño pequeño-medio, geográficamente dispersas y que intercambian documentos: agencias de publicidad y marketing, ingenierías y estudios de arquitecturas, oficinas técnicas, etc. Muchas agencias creativas están utilizando estas herramientas como espacios compartidos con el cliente, donde tener visibilidad de tareas y compartir documentos.

La comunicación no pertenece a ningún departamento, es transversal. Al final, es un esfuerzo compartido de todo el mundo. Sin embargo, sí es cierto que el impulso debe provenir de algún área, ya sea el departamento de Recursos Humanos, el de Comunicación o la propia Dirección.

Hacer la transición

Busca un líder informal. Todos los expertos consultados coinciden: los usuarios que ya están acostumbrados a usar redes sociales tienen que tirar del resto, estos son los llamados 'community managers espontáneos'.

Diseña tu plan. Evidentemente, no será el mismo en una consultora tecnológica que en una empresa de transportes, pero es importante establecer un camino para asentar la herramienta entre los empleados. Hay que diseñar bien el proceso, dependiendo de lo familiarizados que estén los empleados, del tipo de organización... Hay empresas que hacen auténticos programas de marketing interno, donde involucran a la gente como si fuera una campaña de venta interna. Es un proceso de construcción muy didáctico.

Actúa con rapidez. El desarrollo desde que la empresa se registra hasta que la solución está en pleno funcionamiento ha de ser rápido y fácil. De otra forma, se corre el riesgo de caer en el hábito de no despegarse de las herramientas actuales, como el correo electrónico. “La clave es mantener un plan de transición.

¿Redes abiertas?

Para los empleados menos iniciados, los expertos recomiendan que la adaptación vaya del entorno cerrado y corporativo a las redes abiertas (Facebook, Twitter, etc.). Lo que facilitaría entornos protegidos dentro de la organización para que la gente perdiera el miedo a participar. Siendo interno, el objeto de las conversaciones no te es ajeno y el efecto de integración cultural dentro de la compañía es muy potente en una comunidad virtual.

Cómo elegir la mejor red

Es, por lo que nos han dicho los expertos y los casos consultados, uno de los factores más importantes en los que fijarse es el almacenamiento. Aunque existen alternativas que se ocupan específicamente de esto, como Dropbox, es interesante que la propia herramienta lo incorpore. El almacenamiento permite que, en un único sistema, los empleados compartan y gestionen los archivos, se comuniquen y trabajen en equipo.

¿En la nube?

Uno de los miedos más habituales es tener la información en la nube, lo cual no debería de ser así.

El almacenamiento incorporado implica que los documentos estén en la nube (en servidores de Internet). Así, se puede acceder a ellos desde cualquier parte del globo con sólo tener un dispositivo y una conexión a la red. ¿Es seguro? La experiencia demuestra que son soluciones incluso más seguras que las instaladas en los centros de datos de la organización.

Versión móvil

A tener en cuenta si la movilidad de tus empleados es significativa y si usan otros dispositivos (como smartphones) además de ordenadores. Algunos servicios ofrecen, directamente, la posibilidad de desarrollar aplicaciones propias para cada empresa.

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