Consejos para organizar mejor tus tareas y no volverte loco

Tareas urgentes, visitas comerciales, reuniones con clientes, el correo... Y para colmo Twitter y demás redes sociales. Terminas haciendo jornadas de 18 horas y aún así no te llega el tiempo. Pero, ¿te has parado a pensar cuántas de las tareas que haces podrías eliminar de tu agenda para centrarte en las que son realmente importantes para el desarrollo de tu negocio?

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Gestiona los imprevistos

Los imprevistos son los principales causantes de que una agenda bien organizada se vaya al traste. La mayoría no son urgentes, “pero el pánico nos hace pensar equivocadamente que lo son. Detenemos y perjudicamos nuestras tareas más importantes para atajarlos sin pararnos a pensar”, explica Berto Pena, experto en Productividad y Organización Empresarial. ¿La forma de gestionarlos? Primero, analiza su naturaleza.

¿Urgente o importante?

Para una multiemprendedora como Elena Gómez del Pozuelo, “los imprevistos surgen siempre. Son dificultades, unas más importantes y otras menos. Y tienes que saber, primero, si se trata realmente de una urgencia, y segundo, si lo puedes delegar. En mi empresa La Cigüeña del Bebé fabricamos en China. Si me llaman diciendo que han parado tres contenedores en la aduana porque van mal etiquetados, eso es una urgencia que tengo que solucionar yo. Si es urgente y no es importante lo delego”.

Gómez del Pozuelo tiene muy claro que sin la ayuda de sus colaboradores no puede presidir dos negocios y otras tareas de networking. Por eso, ha instaurado un sistema de trabajo que obliga a sus colaboradores a ofrecerle soluciones a los problemas que le plantean. “Yo le llamo el método Sonopros y que no significa otra cosa que exigir soluciones no problemas a toda la gente que me rodea. Si me cuentan un problema, deben llegar ya con varias soluciones para que yo pueda tomar una decisión en menos tiempo”.

Hazles un hueco en tu agenda

¿Te imaginas la cantidad de imprevistos que pueden surgir en un evento como el Salón Miempresa, antes de su puesta de largo y justo en los días de su celebración? Sébastien Chartier lo sabe por experiencia. Por eso, “organizamos el Salón pensando en que todo tiene que estar listo tres o cuatro meses antes del evento. En los dos primeros meses, tengo una agenda muy repleta, con tres o cuatro entrevistas diarias (con los patrocinadores, los expositores y los medios colaboradores), para ir cerrando la actividad comercial del Salón. En los dos siguientes meses, los previos al evento, no me pongo ninguna reunión o, como mucho, una diaria. Así, puedo atender a todos los imprevistos que siempre van surgiendo cuando se acerca la fecha y que ayudan a dar visibilidad al Salón, como participaciones en los medios de comunicación o eventos de carácter político”, comenta.

Aun así, siempre puede surgir algo que lo altere todo y la única forma de resolverlo es que hagas un análisis de cuáles son tus prioridades. En el caso del Salón Miempresa, por ejemplo, “el criterio es privilegiar la satisfacción de los clientes, para mí el punto clave de cualquier negocio. Por eso, cuando este año, el viernes de la semana anterior a la inauguración la persona de mi equipo que lleva toda la logística del Salón se rompió una pierna y le dieron la baja, me instalé todo el lunes en el Palacio de Congresos para atender a los clientes y que no notaran la ausencia de nuestra colaboradora. Tenía que asegurarme de que todo estaría controlado durante el montaje del evento, al día siguiente. Teníamos compromisos con varios medios de comunicación. Pedimos a varios clientes y colaboradores que acudieran en nuestro nombre a dos programas de televisión (el resto del equipo estaba trabajando contrarreloj para acabar la preparación y no podían distraerse de sus tareas de último minuto). Y yo me encargué de hablar con la prensa escrita y las emisoras de radio para hacer las entrevistas por teléfono”, explica Sébastién Chartier.

Tu hoja de ruta

Si no llegas a todo lo que te propones en tu día a día, es que estás asumiendo tareas de más o  proyectos para los que no estás preparado, te absorben demasiado tiempo y posiblemente ni te compensan. Esas son las dos ideas fundamentales que más nos han repetido cinco emprendedores de distintos sectores de actividad que son capaces de sacar adelante uno o varios proyectos a la vez sin que la falta de tiempo les trastoque continuamente su agenda (ni su vida personal).   

También nos han dejado muy claro que no existen fórmulas estándar para aprender a priorizar. Cada persona y cada proyecto empresarial obligan a hacerlo de una forma distinta. Pero estamos convencidos de que la experiencia de otros puede ayudarte a tomar conciencia de lo que haces mal en tu caso y seguir su ejemplo. Como verás, ellos han tomado muchas decisiones que son de puro sentido común, pero que a veces no se asumen por falta de un análisis real de las necesidades personales (sí, estas también son importantes al priorizar) y profesionales del emprendedor.

Imponerse limitaciones

Un ejemplo muy sencillo. Andy Stalman, experto en creación de marca, tiene clientes en todas las partes del mundo. “Estamos haciendo proyectos para Argentina, Estados Unidos, México, Colombia, Australia... Yo me levanto por la mañana y hablo con Australia, que están 10 horas por delante de nosotros. Después empiezo con España y con Europa y a las tres o cuatro de la tarde arranca la jornada en Latinoamérica. Necesito organizarme bien, porque tengo que hablar personalmente con todos los clientes. Eso significa que mi jornada se tiene que alargar más de lo natural, pero dentro de un orden que yo he asumido. No renuncio a llevar a mis hijos al colegio cuando estoy en Madrid y no me pongo nunca una reunión personal antes de las 10. Salvo casos excepcionales”, comenta.

Stalman añade algo fundamental para tener una agenda asumible: “Gestionar bien tu agenda significa que hay cosas a las que tienes que renunciar y aceptar tus limitaciones. Si eres un autónomo y tienes capacidad para atender a 10 clientes, no puedes pretender trabajar para 20, salvo que aumentes tu estructura. No puedes pretender abarcar más de lo que puedes. Tienes que decidir entre duplicar tu estructura o mirar si todos los clientes son iguales y si puedes escoger y trabajar sólo para los buenos”.

Soltar lastre

Con las tareas, toca hacer exactamente la misma revisión. ¿Cuántas de las cosas que asumes son realmente necesarias? Analiza qué es lo que más tiempo te consume, si realmente es importante, si lo puedes delegar en alguna persona de confianza y quédate con lo auténticamente estratégico. Es lo que hizo em emprendedor Javier Echaleku para estructurar sus obligaciones: “Hubo un momento en el que tuve que tomar conciencia de la importancia de organizarme. Desde entonces dedico la mayor parte de mi tiempo a tareas de nivel estratégico y el resto lo delego. Mi día a día es cambiante, pero lo fundamental es diferenciar las tareas que sólo debo hacer yo y dejar que otros se encarguen de las demás”, comenta.

Prescinde de lo que no sabes hacer

Sí, es posible que la clave esté en eliminar tareas que te llevan mucho tiempo porque realmente no están dentro de tus mejores habilidades y que quizás tampoco te resultan rentables. Es el camino que siguió el emprendedor y coach Douglas McEncroe hace años.

“En 1994 tuvimos como 12 clientes que nos contrataron para hacer cursos de Cómo hablar en público y Gestión de proyectos. Los de hablar en público no los hicimos mal, están relacionados con el liderazgo. Los de gestión y otros muchos cursos nos robaban mucho tiempo, porque no estábamos preparados. El resultado es que trabajé 15 horas al día, seis días por semana. Fue caótico para mi organización y nos estresamos dando cursos sobre cosas que realmente no dominábamos. Así es que tomé la decisión de dejar todas las demás actividades y dedicarnos a ser los mejores en liderazgo. Fue una decisión difícil, porque tuve que decir no a mucho trabajo, pero fue la más acertada de mi vida. Con el tiempo ganamos mucho más dinero y la gestión del tiempo fue mucho más fácil”, comenta.

Para Douglas McEncroe, “una vez que consigues una gran claridad en tu objetivo global, resulta mucho más fácil identificar aquellas tareas que son realmente importantes y también reconocer las que parecen urgentes pero no son  importantes. Estas son justamente las que debes dejar de hacer”.

Poner fechas límites

No sólo debes escoger bien las tareas que asumes, también debes saber gestionar el plazo de tiempo en el que te comprometes a hacerlo. Si estás continuamente aceptando encargos de última hora, es normal que tu agenda esté siempre alterada. Y esto es algo que ponen en práctica emprendedores de muy distintos sectores, como  Sébastién Chartier, fundador y consejero delegado de Creaventure/Salón Miempresa: “Diez o 12 días antes del evento ya no aceptamos ningún expositor, ya que no hay tiempo de preparar correctamente su participación en el Salón. Cada año, un par de empresas nos llaman la semana anterior (incluso este año tres días antes del mismo), pero preferimos frustrarles y no dejarles exponer. Les explicamos que no podrían salir en la guía de expositores (que se envía a impresión unos 10 días antes) y que no hay tiempo para  formarles sobre el CRM para que saquen el mejor partido al evento. No obstante, les invitamos a que acudan como visitantes para que vivan in situ el Salón y vuelvan al año siguiente ya como expositores. Privilegiamos las relaciones a largo plazo y consideramos un error vender a tan pocos días porque corremos el riesgo de que el cliente no se sienta satisfecho al no poder obtener todo el rendimiento de su inversión”, comenta este emprendedor.

La misma lógica aplica Andy Stalman en su empresa de identidad de marca. “Mi trabajo en Cato es de diseño, creatividad, innovación... Los proyectos necesitan su espacio para pensarse y evolucionar. La idea para llevarlo bien es no aceptar encargos de un día para otro. No trabajamos como cortafuegos”, afirma.

Aprender a decir no

Para una emprendedora como Elena Gómez del Pozuelo, una clave en su gestión de tareas ha sido “aprender a decir que no a muchas cosas. Me pongo un límite de conferencias al año y sistematizo algunas cosas, como no salir a cenar ni a cócteles después de las siete de la tarde. Te tienes que obligar a tomar este tipo de decisiones para tener tiempo para ti porque hacerlo te va a ayudar a ser más creativo”. 

Evita reuniones innecesarias

El 80% de la gente te pide una reunión personal, pero la mayoría no son necesarias. Las reuniones cara a cara hay que dejarlas para los temas realmente importantes, encuentros en los que sabes que el contacto te a va interesar mucho. El resto de los temas se pueden tratar perfectamente por teléfono o por correo”, comenta Elena Gómez del Pozuelo.

Visitar a clientes conflictivos 

Seleccionar muy bien a quién dedicamos un encuentro personal, como ha explicado Elena Gómez del Pozuelo, puede suponer, incluso, renunciar a citas que a largo plazo sólo te van a generar problemas. Andy Stalman, por ejemplo, establece las relaciones con sus clientes de una forma muy rígida, en la que prima por encima de todo la confianza. Y no tiene reparos a renunciar a un cliente que no cumple de entrada su palabra. Por pequeña que parezca la anécdota. “Hace dos años tenía un viaje a Latinoamérica y en esos desplazamientos el cliente paga business. Llegué al aeropuerto y me encuentro con un billete turista. Y no viajé. No por engreimiento, sino porque si el cliente ya empieza cambiando las cosas, sin avisar... Lo más importante que uno puede tener con un cliente es confianza. Si no hay palabra, no hay partnership posible”, explica este experto en branding.

Comidas de trabajo 

¿Son realmente productivas las comidas de trabajo? ¿Ahorras tiempo o lo pierdes? Para Elena Gómez del Pozuelo, son “reuniones que se alargan más de dos horas y que normalmente puedes resolver en media hora. Por eso, si me piden una comida, no la acepto, salvo que me apetezca mucho porque la otra persona es interesante para mí. Es muy masculino aprovechar las comidas para una reunión de trabajo, pero yo prefiero emplear mi tiempo libre para mí”.

Con tu equipo, las reuniones justas

Si lo piensas bien, seguro que muchas de las reuniones que organizas con tus colaboradores también se pueden evitar. Javier Echaleku, por ejemplo, dirige a 17 personas, un equipo multidisciplinar con formación en periodismo, comunicación, programación, diseño... que siempre tienen varios proyectos encima de la mesa. Para supervisar todos los trabajos en el menor tiempo posible, han implantado el sistema Basecamp, una herramienta en la nube que permite acceder a los proyectos que tienen en cartera en cada momento desde cualquier sistema. Todo el equipo trabaja sobre esa misma herramienta, “así ya no me tienen que decir si han hecho las cosas o no. Yo entro y veo lo que está haciendo cada uno. Y es algo que suelo hacer por las noches, cuando estoy tranquilo. Echo un vistazo, respondo a cada persona lo que sea necesario y así me evito tener que organizar reuniones con cada uno de ellos cada día”, señala este emprendedor.

Minimiza los ladrones de tiempo

Siendo emprendedor es casi imposible que puedas marcarte un horario rígido y cumplirlo. Debes intentar aprovechar el tiempo al máximo y evitar muchas de las situaciones que te roban tiempo.

El tráfico. “En Madrid es terrible. Yo trato de buscar reuniones que no coincidan con las horas punta. Así, si voy con mi coche me puedo mover mucho más rápido. Y trato de meter reuniones en zonas geográficas parecidas, en tiempos cercanos”, explica Andy Stalman.

Los tiempos muertos. Utilízalos para realizar tareas que no requieran mucha concentración. Javier Echaleku, por ejemplo, se desplaza “de un lugar a otro siempre en transporte público o en taxi. Así puedo aprovechar ese tiempo en revisar el correo o realizar alguna llamada”.

Para alguien que viaja continuamente de una ciudad a otra, y de un país a otro, gestionar bien los desplazamientos se convierte en una tarea prioritaria. Andy Stalman lo sabe, e intenta “no perder el tiempo en el aeropuerto. Antes nunca sabía si mi vuelo se había demorado, llegaba y, si había retraso, perdía dos horas. Ahora siempre pregunto a Iberia en Twitter, antes de ir al aeropuerto si el vuelo es puntual o no”, comenta.

Tu presencia en redes. Las redes no tienen por qué ser particularmente un ladrón de tiempo. Y para la mayoría de los emprendedores son claves para su negocio. “A mí me encantan porque me abren mucho la mente para entender cosas nuevas; aprendo y me divierten mucho. Particularmente Twitter. Decir que para no distraerte no estás en ninguna red social es como decir que para gastar menos luz no vas a tener electricidad en tu casa. Gestiona tu tiempo en redes también”, recomienda Stalman. ¿De dónde saca tiempo para ser un activo tuitero alguien que gestiona un negocio, atiende una cátedra a su nombre en una universidad de Colombia, da clases en el Instituto de Empresa y es conferenciante y autor de su propio blog?  “Si estoy en una sala de espera, hasta que me atiendan, puedo tuitear. Si estoy en un bar esperando a alguien, tuiteo. Todos esos tiempos que parece que no tenemos, sí los tenemos. Son tiempos muertos, pero son tiempos”, añade Stalman.

Javier Echaleku sigue una lógica distinta para optimizar su presencia en Twitter. “Intento evitar que se conviertan en una distracción para mi negocio. Lo he quitado del teléfono, porque cuando pita me interrumpe. Tampoco lo tengo en el ordenador. Lo llevo en el iPad y le dedico un tiempo por las mañanas, programo tuits que saltan en distintos momentos, y en los ratos muertos echo un vistazo a las listas que me interesan”. 

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