Cómo subcontratar la fabricación sin perder la calidad

El paradigma industrial ha cambiado en los últimos años. Cada vez son más las empresas que deciden centrarse en la tareas de valor añadido (diseño, I+D+i, marketing...) y subcontratan el proceso productivo a proveedores especializados. ¿Por qué desaprovechar recursos y realizar enormes inversiones para fabricación en casa cuando podemos contratar a otros que lo pueden hacer igual –o mejor– que nosotros?

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Subcontratar la fabricación

La evolución tecnológica y la difusión del conocimiento producida en los últimos tiempos han permitido alcanzar un notable punto de estandarización en el proceso productivo. Aunque siempre hay nuevas tecnologías y procesos innovadores, lo cierto es que la mayor parte de las tareas de fabricación pueden ser subcontratadas a empresas especializadas. La producción ha dejado de ser el elemento central de la actividad. La diferencia entre unos productos y otros no surge en la manufactura, sino en el diseño, la imagen de marca, el servicio posventa, etc. Y esto afecta a todos los sectores.

Hace años, las empresas españolas que subcontrataban su producción se circunscribían a ámbitos industriales muy concretos, como el textil, juguetero, calzado... Pero esto está cambiando. “Hoy en día, casi no hay una compañía cuya producción esté 100% integrada. Siempre hay elementos que vienen de fuera”, declara el consultor Javier Rovira. Algo en lo que coincide el profesor Ángel Díaz, para quien “el mundo es demasiado complejo para una integración vertical como la de Henry Ford hace 100 años”.

Aun así, no todas las actividades son iguales. El experto Javier Marín reseña que la subcontratación resulta más propicia en “todos aquellos sectores en los que la producción no constituye el núcleo principal de la empresa”. Reconoce que incluso cuando es un elemento central, también “suele segregarse parte de fabricación que pueda considerarse no estratégica o commodity”.

Además, Marín indica que “tradicionalmente, las empresas comercializadoras han externalizado su producción buscando los focos, mercados fabriles que se concentran e identifican por tipo de proceso, maquinaria o habilidad. Y los sectores intensivos en mano de obra han sido los principales candidatos a la subcontratación, como el textil, montaje en electrónica de consumo, etc.”.

¿Por qué subcontratar?
Como explica Javier Marín, “no existe una razón única que lleve a las empresas a subcontratar la producción. El principal indicador debe ser el de encontrar un camino para mejorar la posición de competitividad en el mercado”. ¿Pero cómo contribuye la subcontratación a mejorar dicha competitividad?:

Mejora los costes. Por lo general, la subcontratación supone una mejora de costes. Rovira afirma que las compañías que externalizan la producción “reconocen que no pueden construir una ventaja competitiva en el mercado cuyo origen esté en la producción, pues hay otros que saben producir igual o mejor y a menor coste o con mayor flexibilidad. Las compañías que fabrican para terceros tienen una mayor capacidad de investigación, de volumen o de ahorro de costes. Y la tecnología va extraordinariamente rápido. No conviene distraer recursos”. Además, si fabricamos en casa, los costes fijos van a ser mayores. Pero si se subcontrata, parte de éstos pasan a ser variables.

Mayor capacidad. Muchas compañías recurren a la subcontratación cuando ven la necesidad de dar un salto en su volumen de negocio y requieren aumentar su producción de forma sustancial. ¿Por qué? Subcontratar permite incrementar la capacidad productiva sin necesidad de realizar una inversión intensiva en medios de producción.

Centrarse en el valor añadido. “Vivimos en un mundo mucho más complejo y para una empresa resulta difícil hacerlo todo ella misma. Debe saber qué procesos son medulares o críticos, focalizarse en ellos y permitir que otros hagan el resto”, apunta Díaz. Por eso, al ser innecesario destinar más recursos para aumentar la producción, la empresa puede dedicar capital y esfuerzos a la comercialización y la distribución, así como a aquellas actividades que permiten generar valor añadido, como la I+D+i, creación de marca, diseño de producto, marketing, servicio de atención al cliente y posventa, etc.

También hay riesgos

Aunque subcontratar la producción ofrezca ventajas, también hay contrapartidas. Es recomendable estudiarlas con detenimiento para valorar si nos compensa asumir los riesgos.

Exposición externa. “La consecuencia de la subcontratación es que las empresas son mucho más interdependientes. Si mi fabricante va mal y quiebra, yo puedo ir detrás”, recalca Díaz. Esto se acentúa si contamos con un proveedor único. “Tener un solo proveedor presenta ventajas de comunicación y negociación de costes, pero tiene mucho riesgo”, añade. Además, el profesor de ESIC explica que “si somos una pequeña o mediana empresa, corremos el riesgo de que nos dejen tirados, ya que no tendremos acceso por volumen a los grandes y más serios fabricantes de los países de Oriente”.
En definitiva, con un solo proveedor estamos expuestos a múltiples contingencias: cierres, huelgas, catástrofes naturales, devaluación de la moneda, que el fabricante no tenga el pedido a tiempo o no alcance el volumen solicitado...

Menor capacidad de respuesta. Al externalizar la producción, la velocidad de respuesta ante nuevas demandas del mercado o si surgen contratiempos, es más lenta. Esto se hace más patente en el caso de la deslocalización.

Difícil planificación.  “Si tienes que atender un mercado con una cierta demanda y se produce un exceso o un recorte, empiezan los problemas. Por un lado, por la capacidad máxima y el tiempo que la otra parte necesita para fabricar en caso de un exceso. Por el contrario, si te quedas corto de demanda y no llegas a los mínimos, puede que el fabricante no acepte rebajar ese mínimo ni aunque asumas el extracoste, puesto que no le interesa arrancar las máquinas para un volumen menor”.

¡Ojo con la calidad! “El principal factor de riesgo viene dado por el aseguramiento de la calidad, tanto en los materiales empleados como en el resultado del producto fabricado”, dice Marín.

Demasiada estandarización. Si nuestra empresa no es muy grande y no podemos acceder a los mejores productores, es probable que tengamos que amoldarnos a la oferta del fabricante. “Si queremos un artículo específico, quizá tengamos que quedarnos con lo que se incluye en el catálogo de productos que nos ofrecen. Supone una falta de flexibilidad a la hora de modificar nuestros productos y servicios”, anota Rovira.

Modos de producción abusivos. Al subcontratar en países emergentes, hay que considerar los peligros para la imagen de la empresa, si nos vemos implicados en asuntos de explotación laboral, empleo de menores.

La calidad, primero

En toda subcontratación, lo primero es asegurar la calidad in situ. Rovira remarca que “aunque no tengamos fábrica propia, debemos tener personal de producción. Y es recomendable estar presentes en el país en el que se esté produciendo”.

Vigila la producción. Aunque el protocolo habitual incluye dar el OK a las pruebas antes de comenzar a fabricar, es muy importante vigilar el arranque de la producción. “Hasta que ajustas una máquina, aunque hayas fabricado antes, siempre hay fallos. Pero no es lo mismo 50 unidades defectuosas sobre 10.000 piezas que 500. Hay que estar allí para que no te cuelen demasiados productos con tara”, recalca Rovira. Para realizar este control, no es imprescindible contar con personal propio a la salida de producción. “Existen compañías especializadas en prestar este servicio con presencia en los países de fabricación”, reseña Marín. En cualquier caso, lo más importante es prevenir, porque será muy difícil reclamar en la recepción del pedido si hay errores o discrepancias acerca del resultado, especialmente si la producción viene de Asia. “Es muy complejo reclamar y puede ser incluso más caro. O quizá te quedes sin margen de tiempo para reaccionar”, afirma Rovira.

Cuidado con la materia prima. Javier Rovira remarca la relevancia de “establecer un protocolo mediante el que aprobemos la calidad de la materia prima que el productor está utilizando, para que los materiales cumplan las especificaciones.

Cómo elegir fabricante y no morir en el intento

1. Conocerlos bien. “Además de los procesos de homologación, programas de calidad en origen y otras precauciones, es bueno realizar un camino juntos... hasta conocer la capacidad y competencia reales de nuestros proveedores”, explica Angel Díaz. Si está en nuestra mano, al principio de una relación es recomendable firmar contratos cortos para ir tanteando. “Es fundamental estar en el país, ver cómo trabaja el proveedor, ir haciendo pruebas, observar cómo responde, vigilar cómo lleva las tareas administrativas e incluso sus relaciones con bancos, etc. Hay que ver si tiene la potencia que se le supone”, indica Rovira..

2. El coste, un elemento más. “No hay que obsesionarse con el coste”, advierte Díaz. “Si decidimos no quedarnos con la producción y tratar de añadir un valor –a través de la marca, servicio, diseño, etc.–, éste debe ofrecer el margen suficiente como para que no tengamos que depender del proveedor más barato”, añade. Además, Díaz incide en que hay que hacer un “análisis real de costes totales”, valorando en su justa medida los riesgos.

3. Diversifica... si puedes. Si es posible, conviene contar con más de un proveedor. Rovira considera que “lo ideal es tener diversificada la producción en distintos lugares y tener muy claros cuáles son las cosas que quizá no importe que tengan un extracoste para tenerlas más próximas o incluso hacerlas uno mismo”. Y si podemos contar con distintos proveedores, es posible beneficiarse de una hipotética competencia entre ellos, que revertirá en una mejor calidad o un ajuste de costes.

4. Retener nuestra esencia. Según Díaz, “en los procesos medulares, que hacen que seamos competitivos, hay que mantener el control”. Igualmente, Rovira cree que “hay cosas que pueden ser específicamente tuyas, aunque el resto esté externalizado. Es fundamental identificar los elementos estratégicos y estructurales que constituyen nuestra auténtica ventaja competitiva –¿por qué compran nuestro producto?– y no renunciar a estos aspectos. Por ejemplo, si lo que caracteriza a los bolis que fabricamos es la uniformidad de la escritura y la clave radica en la bola que dosifica la tinta, eso hay que mantenerlo en casa. El resto, pueden hacerlo otros.

5. Sin cabos sueltos. “Cuando se hace una negociación, es importante hacer un contrato en el que se estipulen cuidadosamente todas las cláusulas de evaluación de desempeño, estableciendo las penalizaciones o bonificaciones aplicables en caso de incumplimiento”, reseña Rovira. Y la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) recomienda contar con asesoramiento para prever contractualmente la exclusividad de la licencia y su duración, extensión y límites; el régimen de responsabilidad por vicios en la patente u otros derivados de su fabricación...

6. Cuidado con el pirateo. Al confiar la fabricación de nuestros productos a terceros, corremos el riesgo de que nuestros ‘secretos’ queden al descubierto.

Un caso ejemplo

Desde que empezó a comercializar su marca propia, Flexivoz, GMT Telecomunicaciones –dedicada al desarrollo, venta y distribución de centrales telefónicas y sus accesorios– apostó por subcontratar su producción en China. “Identificamos las necesidades de un target específico de mercado y encargamos la fabricación de un producto para él. Le damos nuestra marca y lo preparamos todo para venderlo en Europa, realizando las modificaciones que queremos sobre los estándares de fábrica del proveedor chino. Es casi como si la fábrica fuera nuestra”, explica César Mendieta, gerente.

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¿Pero por qué externaliza la producción y no lo hace en casa? El ajuste de costes es el principal motivo. “En el segmento de la electrónica, la diferencia de costes entre cualquier punto de Europa y un país asiático, como China e India, es muy importante. Con cierto volumen, se puede lograr un precio muy económico que permite un buen margen y contar con un producto acorde a tus peticiones”, indica Mendieta. También otorga más flexibilidad. Como remarca su gerente, “permite variar la previsión de pedidos sin que eso afecte a los costes fijos”, algo de gran utilidad tanto si repuntan las ventas como si hemos de reducir la producción. Por otra parte, aunque partamos de cero, podemos aprovechar el know how del fabricante, pues la empresa trabaja “sobre patrones básicos de producto ya definidos y que se adaptan a nuestras necesidades”.

Pero en los comienzos, siempre hay dudas. GMT contó con el apoyo de un partner que controlaba la producción in situ. Actualmente, la buena relación con sus proveedores le permiten prescindir de esa supervisión. Mendieta recomienda “asesorarse muy bien al empezar” y explica que pueden ayudarnos “instituciones como la Cámara de Comercio de Hong Kong, portales especializados como Alibaba.com o empresas –incluso las hay españolas– que hacen informes de los fabricantes y se encargan del control de calidad y del envío”.

En cuanto a los posibles riesgos, asegura que los han solventado sin problemas. Por ejemplo, reconoce que “los primeros productos fabricados en China adolecían de una presencia, calidad y nivel de prestaciones muy básicos”. No obstante, fueron los propios proveedores los que “propusieron una nueva estética y funcionalidades. Al principio había algunos problemas por el índice de averías, pero se han ido solucionando”, reseña. Y para prevenir posibles complicaciones en el aprovisionamiento, la empresa cuenta con un par de proveedores. En primer lugar, para asegurar su stock si uno falla. Y por otro lado, para protegerse ante un cambio en las necesidades del mercado. “Si tu proveedor no es capaz de ofrecer una solución que se adapte, te puede dejar fuera del mercado”, declara.

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