Lecciones de productividad para autónomos

Ni horarios ni vacaciones, si algo tienen en común los emprendedores y autónomos es que para ellos la jornada laboral es todo el tiempo. Te damos algunos consejos para que no pierdas productividad.

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1) Acepta el cambio y adáptate a él

Parece algo obvio, pero si en algo insisten los expertos es que el primer paso para no perder productividad pasa por aceptar que la locura horaria es algo inherente a la actividad autónoma y emprendedora y que no pasa nada. Como insiste Davidovich, “debes asumir que tu zona de confort es precisamente esa zona de constante cambio. Que tu vida no es convencional y tu agenda tampoco. Y hacerlo, además, con el mejor talante posible para evitar frustraciones”.

Porque la frustración es enemiga de la productividad. Es decir, quizás tienes que trabajar sábado y domingo, bien pues concédete el miércoles, por ejemplo, para descansar.

2) No olvides los ciclos

Todos tenemos dos ciclos de actividad diaria que es necesario conocer: el llamado ciclo circadiano que, como nos recuerda Davidovich, “es el más largo del día. Empieza hacia las 7/8 de la mañana con mucha energía, tiene un valle de mínima energía entre las 12 y las 14 o entre las 13 y las 15. Y luego vuelve a subir”.

Dentro de este ciclo tienes que reconocer cuál es tu pico de máxima productividad: si eres alondra (máximo pico de energía por la mañana) o búho (por la tarde), para concentrar las tareas de mayor exigencia intelectual en esos picos. El otro ciclo es el llamado ciclo ultradiano, también es diario, pero más corto. “Podemos desarrollar mucha actividad durante 90/120 minutos, pero luego hay que detenerse y dejar al cerebro procesar la información. Si no lo hacemos, el cerebro se va a tomar el descanso igualmente y va a ser menos productivo”, insiste Davidovich.

Un emprendedor debe ser muy riguroso con sus ritmos biológicos.

3) Practica la resiliencia

Si algo caracteriza al emprendedor es que por esa necesidad de estar fuera de la zona de confort, por esa permanente sensación de inseguridad, se ve obligado a desarrollar altas dosis de resiliencia, entendida como esa capacidad de recuperarse de los procesos no exitosos.

La buena noticia es puede desarrollar una estrategia para desarrollarla. Davidovich propone plantearla en cuatro ejes: “resiliencia física (practica toda actividad física que te ayude a olvidar y te produzca placer), resiliencia mental (recurre a ejercicios mentales tipo crucigramas, sudokus, juegos por Internet, permiten desconectar mientras mantienen la mente activa), resiliencia emocional (escribe a diario tres cosas positivas que te hayan ocurrido durante el día para que el cerebro ser vaya orientando hacia lo positivo) y la resiliencia social (envía todos los días un mensaje a una persona: desde un “me gusta” en Facebook, hasta un saludo, un mensaje cariñoso, un tuit positivo, un e-mail interesándote por ella…

4) Sin olvidar el ejercicio físico

Lo de mens sana in corpore sano es una realidad incuestionable, ahora bien, como recuerda Davidovich, “todos caemos en el error de pensar que hay que ser auténticos atletas y ahí es donde empiezan las perezas. En realidad, nos sirve cualquier actividad que nos ayude a mover el cuerpo: sacar al perro, dar dos vueltas a la manzana… Cualquier acción de este tipo va a intensificar mi capacidad de concentración. Si yo incorporo una actividad física, mi cerebro se oxigena mejor y va a estar más preparado para un análisis racional y para ser más creativo”.

Arroyo, por ejemplo, lo tiene muy claro: “En cuanto llego al lugar de destino, procuro hacer media hora de deporte (correr, nadar, lo que sea) porque eso hace que las hormonas, que son las que se desajustan en los vuelos, vuelvan a reajustarse”.

5) Viva el ‘workation’ y la hiperconectividad

Como recuerda Maite Moreno, “las nuevas tecnologías y el nuevo escenario exigen que estemos conectados siempre. Hay una exigencia porque tu mercado ya no es local sino global y eso te obliga a tener un skype y hablar a lo mejor con un cliente a las dos de la mañana porque está en EE UU. Está apareciendo el concepto workation (working + vacation), es decir, podemos y debemos seguir conectados en vacaciones. De hecho, están apareciendo espacios de coworking vacacional en sitios como Bali o Girona, por ejemplo, que ofrecen espacios para trabajar y disfrutar del ocio”, explica.

Es un poco el perfil del nómada del conocimiento: “Cambia el sitio físico pero sigue inmerso en su proyecto. Se toman las vacaciones cuando quiere y no necesariamente deja de trabajar. El mundo digital tiene herramientas que permiten trabajar desde cualquier sitio. Hoy en día es raro encontrar un bar sin conexión a Internet en cualquier rincón. Posiblemente, dentro de unos años aparecerá una enfermedad relacionada con la hiperconectividad, pero en realidad esta capacidad de teletrabajar está reduciendo los niveles de estrés”, concluye.

6) Con la oficina en la nube

Aplicaciones como Dropbox ayudan a gestionar la información y te permiten acceder a toda la documentación de tu compañía en cualquier momento y lugar. El autónomo, hoy por hoy, tiene recursos gratuitos para no tener que esperar al lunes para acceder a la información. “Y por supuesto ten la precaución de hacer siempre copias de seguridad de tu ordenador”, insiste Martín.

7) Asume el control

Fernando Martín, socio de 3Weeks Consulting, alude al concepto inglés accountability para referirse a la actitud que debe asumir el emprendedor/autónomo en su día a día: “Consiste en hacer que las cosas sucedan, tanto en lo que se refiere a la hora de tomar una decisión como a la hora de aceptar las consecuencias de esa decisión”.

Y habla de dividir las tareas en dos círculos: “El círculo de ocupación (aquello en lo que yo puedo incidir) y el círculo de la preocupación (aquello que me preocupa y se escapa a mi control). Cuanto más grande sea el primero y más pequeño el segundo, más productivo seremos”.

Para conseguirlo, es importante aplicar también otro concepto, “el de mindfulness, la necesidad de poner el foco de la energía y de la atención en lo que estás realizando, porque es muy frecuente estar haciendo algo mientras pensamos en otra cosa”. 

8) Utiliza programadores de tareas

Hoy por hoy, la tecnología nos permite programar el trabajo. Es lo que aconseja Arantza Huarte, CEO de Miramami y directora de Mamá Comunica. “El día tiene 24 horas y los emprendedores las utilizamos todas. Muy pocos días termino mi jornada antes de las dos de la mañana y todo lo programo, contesto e-mails, pero los dejo pendientes como borradores para que a las ocho de la mañana del día siguiente puedan enviarse. Mailchimp, por ejemplo, permite programar todas nuestras acciones de comunicación a clientes. Para otro tipo de tareas relacionadas con el negocio, también suelo programar, casi todas las herramientas que utilizamos dan ya esta opción, muy útil para estar en todas partes aunque no estés en ese momento frente al ordenador. Hootsuite nos ayuda a programar nuestras acciones de redes sociales, también es ideal para dejar listas las promos de madrugada”.

Para automatizar, recurre a otras herramientas como “IFTTT que es un servicio con el que podemos automatizar tareas y procesos conectando las principales aplicaciones que usamos en el día a día”.

9) Clasifica las tareas

Martín propone organizar las tareas por categorías, “por ejemplo, ocho llamadas, contestar seis e-mails, revisar tres documentos, y trata de ponerte una hora de finalización de cada una de las tareas, procurando no excederla. Si no puedo cumplir los plazos, pospongo la tarea. Es decir, si no puedo hacer una de las llamadas, la retraso hasta haber terminado la siguiente tarea, pero dejo el teléfono boca abajo para evitar las distracciones. Y luego debes asumir que hay un punto en el que por mucho tiempo que le dediques a una actividad no vas a poder darle más calidad al trabajo, de manera que estás consumiendo recursos, así que reconoce ese momento y para”.

10) Y planifica al 80%

También es muy efectivo, psicológicamente, elaborar un listado de tareas e ir tachando, porque da la sensación de avanzar. Pero, “asume que te van a interrumpir, así que no planifiques el 100% de tu día, sólo el 80% o 70% para dejar sitio a esas interrupciones. Cuanto más dependan las circunstancias de otros, menos podrás planificar y esto puede crear una sensación de frustración que incida directamente en la productividad. Debes ser realista a la hora de planificar tus tareas y no pecar de optimista”, aconseja Martín.

11) Oblígate a descansar

“Si no le damos al cuerpo un tiempo de descanso, el cerebro se lo va a coger de cualquier modo, volviendo totalmente improductiva las tareas que realicemos en ese periodo. Es decir, debes aceptar que esos descansos son como los botones de “guardar” en el ordenador del cerebro. Es la forma de que seamos mucho más productivos”, señala Davidovich. Y eso, en la actividad diaria de emprendedor/autónomo es fundamental. Sobre todo, si viaja mucho, como le ocurre a Sinuhe Arroyo, fundador y CEO de Taiger, empresa de soluciones de inteligencia artificial. Por su trabajo, se ve obligado a hacer muchos viajes transoceánicos, tanto hacia el este (EE UU) como hacia el oeste (Singapur y Vietnam).

“Tengo que luchar mucho con el jet lag, así que en cuanto me monto en el avión, adopto el horario del país donde voy, de manera que si viajo a hacia Asia, trato de dormir en el avión y si marcho hacia al Este, hacia Estados Unidos, trato de aguantar todo el día y acostarme a la hora del país de destino. En todos los casos, intento descansar las ocho horas de rigor y para conseguirlo evito los productos químicos que te dejan sensación como de resaca o abotargamiento. Lo que utilizo es la melatonina en pastillas que se venden en farmacia”, explica Arroyo.

12) Sabiendo delegar

Para Antonio Núñez, director de Marketing del Hotel Santo Domingo de Madrid, la clave para ganar competitividad y aprovechar el tiempo mucho más radica “especialmente en contar con un buen equipo, es el elemento fundamental para conseguir que funcione mi empresa a cualquier hora y momento. El hotel abre 365 días 24 horas, con lo que las personas que componen el equipo del hotel sean, sobre todo, capaces de resolver todo tipo de contingencias, es fundamental”.

Se trata, defiende Fernando Martín, de “eliminar el síndrome de si no lo hago yo, porque al final entras en el círculo de no saber y de no querer delegar. Esto hace que su mochila sea más difícil de descargar” señala el director de hotel. Para mejorar la delegación sugiere “dar explicaciones concretas de lo que quieres conseguir con esa tarea y establece medidas de control y supervisión”.

13) Y sin olvidar tu vida familiar

El emprendedor/autónomo ha de asumir que no tiene horarios, pero también debe entender que es importante que se conceda sus momentos de vida privada, de manera que si te queda alguna tarea pendiente es preferible hacerlo después de haberte dedicado esos minutos a ti y a tu familia.

Como comenta Martín por experiencia propia, “muy a menudo tengo que trabajar en casa, pero siempre lo hago después de dedicarle tiempo a mi mujer y a mi hijo, con un poco de responsabilidad, pero sin la frustración de empezar a pensar que le estoy robando tiempo a los míos, de si me compensa o no… Es importante evitar el sentimiento de culpabilidad porque ese sentimiento te hace entrar en el círculo de la frustración y la inactividad”.

Para Juan Merino, presidente de CEAJE, “hay que programarse muy bien las horas para compatibilizarlas a nivel personal. La gestión del tiempo debe ser lo más exigente posible, pero hay que encontrar ese momento para la vida personal”.

14) Trabajo en escala

Para Idoia Cantolla, CEO de Ilustrae –comunidad de contenidos online/offline y editorial de libros de empresa–, lo esencial es encontrar a “deshoras” colaboradores en otros países que puedan avanzar trabajos (investigaciones, correcciones, ediciones, redacción de contenidos)”, de esta manera realiza una especie de economía de escala, consiguiendo que unos colaboradores trabajen en las horas en los que otros descansan. “Consigues que tu proyecto funcione prácticamente las 24 horas del día, sin necesidad de estar esperando”, añade.

15) Asegurándote la mejor transmisión

Es cierto que en la actualidad hay conexión inalámbrica en casi todos los sitios, pero también lo es que no siempre puedes fiarte de la calidad y la rapidez en la transmisión de datos.

Sinuhe Arroyo lo tiene claro: “Por mi trabajo viajo continuamente, así que me paso muchas horas en los aeropuertos. Siempre llevo el portátil porque lo utilizo en la sala de espera antes de embarcar. Para garantizar la calidad en la conexión, he decidido comprar tarjetas de datos móviles de los países en los que suelo estar. Tengo cuatro, una para España, otra para EE UU, otra para Singapur y ahora otra para Vietnam.

16) Y ¿con logística 24 horas?

El definitivo despegue del comercio electrónico ha impulsado el desarrollo de soluciones logísticas disponibles 24 horas para las pymes. Cada vez son más las empresas que ofrecen soluciones casi bajo demanda para las pequeñas y medianas en materia de almacenaje y transporte, aunque están muy enfocadas al comercio electrónico.

Sin embargo, si lo que necesitas es un mensajero a las cuatro de la mañana para enviar esa presentación crucial a un cliente, la cosa se complica.

17) Siempre conectados

“En la Escuela Superior de Moda y Protocolo (ESMP) se reciben y contestan llamadas y correos electrónicos a todas horas. Además, tenemos un compromiso con nuestros alumnos, presentes y futuros, por el cual reciben contestación en un plazo máximo de 24. A través de mi smartphone controlo todo lo que acontece en la escuela respecto al alumnado, profesorado, personal de oficina… Pero no es suficiente, las llamadas se acumulan y se suceden de forma continuada. Por ello decidí utilizar herramientas como Google Apps for Work. El personal ESMP está conectado a esta herramienta, siete días a la semana, lo que facilita un feedback constante y fluido para fomentar la coherencia corporativa y la imagen de la escuela”, explica Begoña Davó Basterrechea, directora de ESMP y de Mandarino e Cioccolato.

18) Con asistentes virtuales

Cantolla también recomienda la opción de contratar lo que se llaman asistentes virtuales: son profesionales freelance que pueden realizar tareas por Internet que tú no quieres o puedes realizar o a los que recurrir en un momento dado para que te ayuden o asistan en una tarea en concreto. Pueden ejercer múltiples tareas, desde secretarias virtuales hasta atención al cliente, comunity manager, redactor, programadores, etcétera. Existen múltiples plataformas donde contratar a esos asistentes, como ODesk, Agentbot, Trabajofreelance.com, Secretaria.es, Workana, Nubelo...

19) Organizador de tareas virtual

“Algo que siempre llama la atención en mi oficina son los mood boards y las pizarras repletas de post-its de vivos colores que me permiten organizar mis tareas. El flujo de trabajo de la escuela y la rapidez en la gestión dejan como resultado semanas llenas de estrés. Para combatirlo, y sin perder de vista la tecnología, uno de mis mejores aliados, la app Weple Diary, me ayuda a fijarme metas a nivel personal y profesional y fomenta mi entusiasmo en su cumplimiento, me permite fijar objetivos, logros, programar mi lista de tareas pendientes…”, explica Davó.

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