Seis claves para ganar un concurso público

¿Qué debes saber para preparar una oferta a un concurso público, independientemente de que sea un contrato menor, un procedimiento negociado, una licitación con mesa de contratación o una subasta? ¿Qué está en tu mano más allá del precio?

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Histórico de concursos

Tienes que evaluar cuánto tiempo te llevará prepararte el concurso, porque a veces te piden un proyecto técnico y te lo valoran con 10 o con 15 puntos, y tienes que ver si las horas de dedicación para prepararlo te suponen un coste o no: básicamente tienes que ver si tienes que parar la empresa o no para preparar toda la información y documentación.

Si ponderan el precio, la parte de la lógica es aplastante: Tienes que evaluar hasta dónde puedes llegar a bajar. Hoy en día lo que tienes que mirar es que el beneficio industrial queda reducido a casi nada y tienes que gestionarlo para que los gastos sean lo mínimo posible y poder llegar a un nivel competitivo. Si te presentas a un concurso con un cinco o con un 10 de rebaja, no vas a llegar. De hecho, con esas ponderaciones, que dan de 80-20, 90-10, 70-30, no llegas por muy bien que hagas el proyecto.

Cuando te presentes a un concurso de una institución con la que ya has licitado, mira cuáles fueron los precios de base, los costes, a quién se le adjudicó la licitación, con qué oferta fuiste y en qué puesto quedaste. Esto antes de preparar la oferta. Sabes que el tipo de empresas que se presentan son las mismas. Y, ojo, eso tampoco puede querer decir nada porque una vez pueden bajar un 10% y otra, un 50%.

Esto lo consigues a base de pedir que te envíen la documentación de los expedientes de licitación. Aunque pierdas, pide el expediente en los que se razona cómo te puntuaron...

¿Por qué debes hablar con el redactor del concurso?

El emprendedor Rafael de la Fuente (Ambisat, Ingeniería Ambiental) explica que ellos visitaron primero al redactor del pliego de condiciones. "Muchas veces la Administración no tiene recursos suficientes y un concurso sale dos años después de haberse redactado, lo que quiere decir que el problema puede seguir vigente, pero es más que probable que hayan cambiado las circunstancias. Entiendo que es imposible hacer bien una oferta técnica sin haber ido antes a la Administración a preguntar: les parecen bien estas mejoras, han cambiado las condiciones... Normalmente, a todo el que pide cita le reciben y le explican las condiciones. Entiendo que no hacer eso es suicidarse contractualmente”. Queda claro entonces que no se puede presentar una oferta sin pedir una entrevista a la Administración, “sobre todo, si la fecha de redacción del pliego es de hace un año, por ejemplo, ya que las condiciones pueden variar (nuevos requerimientos ambientales)”, explica Rafael de la Fuente.

Días hábiles. Hay que tener cuidado con qué quiere decir días hábiles, porque también lo son los sábados. Es importate contrastar las fechas del calendario con la persona responsable que lo ha redactado o con su departamento. Y confirmar la fecha de entrega. Con Correos, por ejemplo, ganas más tiempo que con una mensajería tradicional. Puedes dejar el sobre a las 11:50 horas y luego enviar un fax. Por mensajería, dependes de ellos. Por eso es importante hablar con los técnicos (puede que no les corra prisa el fax...).

¿Qué ayuda con la técnica?

Las puntuaciones van desglosadas. Si hay cinco puntos para internacionalización, incluye un epígrafe que ponga: Internacionalización. Si se reparten 50 puntos en 10 categorías, inclúyelas todas. La idea es facilitarle el trabajo a una persona que se va a tener que leer entre 25 y 30 ofertas.

Asegurar puntos

El apartado de propuesta técnica o mejor solución técnica es ambiguo, así que tienes que asegurarte los puntos en aquellos apartados que no lo sean tanto. Por ejemplo: Ampliación de la garantía, un punto por año. O puntos por entregar antes de una determinada manera. Es importante asegurar lo que está en tu mano, los puntos que están muy bien definidos. Muchos plazos de entrega te dan un punto más por cada semana antes que entregues. No puedes dejar correr esos puntos.

¿Cómo afinar con tus precios?

Muy sencillo. Miras las bajadas de los últimos concursos. Si quieres tener una oportunidad, tienes que poner el precio de los ganadores del último concurso. Si no puedes bajar un 35%, no te presentes. En algunos, hablamos de un 40%. No hagas números de costes, pregúntate: ¿puedes trabajar por ese dinero? Es, en el fondo, una estrategia de venta. Depende, por supuesto, de cada sector. Y se pueden pedir las propuestas de anteriores concursos.

Tardan, pero te las envían. Antes de bajar precios, no obstante, tienes que ver qué es lo que puntúa. Puede que los hayas bajado y que sigáis siendo los más caros.

Apartado de mejoras

Tienes que analizar la parte de mejoras técnicas. Antiguamente, este era un apartado en el que tú proponías mejoras a ese pliego y en las que tenías una cierta libertad. Si eras muy bueno, podías plantear tus ideas. Hoy en día, las mejoras son de corte económico, aunque se trasladen en mejoras de horario. Al final, una mejora de horario no deja de ser un mayor gasto de dinero. Si te dan un punto más porque amplíes el horario dos horas, lo que estás haciendo es mentir: llevas a la parte técnica otra parte más económica. El incremento de horas sólo te cuesta dinero, no demuestra que seas mejor en nada.

Fija un cronograma

Aunque no te lo pidan. Sergio Vara e Idoia Montes, responsables de coordinación de ofertas en Overalia, coinciden en que “toda presentación debe llevar un timing de cara a que puedan ver en qué plazos y orden van a llevarse a cabo las acciones. Es una manera de mostrar el tiempo qué nos llevará desarrollar el proyecto y hacer ver que el timing y buen funcionamiento del proyecto está en manos de las dos partes. Si el cliente no se implica, el proveedor difícilmente podrá cumplir esos tiempos. Es importante hacer ver el esfuerzo y recursos que vas a tener que dedicar al proyecto”.

Solvencia técnica, económica y garantías

Respecto a la solvencia técnica, hay que cumplirla de antemano, si no después te darán problemas, desde la propia Administración y desde las empresas que pierden.

Respecto a la solvencia económica, normalmente con una carta del banco es suficiente (este punto es impresionante, ya queda a merced de que un banco diga que cree que tienes solvencia suficiente para ejecutar; claro, como no lo va a decir si ellos son los primeros interesados en que tengas negocio).

Respecto a las garantías, si hay provisional deberás pensar en depositar una fianza (en dinero o en aval) y tardar en recuperarla sólo para poder participar. La definitiva es obligatoria para el que gana.

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