28 formas de reducir costes en tu empresa

No se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer más cosas gastando menos. Optimiza tus costes revisando todos los procesos de tu empresa: la tesorería, la fiscalidad, los procesos de compras, la gestión del stock, la logística, la energía... Es el momento perfecto para ajustar tu empresa para empezar a crecer.

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Gastos de personal

Muchos de estos costes ocultos los encontrarás revisando bien cuánto te cuestan tus empleados, analizando si puedes aprovechar las nuevas bonificaciones que se dan a la contratación, pero sobre todo por lo que se paga por accidente de trabajo y enfermedad profesional; aunque parezca increíble, es bastante habitual que exista un sobrecoste por no cotizar por la actividad correcta.

“Dependiendo de la actividad, las cuotas de AT y EP son más o menos altas. Por ejemplo, en construcción son muy altas por la elevada siniestralidad del sector. En asesorías y consultorías son bajas, como en cualquier trabajo de oficina. ¿Qué errores cometen las empresas? Que pueden tener a trabajadores realizando actividades distintas a la actividad principal de la empresa y al no estar bien indicado su grupo de cotización, estén pagando de más. Una empresa de construcción, por ejemplo, debe advertir a la Seguridad Social quiénes no están en obra para no pagar de más”, explica la consultora Rebeca González Carrasco.

Otro ejemplo: “Una empresa de fabricación de vidrio con varios centros de trabajo puede tener uno en el que se encuentre su personal de estructura (recursos humanos, contabilidad, etc.). Si todos cotizan por la actividad principal de la empresa, están pagando de más”. Pero hay otras situaciones similares que no son tan evidentes, “como talleres en los que la cotización de una actividad del taller es superior a otras. Hay que mirarlas bien porque existen categorías que son muy parecidas pero con códigos de cotización distintos y más baratas”.

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Incentivos a la contratación

Aprovecha las bonificaciones a la contratación, que existan en cada momento y que pueden llegar a suponer un importante ahorro. 

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Prevención de riesgos laborales

Otro sobrecoste bastante habitual: no aprovechar las ventajas fiscales que permitan recuperar costes de cualquier tipo, como los relativos a riesgos laborales. “Hay costes como la inversión en una maquinaria que aumente la seguridad o los cursos de formación en prevención de riesgos, la adquisición de pantallas de visualización de datos u ordenadores menos nocivos para la vista que pueden ayudarnos a recuperar parte de los gastos invertidos. La Seguridad Social subvenciona una parte, un porcentaje, dependiendo del tipo de empresa. Este ahorro puede suponer entre 5.000 y 10.000 euros, dependiendo de lo que la empresa pague en concepto de accidente de trabajo”, comenta Rebeca González.

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Reparto de la masa salarial

Con la ley que obliga a incluir casi todos los conceptos de pagos en especie (plus de transporte, tiques restaurantes, tiques guarderías, seguros privados, etc.) en la base de cotización se ha limitado la principal forma de optimizar la masa salarial de los trabajadores. “De momento, se puede hacer bien poco para reducir el aumento de coste que esto supone: un 32% más sobre la cantidad a incluir en la base de cotización. Sólo queda tener cuidado de no incluir los conceptos que siguen estando exentos, como las dietas”, comenta González. 

Esta experta también recomienda externalizar la gestión de nóminas y de personal para reducir costes de personal: “Te ahorras el precio del software, que suele ser caro, desde 1.000 hasta 15.000 o 40.000 euros, dependiendo del tamaño de la empresa. Y los salarios de las personas de administración de personal. Externalizarlos puede suponer un ahorro muy importante”.

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Costes de seguros

“Puede haber sobrecostes por no haber realizado un inventario ni una valoración correcta de los activos asegurables. Así, el valor asegurado no coincide con el valor real ni con los activos asegurables, por lo que resulta difícil conseguir mejoras en las condiciones o ajustar la prima de seguro. También suele haber sobrecostes en los seguros sociales que las empresas pagan por sus trabajadores y que se pueden reclamar para conseguir un ingreso directo en caja y un ahorro consolidado a futuro. ¿Por qué se producen estos excesos de cotización de forma tan generalizada? Porque hay muchos cambios legislativos o de criterios de interpretación, es posible que las herramientas de software no puedan recoger ni aplicar correctamente toda la casuística de la legislación laboral, existen recortes en los departamentos de recursos humanos que no pueden estar pendientes de todos los cambios legislativos, etc.”, apunta el experto Giovanni Grillo.

Grillo recomienda para evitar estos sobrecostes: “Comparar muy bien los diferentes productos que existen en el mercado y de todo tipo (bancos, cooperativas, privados, etc.) y examinar con detalle las coberturas contratadas, para detectar coberturas no necesarias o que se sobrepongan entre una póliza y otra”.

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IBI e IAE

Analiza bien los impuestos locales, como el IBI y el IAE: “Debes revisar y optimizar el valor catastral, que es la base de cálculo de estos impuestos. Los ahorros pueden ser cuantiosos”, asegura Giovanni Grillo. No olvides que además del IBI, el valor catastral de un inmueble determina las tasas de basura o las plusvalías, por lo que puedes estar pagando un sobrecargo de entre un 10% y un 15% si sumamos todos los impuestos referenciados al catastro.

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Inversiones en I+D+i

La mayoría de las pymes conoce la existencia de una rebaja fiscal por inversiones en I+D (un porcentaje que varía entre el 25% y el 42%) y por proyectos de innovación tecnológica (un 12%). Pero “no se profundiza en ellos y se quedan sin desgravar inversiones que los emprendedores no consideran como actividades innovadoras y que sí se pueden desgravar: inversiones para realizar actividades rutinarias de la empresa o para mejorar sus procesos o sus productos y que se pueden enfocar como proyectos de I+D+i”, asegura la consultora Sheila González Arandilla.

Mira con lupa, sobre todo, tus inversiones en  mejora de procesos y el coste del personal implicado, ya que suelen ser las partidas que más se olvidan y puedes recuperar mucho dinero. “Generalmente pensamos en actividades o sectores tradicionalmente más innovadores, como farmacia, biotecnología, etc. pero en general en todos los sectores se innova tanto en producto como en proceso y se pueden beneficiar de esos incentivos”, añade Sheila González. 

Además, debes tener en cuenta que la Ley de Emprendedores introdujo un cambio fundamental en las deducciones fiscales en I+D+i: “Hasta ahora las empresas que no tenían resultados positivos no podían beneficiarse de esas deducciones en el propio ejercicio fiscal. Lo que suponía generar un crédito fiscal en muchos casos que se acumulaba y se iba incrementando a lo largo de varios años. Ahora se puede desgravar tanto las pymes en pérdidas como las que tengan márgenes de beneficios reducidos, que pueden pedir el reembolso de las deducciones no aplicadas, hasta un límite de tres millones de euros por año”.

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Inversiones en medio ambiente

Estas son menos conocidas y también pasan desapercibidas para las empresas como gastos con posibilidad de recuperar. “El Impuesto de Sociedades recoge deducciones para empresas que inviertan en instalaciones de tipo sostenible. Podemos recuperar indirectamente parte de la inversión realizada. Y nos encontramos a menudo con gastos que la empresa considera una mera compra de activos por renovación de equipos o líneas de producción que igual a su vez reducen el impacto ambiental y que tendrían derecho a deducción pero no se pide”, continúa Sheila González, que recomienda: “Analizar bien todas las inversiones realizadas, aunque no tengan un carácter ambiental ni obedezcan al cumplimiento de alguna normativa. Por ejemplo, un cambio de filtros para la reducción de emisiones, cambios de hornos o calderas por otros menos contaminantes, y a veces también se escapa el tema de la reducción de residuos propios”.

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Busca proveedores internacionales

Comparar no sólo ayuda a conocer nuevos y, quizás, mejores proveedores, sino que también te coloca en una posición de fortaleza frente a los proveedores de toda la vida. “Aunque tengas un parque de proveedores buenos que te den buen servicio, tu obligación es buscar continuamente a los más competitivos del mercado y, además, hacérselo saber a ellos. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando, le hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de prestaciones y costes”, asegura el experto Juan José Jiménez. Ahora bien, ¿dónde y cómo puedes conseguir los ahorros más significativos?

En la compra de un producto, los primeros ahorros se pueden conseguir por un cambio de proveedor: reduces costes en la negociación y cuando se hace este cambio por primera vez puede suponer un buen ahorro, pero llega un momento en el que va a ser difícil conseguir mucho más. “No es ahí realmente donde se consiguen los mayores ahorros sino repensando el diseño del producto o servicio: asegurándote de que lo que vas a comprar es lo que realmente necesitas y de que ese diseño responde a lo que el mercado puede producir a un buen precio. A menudo se diseña pensando sólo en la pura estética sin considerar si con ello nos estamos creando un sobrecoste, que además no nos proporciona realmente un valor añadido”, asegura Juan José Jiménez. Y pone un ejemplo muy claro: “Los antiguos detergentes de tambor, con forma circular, un envase que no aportaba valor al cliente, pero suponía muchos costes añadidos en el transporte y en su almacenamiento porque no permitía optimizar el espacio. Un envase circular es más difícil de manejar, la manipulación en los almacenes es más costosa. Si los pones en un palé, entre tambor y tambor se quedan huecos. Con las cajas actuales se ha conseguido un ahorro de costes considerable y el cliente no ha perdido valor”.

Analiza bien qué características pueden encarecer el precio final de tus productos y/o servicios y que no estén aportando un valor real.

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Tu propia base de datos

“Una de las ventajas con las que juegan las grandes empresas es que tienen su propia base de datos de potenciales proveedores. Proveedores ya homologados que saben que en cualquier momento pueden acudir a ellos. Las pymes deben seguir sus pasos, ir generando sus propias bases de datos en la medida que vayan consiguiendo potenciales proveedores”, recomienda Juan José Jiménez.

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Plataformas de proveedores

“Hasta hace muy poco nos quedábamos en el entorno regional o nacional, como mucho, pero ahora cualquier pyme puede comprar y vender en cualquier parte del mundo. Hay que buscar al proveedor de origen, eliminar intermediarios y pensar en Asia en general, no quedarnos sólo en China. ¿Que cómo los buscamos? Hay muchas fuentes donde obtener información de nuevos proveedores y directorios comerciales al estilo de las páginas amarillas. Eso sí, hay que comparar bien porque cada uno tiene sus propios productos y sus precios”, dice Juan José Jiménez.

Para conocer nuevos proveedores, busca nuevas formas de entrar en contacto directo con ellos.  Además de las clásicas como la asistencia a ferias para intercambiar información de proveedores, pregunta en las cámaras de comercio o las asociaciones profesionales y de compras y compara en portales sectoriales; aunque suelen ser de pago y con un coste de suscripción más o menos alto, también los hay libres, como Alibaba de China o eBay, aquí. Algunas pymes los utilizan para trabajar con pequeños proveedores.

Eso sí, para conseguir un ahorro real, antes de cerrar ningún acuerdo Juan José Jiménez recomienda “tener en cuenta el coste total de posesión del material adquirido y no sólo el del producto: debemos incluir los gastos de transporte, los costes arancelarios si los hubiere, ver si hay cupos, los costes de control de calidad que puedas necesitar en origen y los de no calidad (el coste de devolución de los productos por no reunir las condiciones necesarias), ya que cuando trabajamos con proveedores que están al otro lado del globo el tiempo de transporte de la nueva partida puede ser un mes y todo eso es dinero. Todos estos costes te pueden encarecer el producto hasta un tercio del valor inicial”.

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Subastas por Internet

Las subastas electrónicas son otra excelente vía para conseguir buenos precios. “A través de ellas se pueden obtener ahorros de entre un 70% o un 80%, dependiendo de lo depurados que tengas tus procesos de compra. Si es la primera vez que lo haces, vas a conseguir más. Si llevas varios ciclos consecutivos, el ahorro será menor: entre un 5% y un 10%”, añade este experto en compras.

Conviene recordar que hasta ahora este tipo de herramientas no estaban al alcance de todos, porque eran caras, pero ahora se pueden contratar por uso o licencia en alquiler (SaaS).

“No va a salir caro y hay que pensar que los ahorros que se puedan conseguir son mayores que el coste. Si hablamos de pymes, este tipo de empresas que prestan servicio de subasta electrónica te pueden alquilar la herramienta para que hagas tú la subasta o les puedes contratar a ellos para que te hagan los procesos de subasta electrónica, desde la búsqueda de posibles proveedores hasta la subasta y el proceso de venta y adjudicación”, explica Juan José Jiménez.

Otro gran ventaja es que estas plataformas pueden hacer agregación de volúmenes. “Se suman las necesidades de varias empresas para salir con un potencial de compra mayor al mercado. Si tu empresa necesita papel para las impresoras y consumes un palé al año, que es poco, nos juntamos y si entre todos sumamos diez palés, conseguimos mejor precio”, añade.

¿Cómo localizar los que puedan interesarte? Los puedes buscar por productos o por sectores; por ejemplo, material de oficina. Además de por volumen te interesarán para negociar sobre todo productos y servicios en los que tú no seas especialista, ya que estos agregadores cuentan con expertos de cada producto y/o mercado.

Otra alternativa, aunque menos utilizada, es recurrir a mercados de segunda mano para adquirir determinados productos, y no sólo maquinaria, que es algo más extendido, sino excedentes de stocks de otras empresas porque han adquirido partidas muy altas que no tienen salida o porque han dejado de fabricar determinado producto y tiene la materia prima o productos terminados o semiterminados en el almacén que no va a utilizar. Suelen darlos a conocer a través de asociaciones de compras o agrupaciones sectoriales.

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Gestiona bien tus pagos y cobros

“Hay que tener mucho cuidado con los costes que se generan por el incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores en los pagos. Los más frecuentes son: descuentos no aplicados (en contratos y procesos de compra complejos), ingresos no efectuados (por incorrecta aplicación de las condiciones de compra por parte del proveedor o de los servicios internos, bases de cálculo correctas) e incidencias en los flujos financieros (se deben a incorrectas contabilizaciones de facturas, notas de crédito, etc.)”, advierte Giovanni Grillo.

Por eso, es crítico tener “una foto detallada de los flujos de caja (importes y fechas sobre los cobros y los pagos, además del saldo de caja y las cuentas bancarias), a lo que se suma una política adecuada de cobros y pagos, revisando bien los procesos de order to cash (cuentas a cobrar) y purchase to pay (cuentas a pagar). Nos ahorraremos así todos los “costes bancarios que nos ocasionan los avales, los impagados, los gastos de gestión, el cobro de talones, pagarés, comisiones de mantenimiento, etcétera”, añade Grillo.

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Gestión de stocks

Dentro de los procesos de la cadena de suministro, otro punto clave es la optimización del inventario.

“Se ha visto que el coste de inventario es mucho mayor de lo que tradicionalmente se consideraba. Se ha hecho evidente un coste oculto por dos razones: porque la financiación que hasta entonces era casi gratuita permitía llenar los almacenes a tope y porque se sabía que en un momento u otro se vendía. Con la caída de ventas y los gastos de financiación, los costes de inventario se han disparado, lo que explica que su optimización esté ahora entre los tres primeros puestos del ranking de prioridades de las empresas”, explica el experto Enric Parera.

Pero no se trata de recortar sin más, hay que buscar un equilibrio entre el coste de inventario y el nivel óptimo de servicio para no reducir ventas.

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Relación coste-riesgos

Una gestión inteligente de tu stock obliga a disponer de herramientas que te ayuden a interpretar los datos de demanda de tus clientes para intentar crear un escenario a futuro de la evolución de ventas; la demanda que vas a tener. “Y a ese primer paso se le añade otro estratégico: con qué lógicas estoy fabricando, reaprovisionando y comprando. Se trata de buscar la correlación entre demanda, la  variable de stocks y el grado de riesgo que queremos asumir”, explica Enric Parera.

Y matiza: “Si calculo que voy a vender 100 unidades, hacer una apuesta de inventario por arriba o por abajo que significa voy a fabricar tal cantidad para absorber tal grado de riesgo. Se puede así anticipar cuál es el coste que debemos asumir con un altísimo grado de detalle. Podemos, incluso, aumentar la apuesta en aquellas referencias, canales o clientes que aportan más al negocio y reducirla en otras menos estratégicas pero en el cómputo global mejoramos la rentabilidad y reducimos inventario”.

 “Y el tercer y último paso sería intentar anticipar la apuesta: qué tengo que hacer día a día, semana a semana o mes a mes; qué tengo que fabricar, comprar, desplazar y distribuir a lo ancho de toda mi cadena de suministro para conseguir esos objetivos”, continúa Enric Parera.

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Software de gestión

El problema es que una gestión inteligente de los inventarios como la que propone este experto en gestión de stocks es que vamos a necesitar un software especializado para llevar un control preciso de las existencias así como de las entradas y salidas de referencias. La buena noticia es que ahora es posible también contratarlos como SaaS, con lo cual el compromiso de riesgo es menor. En cuanto al precio, depende del tipo de empresa, del sector al que pertenezca, de su tamaño, del número de referencias que tenga, de los centros de producción y de distribución, etc. Para empresas pequeñas, el coste estaría en unos 3.000 euros; para las grandes, unos 10.000 euros.

“Empresas con facturaciones de algunas decenas de millones de euros, 10, 20 o 30 millones, por un coste de 2.000 o 3.000 euros pueden tener acceso a este tipo de tecnología y la rentabilidad que se obtiene es altísima. En lugar de tener cuatro o cinco personas para gestionar todos esos datos, bastaría con una única persona que, además, puede encargarse de hacer el seguimiento de las órdenes de compra, de distribución, la gestión con los trabajadores, etc. Este es el primer factor para calcular el retorno de la inversión. Además hay que añadir la reducción de inventarios y el incremento del nivel de servicios, que son inyecciones en vena en tu cuenta de resultados”, continúa Parera.

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Enajenación del inventario

Una estrategia más de guerrilla sería buscar mercados secundarios para dar salida a los productos que tengas en tus inventarios y que se hayan quedado obsoletos o tengan un alto riesgo de caer en la obsolescencia. Para afinar del todo conviene hacer un análisis del comportamiento de todas y cada una de las referencias en los canales de distribución para anticipar cuáles son esos productos que menos van a contribuir en tu cuenta de resultados. Y luego hacer una lista ordenada: esto está obsoleto, esto tiene un alto grado de obsolescencia, esto contribuye perfectamente a mis ventas, etc.

Hay compañías especialistas que se dedican, sector a sector, a analizar la composición de los materiales de tu inventario obsoleto y que ayudan a buscarles salida en mercados secundarios: para achatarrar, por ejemplo, o para extraer alguno de sus componentes siempre que puedan ser valiosos en otro u otros sectores.

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Evitar el efecto látigo

Al reducir tu inventario, debes tener cuidado al analizar los datos, ya que se puede producir lo que los expertos llaman efecto látigo y que puede afectar a la eficacia del ajuste de nuestra estrategia. Se trata de evitar la distorsión de información que se produce en la percepción de lo que demanda el consumidor en el punto de venta y lo que cree el fabricante o el distribuidor que realmente demanda.

“Hay que detectar de qué naturaleza son estos tergiversadores. Pueden ser físicos, por la forma de aprovechar la red de transporte o lógicos porque los incentivos que recibe la fuerza comercial en el punto de venta frente a los que recibe el fabricante son completamente dispares. Uno está orientado a maximizar las ventas mientras que el fabricante estará poniendo el foco en reducir el coste de producción”, advierte Parera.

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Costes de mensajería, transporte y logística

Hay muchos factores que debes tener en cuenta al contratar los servicios de tu operador logístico sin encarecer el precio innecesariamente (y cuidando las necesidades propias de tu negocio y de tus clientes): compra, almacenamiento y venta para los comercios tradicionales; gestión de las importaciones (si las hay), costes aduaneros, almacenaje, picking (preparación de cada pedido); distribución, etc.

Lo que debes tener claro al analizar los costes ocultos es que más allá de todos estos pagos es posible que se encuentren en partidas menos visibles, como las devoluciones (si las asumes tú y no el cliente), las reclamaciones (gestiónalas de forma correcta), la rotura de productos por un incorrecto envío de los productos, la pérdida de clientes por retrasos de entrega, etc. Para conocer los mejores precios de los principales operadores del mercado, puedes recurrir a comparadores como mensajeríalowcost.es o packlink.es/es/; que funcionan como una central de reservas. Además de comparar, te permite realizar las órdenes de envío.

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Papelería y administración

El principal ahorro puede venir por la adopción de la factura electrónica, que permite eliminar costes de papel, sellos, tóner y el trabajo del personal que lleva esa gestión.

Según el estudio La factura electrónica en España 2012-2013, el ahorro medio entre la emisión de una efactura y una de papel es de 2,82 euros y en la recepción se consigue 4,95 euros. Y es que, a la hora de valorar el ahorro que supone la adopción de la factura electrónica, no debemos limitarnos a contabilizar los costes visibles (personal administrativo, sellos, sobres, etc.), sino que “el verdadero ahorro de costes de la factura electrónica está en que cuando la emites sabes que ha llegado a su destino. No es tanto por el ahorro de cada factura, aunque también, sino por el ajuste de los tiempos de cobro y pago al evitar pérdidas de facturas, devoluciones por incorrecciones, etc. para no tener que recurrir a líneas de financiación externa”, explica el experto Alberto Redondo.

“Se consigue una gestión de cobros mucho más eficiente. Si detectas retrasos en el cobro, puedes negociar, proponer una pronto pago, por ejemplo, para no tener que buscar financiación”, añade.

Para adoptar la factura electrónica, hay que contar con un software más o menos completo, dependiendo del volumen de facturas que maneje la empresa. Los hay gratuitos que funcionan bien. Pero también necesitarás un operador de facturación, una empresa que garantice la compatibilidad de tu sistema con el de todos tus proveedores y clientes. Una compañía que intermedia para que tu sistema se integre con el de cualquier empresa, sean españolas o de fuera y que puede cobrar entre 10.000 y 60.000 euros al mes, según el volumen de facturas que se deba gestionar. Para Alberto Redondo, “cualquier empresa que emita o reciba más de 100 facturas al mes, debe ver la factura electrónica como un mecanismo de mejora continua para ser más competitivo. Por el ahorro y porque muchas grandes empresas lo exigen a los partners con los que trabajan, si no la utilizas no te consideran competitivo”.

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Reduce activos fijos

Convierte en variables el máximo posible de tus gastos fijos. Por ejemplo, no inviertas en oficinas más que para lo justo y necesario: las puedes alquilar por meses, días y hasta por horas. 

Recurre también a fórmulas de renting y leasing para cubrir necesidades de inversión en coches y equipos informáticos y busca herramientas gratuitas que se adapten a tus exigencias (las hay para todo tipo de servicios de pymes) o soluciones SaaS (pago por uso) en lugar de invertir en paquetes de software.

Otra clave fundamental: si tienes que utilizar algún sistema de pago para tu comercio, compara muy bien los costes, ya que la mayoría de los emprendedores elige un TPV de su banco porque el tipo de cambio es mejor que una pasarela de pago, pero las comisiones son más altas y al final puede resultar más caro.

Además del ahorro en las necesidades de inversión, búscalo generando ingresos en los momentos valle de tu negocio, para optimizar tus activos. Mira si en tu sector existen empresas como en hotelería, por ejemplo, BidAway, que subasta online habitaciones de hoteles de lujo para evitar las pérdidas que supone tener un exceso de unidades vacías o Byhours, que alquila  habitaciones por horas.

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Costes energéticos

En la factura de la luz y el gas te puedes ahorrar mínimo entre un 10% y un 20% (en algunas empresas se llega hasta un 50%) haciendo una gestión óptima de todos tus recursos: desde la búsqueda del mejor precio del mercado a la hora de comprar la energía hasta la optimización de tus instalaciones para consumir menos.

“En primer lugar, hay que analizar cómo se está comprando la energía, a qué precio y bajo qué condiciones y dentro de las diferentes opciones que ofrece el mercado, cerrar con la compañía comercializadora la opción más interesante. Hay distintos parámetros a optimizar, desde la potencia contratada hasta la energía reactiva (demanda extra de energía que necesitan motores, transformadores o iluminarias) y por la cual nos penaliza la compañía comercializadora”, explica el experto David Pérez.

“Solamente optimizando el contrato de suministro, es decir, cuánto pagamos por la electricidad que consumimos, ya podemos conseguir un ahorro de un 10% o un 20%. Sin reducir el consumo; el mercado del gas funciona exactamente igual aunque es menos complejo”, añade Pérez.

Una forma de obtener mejores precios es contratando la electricidad en grupo para conseguir volumen y mayor capacidad para negociar. Es lo que hacen, a menudo, los gestores comerciales cuando tienen clientes con necesidades similares. También lo pueden hacer emprendedores de una misma zona: “Hay polígonos industriales que se están poniendo de acuerdo entre todas las empresas que lo forman para comprar conjuntamente la electricidad y obtener mejores precios. No hablamos de comprar a tarifa de último recurso como puedas tener en tu casa, sino de compra en el mercado libre”, explica Juan José Jiménez.

Otra idea nos la da David Pérez para lo que ellos llaman “clientes multipunto": emprendedores o empresas con distintos puntos de comercialización, como “una cadena de tiendas, una red de agencias de viajes, una red de oficinas bancarias, etc. es muy habitual que contraten los suministros cada uno por separado. Se pueden unir todos bajo un mismo paraguas y mejorar su capacidad para negociar con la comercializadora”. Pérez advierte, además, que “hay que salir al mercado a comparar porque hay una oferta bastante variada”.

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Optimiza tus instalaciones

El siguiente paso para conseguir mayores ahorros está en hacer una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro. “Un gestor energético conocer la instalación, qué tiene técnicamente hablando y cómo consume esa instalación. Para detectar posibles medidas de ahorro de energía. Por ejemplo, un hotel tiene que conocer cómo funciona la iluminación, el aire acondicionado, el bombeo, la caldera de la calefacción, etc. y determinar si le interesa sustituir su caldera de gas por una de biomasa, o las lámparas de alumbrado por una iluminación led o cambiar su carpintería y sus vidrios por unos de alta eficiencia”, comenta Pérez.

“También hay que analizar si las instalaciones no están bien mantenidas y eso redunda en un mayor consumo energético. O se producen errores tontos como dejar un gran motor en la industria encendido más de media hora, que puede suponer miles de euros de consumo”, añade.

A cualquier empresa con una facturación por encima de 15.000 o 20.000 euros le va a salir rentable contratar un gestor energético para optimizar todos sus recursos. Y en especial a las compañías de servicios (oficinas, hoteles, hospitales y administraciones) y la industria (aunque es un sector que ya ha ajustado mucho sus costes de energía). Una clave fundamental para animarse a hacerlo: el gestor cobra por resultados; si no consigue ahorro no pagas nada. “Si le ahorro a un cliente un 20% de una factura de 15.000 euros de luz, le estoy ahorrando 3.000 euros y le voy a cobrar 1.000. Los precios son muy dispares. A un hotel pequeño le puede costar entre 3.000 y 5.000 euros; a una grande, entre 30.000 y 100.000 euros”. 

Si no quieres pagar una auditoría profesional, pero quieres dar el primer paso de ahorro (obtener mejor precio), en Internet hay comparadores de suministros de electricidad como www.tarifasdeluz.com o de ofertas de electricidad y gas como el de la Comisión Nacional de la Energía.

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Gastos de telefonía y telecomunicaciones

Para facilitar la comparativa entre las diferentes ofertas de telecomunicaciones, que suelen ser muy complejas, el experto Jesús Ruiz recomienda “intentar un contrato lo más sencillo posible y sin letras pequeñas, de forma que la factura sea fácilmente verificable y preguntar bien qué servicios están fuera de una tarifa plana (si la contratamos), bolsas de minutos o datos, etc.

Además, conviene “revisar bien las facturas para detectar posibles errores de servicios y tarifas por parte de las operadoras e implicar a nuestro propio personal para realizar un correcto inventario de los servicios asociados a cada línea. Es habitual que en las empresas, a pesar de que se facturen de forma correcta las tarifas, exista un sobrecoste porque se realiza sobre más teléfonos de los reales (hay líneas que se tendrían que haber dado de baja y no se ha  hecho) o líneas con tarifas de datos activadas y que no se utilizan y al revés, otras en las que se utilizan datos y no están activadas (con el sobrecoste que supone”.

Con todas estas medidas, los ahorros medios pueden alcanzar un 33%. Otra forma de evitar costes innecesarios es recurrir a “las nuevas plataformas y aplicaciones sobre datos que existen en el mercado (además de WhatsApp o Skype) que ofrecen buenas soluciones de comunicación a costes nulos o muy reducidos. Bien planteadas, pueden proporcionar ahorros y mejoras de eficiencia”, comenta Ruiz.

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Costes estratégicos

Una vez realizados todos los ajustes operativos, toca dar un paso más y pensar si la estructura de la empresa (la cartera de productos, las actividades que realiza internamente, los mercados abordados, entre otros) es absolutamente imprescindible.

De hecho, como explica Eduardo Navarro, autor del libro ¿Quieres salvar tu empresa?, “en la primera fase de la crisis, la mayoría de las empresas se plantearon cómo seguir haciendo lo mismo con menos costes. Se centraron en gastos operativos. Ahora se plantean recortes más estratégicos: ¿sigo haciendo este producto? ¿sigo yendo a este mercado? Ya no es tanto hacer más o menos lo que antes de una forma más eficiente, sino plantearse el desafío de si realmente lo que hacemos tiene sentido”.

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Eliminar líneas improductivas

Navarro asegura que hay mucha gente que cree que ya no tiene más capacidad para recortar “porque ha hecho los primeros recortes fáciles, pero la experiencia demuestra que no siempre es así. Se puede ir más allá analizando si podemos hacer las cosas de una forma diferente. Por ejemplo, preguntarse ¿por qué tengo yo un almacén? ¿Y si le digo a mis proveedores que me almacenen ellos? ¿O si lo externalizo directamente y en lugar de tener yo un almacén me lo hace un tercero?”.

Para que tu estructura de negocio se quede en el mínimo imprescindible, Eduardo Navarro recomienda “externalizar todo aquello en lo que no seas especialista. Si tengo una fábrica de zapatos y hago 50 pares al mes, igual me interesa contratar las suelas a una empresa que haga 10.000 todos los días y yo me limito a ensamblarlas”.

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Ajusta tu cartera de productos y servicios

Un clásico en la forma de perder dinero de forma tonta es querer ofrecer todo tipo de productos y servicios para llegar a más clientes. “La típica empresa que se dedica a hacer millones de cosas y un día se para y dice, es que de las cien que hago de verdad, de verdad, gano dinero en 50; en las otras no gano mucho. Me conviene más eliminarlas”, añade Eduardo Navarro. 

Y la misma idea recomienda para una red de tiendas o cualquier red comercial, de oficinas, etc. “Si soy una red de tiendas, debo pensar, oye, ¿y si dejo de tener tiendas en Barcelona? Igual resulta que soy más eficiente conservando un solo mercado”, recomienda. Y añade: “La gente está muy obsesionada con el crecimiento en ventas y es cierto que ahora en ese área hay mucho más camino que en costes, pero también que hay mucha gente que no ha llevado a cabo los dos últimos ajustes de tuercas en costes. Cuando estábamos todos gorditos era mucho más fácil hacer recortes importantes. Ahora tocan los estratégicos y hay que hacerlo de forma más creativa”. 

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Marketing y ventas

Con la crisis, muchas empresas han reducido al mínimo su inversión en marketing y se han centrado en bajar los precios. “Todos nos hemos puesto nerviosos con la situación actual y se nos ha ido la mano vendiendo barato. Hay que volver a analizar las políticas de precio, porque así no hay manera de conseguir margen”, asegura Eduardo Navarro.

¿Cómo reducir costes sin eliminar del todo la política de promociones? Enric Parera propone una gestión inteligente de las promociones diseñándolas en base a la información que nos da una buena gestión de inventarios. “Las promociones cuestan dinero y hay que conocer bien cuáles son las que contribuyen realmente a un aumento de ventas y tienen un retorno positivo. También hay que analizar si nos interesa hacerlas en todos los canales o en unos concretos, si merece la pena que sean para todos los clientes o para unos determinados, qué frecuencias y ventanas temporales introducimos, etc. Se trata de discernir con qué combinatoria de atributos tengo más ventas y con qué coste”.

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Más de Gestión