Cómo crear un departamento de exportación

¿Quieres aumentar tu cuota de mercado? ¿Controlar tu proceso de internacionalización? ¿Llegan tarde los pedidos a tus clientes extranjeros? Si has respondido afirmativamente a estas cuestiones, te ha llegado el momento de crear un departamento de exportación propio.

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Antes de tomar la decisión

Vaya por delante que la decisión de crear un departamento de exportación es fruto de la evolución natural de la internacionalización de una empresa. Ese proceso comienza con la búsqueda de nuevos mercados, cuya exploración realizan, en la mayoría de los casos, los propios gerentes o fundadores.

Son ellos los que, en esa primera fase, hacen de los aeropuertos su segunda casa, patean las ferias internacionales, reclaman encuentros one to one en las misiones comerciales, ponen sus cinco sentidos en identificar oportunidades de negocio y posibles socios... y cierran pedidos. También son ellos los que, una vez consolidada una cartera exterior, se plantean la necesidad, o no, de crear un departamento de exportación propio para consolidar el esfuerzo individual realizado y expandir la actividad internacional.

La pregunta es: ¿cuándo está justificado crear uno, en términos comerciales y de inversión de recursos? Le hemos trasladado esta cuestión al experto Jacobo Pérez Soba. ¿La respuesta? “De manera general, en empresas que facturen entre 500.000 y un millón de euros, cuya cuota de exportación ronde el 15-20% y que quieran dar una continuidad a las ventas en el exterior”, un proceso que “debe estar liderado por el gerente y que debe involucrar a toda la empresa”. Es una decisión que, además, debe ir acompañada de un buen producto y de músculo financiero.

Primeros pasos

España exporta cada vez más. ¿Qué explica ese impulso exportador? “Sin duda, la crisis ha puesto presión a las empresas para salir al exterior, ahora hay una necesidad imperiosa por vender

Exportar no es una opción sino una necesidad. Se trata de mantener o ganar cuota de mercado en un entorno global.

En este escenario, crear un departamento de exportación propio es una decisión estratégica que muchas empresas llevan a cabo para consolidar y aumentar sus ventas exteriores. A continuación explicamos cuándo es necesario crear uno y cómo hacerlo.

La estructura

Un departamento de exportación básico tiene que estar formado, al menos, por un responsable de exportación y un asistente. El primero realizará la labor comercial en los mercados de destino elegidos; el segundo, las funciones de enlace y coordinación con el resto de los departamentos de la empresas a los que afecta la internacionalización.

¿Cuáles? “Todos pero especialmente, en esa primera fase, el financiero, logística y producción”, señala Jacobo Pérez. Este experto recuerda que toda la empresa debe respirar internacionalización y que el departamento de exportación debe estar integrado en la estructura empresarial: “Aislarlo es un error muy frecuente”.

Para empresas que facturen más de un millón de euros, según Pérez Sobas, se debería pensar en incorporar, aparte de un director de exportación, un área manager, “profesionales de comercio exterior que son responsables no tanto de mercados concretos como de áreas geográficas”. Sin olvidar que el responsable de exportación reportará siempre al gerente y al director comercial, y que el departamento tiene que estar conectado con todas las áreas de la empresa:

Atención al cliente. Es fundamental que la persona encargada de coger las llamadas hable, al menos, inglés de forma fluida. Y aún mejor si son varios idiomas.

Departamento administración y finanzas. El comercio exterior tiene sus propios medios de pago por lo que el área de finanzas debe familiarizarse con todos ellos: créditos documentario, confirming, seguro a la exportación…

Logística y transporte. Este departamento deberá gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos, elegir el medio de transporte más adecuado o económico según las características del producto. 

Producción. Este área deberá adaptar su estándar a los certificados y normativas del país de destino, traducir las etiquetas al idioma de ese mercado, entre otras.

El personal

La pieza clave de cualquier departamento de exportación es la persona que se pone al frente de ese área. El director de exportación debe tener un perfil muy definido, que corresponde con el de licenciados con una formación específica en comercio exterior adquirida en algún máster y dotes comerciales.

Será la persona responsable de elaborar un plan de ventas, en el que se fijará anualmente los objetivos de venta en función de la estrategia global de la empresa; búsqueda y análisis de los países mercados objetivos. ¿Dónde contratarlos? Cámaras de comercio, escuelas de negocios, universidades…

El sueldo varía según la experiencia, formación e idiomas. Por ejemplo, para un profesional de exportación junior, el salario se mueve en la horquilla de entre 15.000-22.000 euros que, en el caso de un senior, se eleva a un mínimo de 40.000 euros o más, “si además aporta una cartera de clientes en el exterior o tiene un perfil técnico comercial”, apunta Pérez Soba.

Un último apunte: recuerda que a la opción de contratar a tu propio responsable de exportación está la de externalizar esa parte con una empresa especialiada, aunque eso daría contenido para otro reportaje de esta revista.

Personal: así son y por esto los conocerás

Director de exportaciones
Entre sus responsabilidades están la gestión y supervisión de la actividad y de las ventas de la empresa en el extranjero, estructurar el área de export manager, organizar las redes comerciales en los países en los que se opere, definir una estrategia de marketing (estudios de mercado y de la competencia), buscar nuevos contactos, participar en las negociaciones y elegir a los distribuidores locales. La formación de los directores de exportación es de nivel superior (universitario y máster), preferiblemente con una experiencia mínima de más de seis años, dominio de inglés y valorable otros idiomas en función de los países de destino elegidos. 

Funciones de un export area manager
Dirige la actividad comercial de la empresa en una zona geográfica concreta, área de la que tendrá un conocimiento especializado. Esto incluye cifra de negocios, márgenes, rentabilidad, inversiones y desarrollo. Entre sus cometidos está la negociación con las redes de distribución locales y realizar un seguimiento de los acuerdos. Reporta directamente del director de exportaciones y cuentan con formación universitaria de grado medio o superior, un mínimo de dos idiomas extranjeros y experiencia como comercial de exportación. Sus salarios varía según los años de experiencia y según se trate de una pyme o una multinacional.

Funciones de un comercial de exportación 
También dependiente del director de exportación, entre sus responsabilidades está el análisis y prospección de mercados, visitas comerciales, negociación de acuerdos, búsqueda de distribuidores. Lo habitual es que tengan formación universitaria de grado medio o superior, con dominio al menos del inglés, y preferiblemente con un experiencia mínima de un par de años. Esa experiencia es también la que determina su remuneración, que oscila, según datos de PagePersonnel, entre los 21.500-27.000 euros para una comercial de exportación de cero a tres años de experiencia a los 36.000 euros, si acumulan más de seis años.  A la remuneración fija, deberás añadir una comisión por ventas.

Principales errores del exportador

Además de todos los consejos que aquí te hemos contado, también te interesa leer el siguiente artículo sobre los principales errores en los que suele caer el exportador.

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