Como gestionar tu ausencia temporal en tu empresa

Si el CEO de una gran empresa desaparece cuatro o cinco meses, seguro que le echa poco de menos. Pero si faltas tú, auténtico responsable de tu empresa, la cosa se complica.

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Principales dificultades

Aunque seguir con la actividad de la empresa sea factible en nuestra ausencia, no es nada fácil. ¿Cuáles son las principales dificultades que habrá que superar?

Relación con cliente... En las pymes, la relación con el cliente acostumbra a ser muy personal y estrecha. ¿Qué pasará cuando no estemos? Como explica Laura Laliena, cofundadora de Take it easy! Comunicación, “los clientes quieren hablar con alguien que vaya a estar siempre”, por lo que es difícil dejar a sustitutos. Al menos cuando se trata de nuevas negociaciones o proyectos.

Otra cosa es cuando se trata de mantener la actividad que ya tenemos en marcha. “A los clientes se les olvida pronto si estás de baja. Lo que quieren es que se resuelvan sus asuntos de forma rápida, que todo siga funcionando y que el servicio se preste con igual calidad”, indica.

Otra cuestión es si debemos explicar abiertamente la situación a los clientes y anticiparnos al momento de la ausencia para ir preparando el terreno. Puede que haya quienes no lo entiendan y prefieran no continuar con nosotros.

…Y con los empleados. Es indispensable que quienes queden a cargo nos echen una mano. Por ejemplo, en el caso de tener una enfermedad crónica que obligue a coger bajas con relativa frecuencia, puede crearse incertidumbre acerca del futuro de la compañía. “Algún empleado me ha comentado que nunca sabía si la empresa iba a continuar, así que se han ido”, explica Roger Martínez, fundador de la inmobiliaria y patrimonial Plusvision System, que se ha visto en esta situación a causa de sus brotes de esclerosis múltiple.

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Más dificultades

Tareas muy especializadas. Es muy difícil delegar funciones si somos expertos en un campo. En otras ocasiones se trata de un requisito legal, como ocurre, por ejemplo, en las ópticas donde es obligatorio que siempre haya un óptico. Si trabajas solo, no te queda más remedio que contratar a un sustituto o cerrar. Esto fue lo que le sucedió al emprendedor Juan Jesús Romero, cuando diagnosticaron leucemia a su hijo. Tuvo que cerrar algunos días porque no podía asumir el coste de contratar un trabajador.

Decisiones menos ágiles. Aunque dejemos a alguien al frente de la gestión del día a día, es muy probable que esta persona –a no ser que sea un socio– carezca de la autonomía necesaria para afrontar una decisión urgente o resolver un problema grave. Esto ralentiza el funcionamiento de la empresa e incluso puede dar al traste con alguna operación.

Esfuerzo ‘sobrehumano’. Sea cual sea el motivo de la ausencia, tendrás que dar de ti un 200% para sobrellevar la situación. Es imposible desconectar del todo si la empresa continúa en marcha. Lo normal es que debas afrontar las circunstancias que te obligan a ausentarte compaginándolas con el trabajo. Habrá que sacar un rato durante el día para ver cómo va todo, mandar algún correo electrónico, hacer una llamada, planificar alguna reunión…

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Ideas para superarlo

Cada uno tiene que buscar la fórmula para resolver su situación particular, aunque a continuación recogemos algunos consejos.

El cliente, lo primero. Hay que cuidar a cada cliente como si fuera un tesoro. Normalmente es positivo que esté al corriente de la situación, aunque no hace falta que entremos en detalles. Si conoce lo que ocurre, disipamos los rumores, que suelen ser peores que la situación real. Además, es fundamental que tenga la certeza de que nuestra ausencia no va a influir en el servicio que le prestamos.

“Debe tener la garantía de que no va a salir perjudicado. Es muy posible que suponga un poco más de esfuerzo y que tenga que ajustar un poco su agenda a ti, pero si te conoce y es consciente de lo que está pasando, normalmente lo entienden”, explica el emprendedor Jesús Molinuevo.

En ‘piloto automático’. Si el motivo de la ausencia tiene una fecha de conclusión más o menos delimitado, una solución habitual es poner el ‘control de crucero’ en nuestra empresa. Podemos centrarnos en los proyectos que ya están en marcha, dejando la búsqueda activa de nuevos clientes u operaciones para cuando volvamos y podamos dedicarnos al 100% a seguir creciendo.

Apoyo de colaboradores. Si tenemos algún socio en la empresa o disponemos de empleados, no les quedará más remedio que asumir un poco más de trabajo. “Es imprescindible que sea un trabajador que te inspire total confianza y que la confianza sea mutua. Debe entender qué te pasa, ver tus necesidades y asumir esa parte de responsabilidad para ayudarte”, apunta Molinuevo.

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Cómo superarlo (1)

A veces será necesario echar mano de familiares o amigos. “Lo importante es tener buena gente al lado. En alguna ocasión, incluso, he llegado a firmar un poder notarial a algún amigo para que fuera a cerrar una operación”, declara el fundador de Plusvisión System.

Contratar a un sustituto. Es muy probable que no pueda hacerse cargo de la toma de decisiones, es cierto, pero sí que podrá realizar las tareas del día a día, que absorben mucho tiempo y para las que somos perfectamente prescindibles. Las bajas por maternidad, por ejemplo, se pueden cubrir mediante un contrato de interinidad bonificado, muy interesante para aplicar en estas situaciones.

Ajustar agenda. Si nuestra participación en la empresa continúa siendo imprescindible a pesar de que no podamos estar siempre disponibles, tendremos que intentar ajustar la agenda para poder asistir a alguna reunión, visitar a algún cliente, etcétera.

Baja laboral. Aunque puede parecer una obviedad, si tienes una enfermedad, lo normal es solicitar la baja laboral. Sin embargo, no siempre se hace así.

Se puede pedir baja por accidente de trabajo y enfermedad profesional (prestación del 75% de la base reguladora desde el día siguiente de la baja) y también por enfermedad común (60% de la base reguladora, desde el cuarto hasta el veinte día y 75% a parir del día 21). Ahora bien, hay que tener en cuenta que no se deja de pagar la cuota de autónomos, por lo que los ingresos se verán muy mermados.

Para cubrir dicha contingencia, podemos contratar un seguro de baja para autónomos (ver cuadro ‘Ayuda para superarlo mejor’). Aunque hay que tener en cuenta que en estas situaciones no se trata sólo de la merma de ingresos, sino también de un deterioro en la relación con los clientes, la posible pérdida de oportunidades… y eso el seguro no lo cubre.

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Cómo superarlo (2)

Ayuda de la tecnología. La posibilidad de teletrabajar mitiga algunos de los problemas de una ausencia forzosa. Gracias al móvil, el correo electrónico y a Skype, podemos resolver muchas tareas cotidianas desde casa… o incluso desde el hospital. “Cuando tengo un brote, llevo mi portátil y trabajo en el hospital, contestando correos y llamando por teléfono. Algún médico me ha intentado prohibir que hable por el móvil y le he dicho que le firmo el alta”, explica Martínez. “Internet, por otro lado, también nos ha salvado en muchísimas ocasiones porque podemos hacer una transferencia bancaria, mandar un e-mail, etcétera”, reconoce.

Reducción de jornada. En determinados casos, la ausencia no es total, sino que se puede concretar en una reducción de jornada. La Seguridad Social ofrece una prestación para cubrir esta reducción en determinados supuestos.

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Tres ayudas para superarlo mejor

Contrato de interinidad
Las bajas por maternidad, adopción, acogimiento, etcétera, pueden ser cubiertas mediante contratos de interinidad bonificados. Si la sustitución la realiza una persona desempleada, tiene una bonificación del 100% en las cuotas de la Seguridad Social –incluidas las de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales– y en las aportaciones de las cuotas de recaudación conjunta, como explica la experta Rosario Moreno-Opo. Para otros casos, habrá que realizar un contrato eventual, indicando la causa, pero no estará bonificado.

Seguro de baja
En el mercado hay múltiples soluciones aseguradoras para cubrir la pérdida de ingresos a causa de una baja laboral. La prima varía dependiendo del día de baja a partir del cual se cobre, de la indemnización diaria a percibir, de la duración del subsidio que se va a cobrar, de si se suscribe un seguro con o sin baremo, etcétera. Dependiendo de la cantidad asegurada, tal vez nos permita incluso cubrir los gastos precisos para contratar a alguien que nos sustituya y que, de esta manera, el negocio no deje de funcionar. Además, es un gasto que podemos deducir hasta un límite de 500 euros al año.

Prestación por reducción de jornada

Si tenemos a nuestro cargo un menor con una enfermedad grave y los dos progenitores trabajan, uno de ellos puede reducirse la jornada y solicitar una prestación a la Seguridad Social. Para autónomos, los porcentajes de reducción de jornada se entienden referidos a una jornada de 40 horas y la prestación será del 100% de la base reguladora de IT por contingencias profesionales. Si el autónomo no tiene cubierta la contingencia por IT, la base reguladora de la prestación estará constituida por la base de cotización de contingencias comunes.

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Hábitos para ser más eficiente

Si vas a tener que estar asusente de tu empresa durante algún tiempo, vas a tener que exprimir el tiempo al máximo. Por eso te conviene conoer 36 hábitos que te harán más eficiente como emprendedor.

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