¿Sabes si tienes al enemigo dentro de tu propia empresa?

Robo de información, bloqueo de decisiones importantes, competencia desleal… Las formas de fraude son cada vez más variadas. Lo peor es que en la mayoría de las ocasiones el culpable está en casa.

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De un tiempo a esta parte no consigues sacar adelante ninguna de las iniciativas que estás proponiendo a tu equipo; has notado que la competencia siempre se te adelanta en las estrategias; has perdido a uno de tus mejores clientes, o misteriosamente ha desaparecido del servidor un proyecto importante…

Está claro, no hace falta ser un Sherlock Holmes para intuir que o eres la personificación de la Ley de Murphy o tienes un topo en tu empresa. Y no nos engañemos: en cualquiera de los dos casos el problema es serio. Para saber cómo debes actuar, sigue leyendo.

1) Protocolariza las cuestiones claves

Establece por escrito quién se encarga de qué y quién tiene autorización para qué. Selecciona muy bien a quién concedes privilegios y password, y establece un vínculo constante con ellos.

2) Protege la información

Las empresas tienen una total dependencia de la tecnología y, al igual que protegemos la oficina con cámaras y alarmas, es necesario proteger la información sensible. Es necesario que esté encriptada y controlar el acceso a la información a través de privilegios e identificación de las personas que entran.

Otra estrategia que propone este experto es crear zonas desmilitarizadas, es decir, áreas de información incorrectas que corten el interés del intruso y nos ayuden a detectar si alguien la está manejando incorrectamente.

3) Establecer controles cruzados

Es la mejor manera de controlar el fraude más activo. Consiste en crear dos organismos de supervisión diferentes para cada operación importante: que el pago sea supervisado a la vez por el departamento financiero y por el de compras, por ejemplo.

4) Herramientas antifraude

Es una medida que en España no está bien vista pero que desde que se puso en práctica en las empresas norteamericanas han conseguido frenar muchos casos.

No se trata de favorecer el cotilleo o el chivatazo sin más, existe una arquitectura perfectamente procedimentada que está desarrollada de forma muy científica para evitar las posibilidades de vendetta y la mala imagen.

Es lo que los anglosajones llaman whisper blow (soplo en susurros) y se basa un poco en la filosofía de eliminar la manzana podrida para que no contagie al resto del cesto.

5) Haz auditorías

Pueden ser externas o internas. No es necesario llevarlo a un nivel alto, basta con obligarse a hacer una revisión semanal o quincenal de los departamentos más sensibles.

Como insiste el consultor Jean Marc Martínez  “no te quedes a la espera, inspecciona continuamente tus cuentas y los movimientos más importantes para detectar cualquier descuadre”.

6) Pon trampas

Deja informaciones incorrectas en sitios estratégicos o, si sospechas de alguien de tu equipo comercial, habla con los clientes de más confianza y envíale allí para que les visite.

“El defraudador tiende a confiarse con el tiempo y acaba cometiendo el error de creer que puede seguir actuando impunemente de forma indefinida y ahí es cuando baja la guardia”, recuerda el detectivo especializado en temas empresariales Juan Carlos Arias.

7) Reúne pruebas

Aplica la tecnología forense. Ya sabemos que tuvo lugar el fraude, así que lo que hay que hacer es ir siempre hacia atrás y buscar los registros y los datos que se han borrado, porque es importante reconstruir y recuperar la información cuanto antes.

8) Crea un espejo

El consultor Pablo González propone la estrategia de crear un trabajador a imagen y semejanza de aquel que consideres que te está fallando.

“Se trata de evitar que el departamento se vea afectado por la marcha del elemento discordante”, afirma.

9) Saca tarjeta amarilla

Jean Marc Martínez sugiere que antes del despido abordes abiertamente con el sospechoso una charla amistosa y en un ambiente tranquilo.

"Plantéale que estás notando cambios en su actitud, pregúntale si tiene algún problema, pero no le avises de que sospechas de él ni le amenaces con el despido en un futuro, porque entonces puede hacer mucho daño antes de irse. Cuando se trata de problemas de obstaculización, intenta averiguar por qué no avanza y, si es porque no puede, ofrécele los medios para ayudarle" afirma.

10) Saca tarjeta roja

Si las pruebas son concluyentes, actúa con contundencia. Despide al trabajador desleal de forma inmediata, no le dejes que se acerque sólo a su ordenador y exige que te entregue tanto su móvil como su portátil o cualquier otro dispositivo en el instante. Intenta negociar con él una salida silenciosa de cara al mercado, pero deja claro de puertas hacia dentro de que esas actitudes no se consienten en la compañía.

Y si el delito es grave o puede poner en peligro la estabilidad de la compañía, denuncia por la vía penal. Reúne todas las pruebas mercantiles que tengas pero no lo lleves por lo laboral.

Síntomas de que tienes un saboteador en casa

Para detectar si tienes un saboteador en tu empresa, conviene que estés atento a algunos de estos diez síntomas.

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