Evita el mal uso de las redes en la oficina

Puede repercutir en el bajón en la productividad de algunos empleados. ¿Cómo puede evitarse?

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Que las redes sociales se han convertido en una herramienta de comunicación buena, bonita y barata para empresas de todos los tamaños ya no cabe ninguna duda. Se calcula que el 75% de las grandes empresas de todo el mundo han adoptado las aplicaciones web como herramienta empresarial por su potencial para generar ingresos.

Pero a la vez que se aprecian sus ventajas, poco a poco se va tomando también conciencia de los nuevos riesgos que entraña su uso en la oficina, fundamentalmente por el aumento de problemas de seguridad y la pérdida de productividad de las plantillas.

Se han publicado informes de todo tipo advirtiendo sobre el absentismo presencial que genera el uso de las redes en horario de trabajo. Según un informe publicado por INE, cada trabajador derrocha una media de 40 minutos diarios en su puesto de trabajo navegando en las redes sociales, que es el 8,33% de su jornada laboral. 

El problema, sin embargo, no es tan nuevo. Como explica el consultor Raimundo García, “el absentismo presencial existe desde hace muchos años. Antes era el teléfono o tomar café. Después el acceso a Internet y ahora ese absentismo se ha extendido a las redes ofreciendo una opción que antes no existía en el puesto de trabajo”.

¿A qué viene, entonces, tanto revuelo? “El problema es que ahora ya no sólo hacemos compras desde el puesto de trabajo, también preparamos las vacaciones, intercambiamos fotos, correos personales, etc. Todo eso al final puede llegar a representar hasta el 28% de la jornada laboral. Y esto tiene un coste enorme para la empresa”, añade García.

¿Cómo evitar este goteo?

En algunos casos, la solución puede estar en que los empleados tomen conciencia de que la empresa puede monitorizar su navegación y conocer en qué tipo de webs navegan (el 25% de las empresas supervisa los contenidos a los que acceden sus empleados). Para las más desconfiadas o con datos más sensibles, queda el bloqueo total a estos medios, una medida que sólo ha tomado el 13% de las empresas de todo el mundo.

Agujeros negros

La mala noticia es que cada vez es más difícil limitar el acceso en la oficina para evitar riesgos. Según un informe, los trabajadores móviles incumplen un 35% más las políticas de seguridad que los que están únicamente en la oficina. En concreto, “más de un tercio de los profesionales que trabajan dentro y fuera de la oficina han provocado un mayor número de activación de bloqueos cuando se encuentran fuera de ella, debido a que, probablemente, sienten mayor libertad para visitar una gran variedad de sitios web que no visitarían si se encontrasen en la oficina“, apunta el informe.

Otro dilema importante a la hora de cortar por lo sano es que, como hemos dicho antes, las redes se han convertido para muchas empresas en una herramienta muy útil, a la que no se quiere renunciar. Por eso, quienes más saben de este nuevo fenómeno se muestran contrarios a cortar completamente el acceso a las redes y proponen diferentes soluciones en función de las necesidades de cada empresa y de cada puesto de trabajo.

Control de riesgos. Lo primero que proponen es diferenciar entre la necesidad de controlar las redes por el mal uso del tiempo y los riesgos de pérdidas de datos confidenciales, virus, etc. “Son cosas muy diferentes. Los riesgos de virus y pérdida de datos son importantes y las empresas lo tienen que contemplar. Pero no hay tanta diferencia con la necesidad de seguridad que ha existido siempre por el uso de Internet. Es lo mismo. A veces un software de seguridad bastará”, argumenta la consultora Dolors Poblet.

Definir una estrategia de uso. En cuanto a la gestión del tiempo de los empleados, “lo ideal es poner estas nuevas tecnologías a nuestro servicio. Que pasen a ser herramientas para la gestión de nuestro trabajo. Si no para todos los puestos, sí para algunos concretos donde puedan aportar algo. Y que la empresa defina una estrategia de cómo utilizarlas. Más que hablar de dar o no libertad a los empleados, yo creo que hay que hablar de tener una estrategia de uso de las redes”, añade Poblet.

Una política clara de control. “Conviene tener en cuenta que cuantas más restricciones pongas en la empresa, mayor será el coste residual. Bloquear la navegación a través de los PCs es asequible, y cada nueva barrera que vayamos añadiendo aumentará en coste exponencialmente. Por eso, la función de la educación a los usuarios es clave, así como la definición de una política clara sobre el uso de redes sociales en el seno de la empresa”, comenta el consultor Pablo Teijeira.

Dentro de esta política de uso, puedes contemplar muchas posibilidades. Como explica Raimundo García, “no se trata de poner una aplicación y que nadie vea nada. Las herramientas son muy abiertas. Se puede permitir ver libremente Internet y limitar el acceso a determinadas páginas, o dejar que sólo accedan unas personas determinadas o que se pueda entrar en las redes a unas horas y limitar el acceso en otras. No todos tenemos las mismas necesidades en nuestro trabajo”.

Encontrar el equilibrio

El aumento de virus y del absentismo laboral han puesto sobre el tapete la necesidad de gestionar el acceso a las redes sociales en el lugar de trabajo. ¿Cortamos por lo sano o impulsamos un buen uso?

Un estudio refleja claramente cómo, poco a poco, las empresas intentan encontrar el equilibrio entre aprovechar las ventajas de las redes en el entorno laboral y evitar sus riesgos.

- Tres de cada cuatro empresas (75%) afirman que las tecnologías web generan nuevas fuentes de ingresos y el 40% asegura que estas herramientas han aumentado la productividad y mejorado sus estrategias de marketing.

- La mitad se muestran preocupadas por los problemas de seguridad que las redes suponen hoy en día.

- El 14% se ha visto envuelta en  litigios o amenazas legales causados por empleados que desvelaban información confidencial (el 60% de estas amenazas se produjeron por revelaciones a través de aplicaciones de social media).

- El 60% ha sufrido pérdidas económicas por problemas de seguridad, por valor de 1.500.000 de euros de media.

El 13% de las empresas bloquea todas las actividades relacionadas con aplicaciones social media, mientras que el 81% restringe el uso de al menos una herramienta debido a su preocupación por la seguridad.

La cuarta parte controla el uso de las redes que hacen sus empleados y el 66% ha introducido políticas de algún tipo sobre su utilización en la oficina.

Por escrito y con buena letra

En la práctica, básicamente se trata de dejar por escrito las normas oficiales de la organización respecto a lo que se considera un uso apropiado de las tecnologías de la empresa. Y algo fundamental: el empleado debe aceptarlas y firmarlas, para que quede constancia de que se le ha informado.

Para evitar cualquier tipo de conflicto, debes especificar qué sistemas pueden ser objeto de monitorización y control, y cuáles serían las sanciones posibles si se incumplen estas medidas. Como explica el experto David Kelleher, “las políticas de uso aceptable no sólo permiten que la organización dé a conocer a todos sus empleados sus expectativas de manera clara, sino que sirven además como escudo frente a responsabilidades de la organización en los casos de comportamiento inadecuado de alguno de sus trabajadores, al igual que como una base legal para sanciones disciplinarias, incluido el despido”.

Elige bien entre las soluciones de control que existen en el mercado

Antes de invertir en cualquier tipo de tecnología, te conviene hacer un análisis de las necesidades reales de tu empresa y de la relación coste-beneficio, o lo que es lo mismo, valorar si vas a recuperar la inversión necesaria al conseguir una plantilla más productiva. Estos son los puntos clave a tener en cuenta:

- “Aunque pueda parecer una obviedad, antes de implantar cualquier solución deberíamos redactar una check-list enumerando las funcionalidades a evaluar y ponderando su importancia. Algunos puntos claves que se repiten entre nuestros clientes son el coste del producto, no sólo de adquisición, sino también de implantación y administración; la calidad de los informes recibidos; el filtrado del código https y no sólo http; la posibilidad de establecer diferentes políticas en diferentes horarios; la calidad del motor antimalware (con análisis de las amenazas en tiempo real); prevención de fuga de datos en la web (tanto en las redes sociales como en blogs, foros, etcétera), etc.”, recomienda Pablo Teijeira.

- El consultor Maurizio Taglioretti añade la facilidad de uso. “Las pymes necesitan soluciones que sean fáciles de utilizar y mantener sin un coste excesivo. Por ello, un aspecto importante es que los acuerdos de mantenimiento estén claros y disponibles, al mismo tiempo que el fabricante tenga un alto nivel de ayuda al cliente”. Para Taglioretti, “también es fundamental que la solución elegida se adapte a la infraestructura informática que ya se tiene. Si la empresa trabaja con Microsoft Exchange Server, lo más apropiado sería optar por una solución que se integre con este tipo de servidor, en lugar de adquirir un producto que les obligue a comprar hardware adicional a un alto coste”.

Una política de uso aceptable

Se trata de una medida que te protegerá como empresario de las malas prácticas de tus empleados, además de evitar cualquier conflicto que pueda surgir por colisión con el derecho a la intimidad del trabajo.

Sólo el 10% de las empresas españolas han adoptado una Política de Uso Aceptable (AUP), según un estudio de Manpower Professional, una práctica que en Estados Unidos está bastante más extendida (un 30% de las empresas de allí lo han hecho). ¿La razón? El desconocimiento de una realidad y amenazas que son relativamente nuevas y que van aumentando con el tiempo. Por ejemplo, ¿sabías que el 27% de las empresas de Fortune 500 han tenido que defenderse por demandas de acoso sexual provenientes de emails de contenido inapropiado, enviados por sus empleados? Eso es, al menos, lo que dice un estudio realizado por la empresa de seguridad SFI Software.

La segunda clave por la que conviene adoptarlas es que, según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), para controlar el uso de los equipos corporativos por parte del empresario el trabajador debe haber sido advertido sobre las medidas adoptadas por la empresa, si el empresario decide monitorizar o restringir el uso de la web.

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