13 consejos prácticos para sacar más partido a tu correo electrónico

Es, sin duda, una de las mejores y más eficaces herramientas laborales. Sin embargo, su uso indiscriminado comienza a dar problemas hasta convertirse, para muchos, en una de las principales causas de estrés en el trabajo. Te presentamos una serie de trucos sencillos para que consultar tu bandeja de entrada no te acelere.

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1) No estés comprobándolo constantemente

El correo electrónico no debe interrumpir nuestros quehaceres, sino que tiene que formar parte de ellos. Para lograrlo, puede ser conveniente deshabilitar el uso automático cuando recibimos un e-mail o incluso no ejecutar nuestro cliente de correo electrónico hasta que lo necesitemos.

También es recomendable desconectar el aviso automático de entrada de nuevos mensajes, porque si no estás mirando constantemente si han entrado nuevos mensajes, serás mucho más eficaz y estarás más centrado en el trabajo que desarrollas. Además, es conveniente consultar el buzón en momentos establecidos. Es una buena práctica hacer seguidas las cosas similares. Al igual que para leer los mensajes, reserva momentos específicos de manera sistemática en la planificación del día para contestarlos.

2) Envía menos y recibirás menos

La técnica de reducción de correos más sencilla y olvidada es enviar menos para recibir menos. De cada cinco e-mails que recibimos, tres requieren una respuesta. De cada cinco que enviamos, la gente responde a tres. Es el efecto boomerang. Si eliminas uno de los cinco que envías, empezarás a recibir un 12% menos de mensajes. Eso sí, siempre que consideres que se trata de un correo innecesario.

3) Utiliza correctamente el campo asunto

Si especificamos exactamente el fin del mensaje y damos una idea de su contenido, facilitaremos la tarea de clasificar los mensajes por su importancia y por el tipo de información que contienen. A veces, incluso podemos dar toda la información en el asunto y no será necesario abrir el mensaje.

Así que, a partir de ahora, el asunto con el campo vacío o con el título “Hola, ¿qué tal?” queda completamente descartado. Si envías notas de una reunión a los miembros de tu equipo, en vez de, simplemente, “Notas de una reunión”, es mejor poner, por ejemplo “Notas de la reunión del equipo de ventas 7-sept-08/17.00 h/sala 3”. Utilizar fechas, horas y lugares específicos crea contexto y claridad a los destinatarios del mensaje.

En otros casos y para ahorrar tiempo, puedes utilizar las siglas FDM. Su significado, fin del mensaje. Si escribes “fdm” querrás decir que la totalidad del mensaje está contenida en el apartado Asunto. No hay que abrir mensajes de este tipo, porque el asunto es el mensaje.

4) Marca con una bandera los mensajes pendientes

Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de aquéllos que requieren mayor atención, a los que no puedes responder en el momento. Para ello, usa programas de correo electrónico que incluyen un recordatorio.

5) El correo no es una herramienta de conversación

Algunos asuntos tardan en resolverse hasta cuatro veces más si se hacen por correo electrónico, en vez de por teléfono. No hay que utilizar el correo como herramienta de conversación. Este tipo de uso provoca interminables cadenas de preguntas y respuestas y correos electrónicos kilométricos que incorporan el texto de toda la conversación. Para este tipo de comunicación es mejor el teléfono.

6) Usa herramientas anti-spam

La mayoría de servidores de correo web (Gmail, Hotmail,…) disponen de este tipo de herramientas. Si utilizamos un cliente de correo es conveniente instalar uno de los sistemas que ofrecen los fabricantes de software de seguridad. Los programas antispam funcionan a partir de bases de datos públicas, o de las propias empresas fabricantes de la herramienta que contienen remitentes o estructuras de mensajes identificados como spam.

La herramienta compara los correos que recibimos con esta base de datos y rechaza los que considera basura. Al hacerlo los almacena en una carpeta. Siempre podemos actuar en el caso de que un mensaje haya sido clasificado así de forma errónea y permitir recibir ese tipo de correos. Igualmente podemos marcar como spam un correo y éste será tomado en cuenta por la base de datos para que recibir mensajes de ese tipo.

7) Una buena limpieza

Es conveniente realizar limpieza de mensajes poco relevantes o antiguos. Al mismo tiempo nos dará la oportunidad de que podamos conservar correos con información importante. No hay nada que deje más limpia y libre tu bandeja de entrada que suprimir el correo innecesario.

- Cómo vaciar tu bandeja de entrada. Si contiene un infinito número de e-mails, puedes seguir la estrategia que recomiendan los autores de La invasión de los e-mails para dejarla limpia en unas dos horas: en primer lugar, organízala por fechas y borra la mayor cantidad de mensajes antiguos o irrelevantes que sea posible. A continuación, ordena por remitente. En muchos casos, encontrarás que el correo de un remitente ha perdido relevancia para lo que estás haciendo en ese momento y puedes eliminarlo.

- Después, ordena por temas y categorías. Por ejemplo: acción, petición, entrega o confirmación. Se tratará de mensajes importantes que tal vez tengas que guardar o revisar antes de eliminarlo. Por último, la bandeja de entrada puede organizarse según el tamaño del documento. Así se pondrán de manifiesto e-mails con archivos adjuntos extensos y potencialmente importantes.

- Limpia al empezar, limpia al terminar. Y para que tu bandeja de entrada no vuelva a convertirse en una montaña de e-mails, a partir de ahora comienza y termina tu jornada laboral limpiando tu buzón. Ten presente que se trata de almacenar menos para encontrar más. Tienes que eliminar sin piedad todos los mensajes cuyo valor de futuro sea limitado.

8) Cómo organizarlo

¿Cómo organizas la información? ¿Archivas e-mail en una serie de carpetas o dejas que se acumulen en una montaña en tu bandeja de entrada? A la mayoría, nos resulta muy difícil encontrar un e-mail o documento cuando lo necesitamos. Dos técnicas para lograrlo son:

- Crea carpetas. Los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. Es conveniente crear múltiples carpetas para clasificar los mensajes, debemos separar los correos personales de los del trabajo y dentro de ellos el tipo de mensaje. El objetivo es dejar el buzón de entrada vacío y en cuanto nos llegue un mensaje poder enviarlo a la bandeja de entrada incluso antes de leerlo. Así podremos establecer prioridades a la hora de consultar el correo y encontraremos los mensajes que buscamos de una forma sencilla.

- Establece reglas. La operación anterior se puede realizar automáticamente, si estableces reglas y filtros. Muchos programas permiten clasificar el correo según entra gracias a una serie de criterios que establece el usuario, basados en el contenido, la dirección de correo electrónico del remitente, etc. Entre las reglas está la codificación de los mensajes por colores o su envío a una carpeta determinada, incluyendo la de elementos eliminados.

9) Personaliza tu programa

La mayoría de las personas explotan sólo entre el 20% y el 30% de las posibilidades que ofrecen los programas de e-mail. Sólo con elevar este porcentaje al 50% te sorprenderás del incremento de tu eficacia. Consejo: invierte algo de tiempo en aprender como funcionan estas herramientas.

10) Escribe buenos correos

Piensa que tus e-mails van creando una imagen de tu imagen profesional y la de tu empresa. Para que tus correos electrónicos no te dejen en mal lugar, puedes seguir los siguientes consejos:

- Completos, claros y concisos. Procura que tus mensajes incorporen información completa sobre el asunto que tratan, esto evita que se generen respuestas innecesarias solicitando aclaraciones sobre ciertos puntos. Siempre se agradecen las comunicaciones que van directamente al grano.

- Agrupa los puntos más importantes. Los guiones o el sangrado constituyen un alivio para los ojos cansados y son la opción más fácil para agrupar los puntos más importantes del mensaje. Si hay más de cinco frases en la sección comprendida entre dos puntos y aparte, considera crear un título en negrita. En caso de describir una tarea o procesos secuenciales, se pueden utilizar números en lugar de guiones.

- La palabrería excesiva, si acaso, al final. Es correcto incluir un saludo breve pero amable al principio del e-mail. Sin embargo, puede ser una distracción en el caso de que varias frases de este tipo precedan a una solicitud de acción importante. Si este tipo de comentarios se incluyen al final del e-mail no interfieren en el tema central del mismo.

- Firma. Una buena firma aporta información contextual. Identifica a la persona que envía el mensaje y el trabajo que hace. Una firma fuerte proyecta una imagen más profesional y al mismo tiempo ofrece vías alternativas para fomentar el contacto a través del teléfono, SMS, fax o correo normal.

- Con buena letra. Revisa bien la ortografía y la gramática antes de enviar el mensaje. Algún programa de software permite hacerlo de forma automática. Si utilizas el Outlook, puedes hacerlo pulsando simplemente la tecla F7.

11) Lo que debes evitar en los ‘e-mails’ que envíes

- ¡Cuidado con los ficheros adjuntos! Por norma general, evítalos pero si no tienes más remedio que utilizarlos, define claramente el objetivo de ellos en el núcleo del mensaje. Según Pulgar, no se pueden adjuntar ficheros con tamaños, por ejemplo, de 50 mb. Este error que puede dejar bloqueado tu servidor de correo electrónico o lo que es peor el de tu destinatario.

- ¡No a demasiado texto! Los e-mails llamados estilo bloque de palabras son aquellos en los que no hay espacios ni puntos ni aparte y sólo palabras, palabras y palabras. Eso es lo que sólo pueden ver unos ojos cansados. Cinco de estos e-mails al día suman 1.200 experiencias confusas que hacen perder tiempo.

- ¡No a la confirmación de lectura! El uso prudente de “Confirmación de lectura” puede molestar al destinatario. Es mejor utilizar “con confirmación de entrega” si queremos asegurarnos que por lo menos el correo ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario.

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