Cómo evitar reuniones de trabajo caóticas e interminables

¿Quién no ha asistido a una reunión? Prácticamente, todos. Y ¿cuál ha sido la sensación? Hay opiniones para todos los gustos, pero existe una idea generalizada de que muchas son innecesarias y suponen una pérdida de tiempo y dinero, porque todas implican un coste. De acuerdo: no todas las reuniones se deberían hacer, pero las que se hagan deben planificarse. ¿Cómo? Te lo explicamos a continuación. 

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Las reuniones en sí no son las que hacen perder el tiempo, sino las personas que participan en ellas. Es cierto que el mundo de los negocios peca de excesiva ‘reunitis’. Se convocan muchas y el coste es excesivo para las organizaciones.

Según el profesor Diego Vicente, “para hacerse una idea de la magnitud, en Estados Unidos se realizan cerca de 11 millones de reuniones diarias y el gasto que conlleva con respecto a una empresa es del 10% del coste de su plantilla”. Pero también es cierto que muchas de esas reuniones son necesarias e inevitables.

Entonces, ¿qué se puede hacer? Es fundamental planificarlo todo al detalle. Antes de nada, lo primero que debes preguntarte es si convocar una reunión es lo más adecuado. ¿Y cómo lo puedes saber?

¿Cuál es el objetivo?

Según Robert F. Miller, experto en habilidades directivas, debes tener en cuenta qué es lo que pretendes conseguir, es decir, cuál es el objetivo. “Si pretendes, por ejemplo, distribuir información, puedes elegir entre la reunión, el memorando o el informe. Si se trata de resolver un conflicto interno, es mejor llamar a los afectados uno a uno para allanar el camino. Una decisión mayoritaria puede obtenerse convocando una reunión para solicitar votación a mano alzada, por correspondencia o por teléfono, si los votantes conocen de antemano las informaciones pertinentes a la cuestión”.

Pero también es posible que sea necesario debatirla. En ese caso, “pueden impartirse instrucciones por medio de un manual, pero la naturaleza del tema tal vez haga necesaria una reunión explicativa”, asegura este experto en su libro Organice sus reuniones de manera óptima.

En el caso de que se pretenda, por ejemplo, influir sobre las opiniones de otros, “puede ser adecuado convocar una reunión o, quizá, sea mejor intentarlo en conversaciones individuales. Una propuesta bien redactada e ilustrada de manera impactante puede ser tan eficaz para captar un cliente como una presentación verbal. En cambio, si se quiere fomentar el espíritu de equipo, la reunión es quizá el instrumento idóneo”, subraya Miller.

Y ¿cuál es el coste?

Otro aspecto que debes valorar previamente es el coste de la reunión. “Al tomar la decisión de convocarla, es recomendable comparar su coste con el de las posibles alternativas. El único caso en el que es posible obviar este dato es cuando la reunión se hace imprescindible e inevitable”, afirma Miller.

Una de las fórmulas para calcular el coste es la de considerar el salario de los asistentes y el valor del tiempo empleado (“la duración media suele ser de dos horas”, apunta Vicente). Así, se puede multiplicar el tiempo por el número de asistentes y valorarlo según el salario por hora de cada uno de ellos.

Tal y como explica Miller, “consideremos una reunión de 10 personas cuyo coste/horario para la empresa sea de dos jefes de departamento a 120 euros la hora, tres jefes de sección a 90 euros la hora, tres contables a 48 euros la hora y dos secretarias a 18 euros la hora. Juntar a este grupo durante dos horas, sin contar el tiempo de preparación de la reunión por parte de cada uno de ellos, le cuesta a la empresa unos 1.380 euros”. A esto habría que sumarle el coste de los medios materiales y los refrigerios y, si los hubiera, el alquiler del local y los desplazamientos.

Y también ten en cuenta las limitaciones o restricciones de la propia naturaleza de la reunión. “Si no es posible contestar afirmativamente a las siguientes preguntas, la reunión será una pérdida de tiempo: ¿Dispongo de tiempo para prepararla?, ¿tendrán tiempo para prepararse los demás asistentes? y ¿estarán disponibles y dispuestos a asistir?”, destaca Miller.

Meterse en faena

Tras seguir los pasos anteriores, decides finalmente que convocar una reunión es la opción más acertada. ¿Qué debes hacer?

Determina cuál va a ser el orden del día. “Es decir, qué es lo que quieres tratar y qué personas se hacen indispensables en esa reunión”, subraya Diego Vicente.

Informa a los asistentes del por qué y del para qué. “Es decir, debes hacer una convocatoria personalizada donde expliques a cada uno de los asistentes los objetivos que se pretenden cubrir en la reunión, el plan de trabajo que se llevará a cabo, quién va a conducir esa reunión, para qué le estás convocando y qué es lo que esperas de él”, añade Vicente.

Prepara los contenidos que se van a tratar durante la reunión. “Es decir, todos deben hacer muy bien los deberes, no sólo el que convoca sino también el que asiste. Mucha gente acude a las reuniones esperando un poco el qué. El error ahí está ya de partida, porque la gente no sabe por qué se le está convocando.

Eso no procede. ¡Al grano!

Otro aspecto que debes considerar es el de controlar la reunión para que se cumpla el orden del día establecido previamente, “evitando todos aquellos temas que no tengan relación con él y no procedan. Mi experiencia me dice que nos salimos con demasiada frecuencia del objetivo de la reunión”, reconoce Vicente.

En la misma línea de importancia está el hecho de realizar un resumen de todo lo que se está tratando y debatiendo en el encuentro: “Ahí deben aparecer los compromisos adoptados. La gente es un poco recelosa de hacer resúmenes, por lo que de compromiso conlleva”.

Y por último, y también fundamental para que las reuniones sean eficaces y rentables, “un análisis detallado, introspectivo e individual de todo lo que ha acontecido en esa reunión para saber qué es lo que ha ido bien y mal. Este último aspecto escasea muchísimo”, considera Vicente.

Reglas de oro para una planificación exitosa

Con los deberes hechos. Así es como se debe acudir a una reunión. La improvisación puede ser eficaz para algunas actividades, pero nunca para una reunión. Planificación, planificación y planificación. Todo lo demás es un error y una pérdida de tiempo ... ¡y de dinero!

Pasaba por aquí y... La clave para que una reunión tenga éxito es que todos acudan con los deberes hechos. Nuestro papel como participantes –seamos el organizador o un invitado– es intentar prever qué es lo que vamos a necesitar para el desarrollo de la reunión y qué es lo que esperan de nosotros. “En muchas reuniones, se escucha eso de: Pues los datos de ese tema los tengo en el despacho. Cada uno debe hacer un ejercicio de previsión, de análisis a futuro de lo que va a necesitar, de lo que se le va a requerir”, subraya

Vicente, que recuerda que eso también incluye plantearse uno mismo si es necesaria o no su presencia en la reunión.

‘Check-in’ y ‘check-out’. Lo ideal sería que el organizador o el encargado de dirigir la reunión hiciera una pequeña presentación explicando los motivos de la convocatoria y abriera un turno de palabra para que cada uno diga lo que espera de ella. “Los asistentes deberían hacer un pequeño check-in para decirle a los demás por qué está ahí y con qué ánimo participa, es decir, qué espera de la convocatoria. Y también un check-out para saber si se han cumplido sus expectativas”, destaca Vicente.

Se acaba el tiempo

“La atención deja de ser sostenida y atenta a partir de los 45 minutos. Pasado ese tiempo, por fatiga, el participante deja de escuchar y atender. Más allá de una hora con la misma actividad es contraproducente y deja de ser eficaz. La reunión se puede alargar más en el tiempo siempre y cuando se varíen los temas o la actividad (es decir, haciendo descansos). Si a partir de ese tiempo no le ofreces a la gente cosas interesantes o más interesantes desconecta”.

El camarote de los Marx

¿Cuál es el número idóneo de asistentes? ¿Es mejor número par o impar? “Es cierto que en ocasiones se busca adoptar determinadas decisiones siendo impar para inclinar la balanza hacia la mayoría. Pero no es una buena forma para tomar decisiones, porque siempre quedará la opinión de la minoría.

Si lo que se busca es adoptar una decisión que englobe a todos y en la que se vean representados de cara al compromiso, debería dar igual y, en todo caso, sería mejor par, porque ahí es donde se ve la verdadera riqueza de las opiniones. El impar valdría para reuniones atascadas o con asistentes poco maduros para decidir.

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