Errores que no se deben cometer al organizar una reunión

Planifica, que algo queda. No olvides que imprevistos siempre puede haber, pero si lo tienes todo atado a priori habrá menos sorpresas. Recuerda no perder nunca la referencia de cuál es el objetivo de la reunión, sigue al pie de la letra el orden del día que has fijado previamente y anima a todos a que participen. 

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Ser impuntual

Debes dar ejemplo y ser el primero en estar en la sala habilitada para la reunión. No permitas las impuntualidades de los asistentes y critícalas en público para que el impuntual se de cuenta de su error.

Para evitar imprevistos y demoras chequea previamente que todo funcione: el sistema de refrigeración de la sala, el equipo de proyección (si lo vas a utilizar), el tentempié, la documentación...

No seguir el orden de la reunión

Debes ser implacable en este sentido. Si has establecido previamente 4 o 5 puntos a tratar, esos deben ser y no otros los que se debatan durante la reunión. Corta cualquier intervención que se aleje del orden del día e infórmales de que puede ser objeto de otra reunión.

Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión. Eso te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones. Por regla general, se suele empezar por lo más intrascendente, dejando lo más importante para el final, cuando las fuerzas están ya debilitadas.

Intentar tratar muchos temas

Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas a tratar que intentar sobrecargar el encuentro. Las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. ¿Qué número de temas es el apropiado? Pues depende de la complejidad de lo que se trate. 

No permitir opiniones diferentes

Para que la reunión sea más rica en contenidos debes permitir que todos participen aportando ideas –incluso animar a aquellos que se muestren reticentes–, pero siempre que sean constructivas. No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes.

Eternizar la reunión porque no se acuerda lo que pretendes

Relacionada con la anterior, debes evitar que la reunión acabe agonizando. Puedes acudir a la reunión con ideas preconcebidas y defenderlas, pero de ahí a imponerlas por ostentar la autoridad no es aceptable.

Dejar que se creen grupos

La reunión tiene que seguir un orden de presentación del tema a debatir y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que enturbien el encuentro.

No tomar nota de los compromisos adquiridos

Se podrían grabar las reuniones para después hacer un resumen de los compromisos acordados, pero en ocasiones no es posible por falta de material y en otras por falta de tiempo. Lo mejor es que cada uno haga sus propias anotaciones y se pongan en común entre todos.

No cumplir los compromisos adquiridos

Los acuerdos son para cumplirlos. Un error es obviarlos por no ser de nuestro agrado.

Publicidad - Sigue leyendo debajo
Más de Gestión