Cuándo te interesa incorporar un project manager a tu equipo

El Project Manager es la persona sobre la que recae, dentro de una empresa, la dirección de los proyectos. La persona asignada por la organización ejecutora para liderar el equipo responsable de alcanzar los objetivos propuestos. En las empresas tradicionales el rol parecen tenerlo claro, sin embargo en las startups queda desdibujado ya que es el CEO quien inicialmente asume sus funciones. 

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Diferencias entre las metodologías tradicionales y las ágiles

Decía Ignacio Espada, CTO de Valeet, que en España, no acabamos de entender muy bien la importancia del papel que desempeña un Project Manager dentro de los equipos. También José Barato, director de proyectos y autor del libro Los hábitos de un director de proyectos eficaz, dice en su blog que es una profesión poco agradecida “porque si el proyecto es un éxito, nadie nos felicita, pero si es un fracaso, entonces la culpa es solo nuestra”. Sin embargo, el profesor Xavier Mulet experto en dirección de proyectos y responsable del blog El Project Manager, entiende que “el project management es la mejor herramienta de gestión en escenarios de incertidumbre así que, ¿qué mejor lugar para tener un project manager que una startup?”.

Por su parte, Paula Kvedaras, directora de la consultora BK y Master en Project Management en Europa y USA y profesora en OBS Business School distingue entre el papel que desempeña un Project Manager (PM) dentro de las metodologías tradicionales, conocidas también como “de cascada” y las metodologías ágiles que rigen en las startups. En el primer caso funciona el denominado ciclo de Deming, donde manda la estrategia de mejora continua de la calidad basada en 4 pasos: planificar, hacer, verificar y actuar. En su rol de director de proyectos, el PM ejercer de intermediario entre la directiva y el equipo de trabajo que ejecuta las tareas. Él es quien las organiza, dicta quién las realiza, los plazos de ejecución para alcanzar objetivos y supervisa su desarrollo.

En el caso de una startup y las metodologías ágiles sus funciones se centran en ser lo que Paula Kvedaras denomina un líder servidor, “más enfocados en las necesidades de su equipo, están profundamente integrados, son más participativos y e involucran en las tareas del día a día”. En estas cambia hasta la denominación, pudiéndose llamar, según la metodología que apliquen, Scrum Master o Product Owner pudiendo ser internos o externos de la organización.

No obstante, la escasez de recursos, hace que, en la mayoría de las startups sea el CEO quien asuma las funciones tradicionalmente atribuidas al PM.

Funciones

En opinión de Paula Kvedaras el líder servidor desempeña 4 funciones primordiales:

-Protegen y aíslan al equipo de interrupciones, distracciones, y de las solicitudes de trabajo que no son parte del proyecto.

-Proporcionan un ambiente de apoyo, resolviendo los obstáculos que pueden causar retrasos o trabajo que no agrega valor.

-Transmiten la visión del proyecto. Esta es una tarea crítica para dirigir exitosamente un proyecto, dado que solo si los interesados tienen una idea clara de los objetivos se pueden alinear con las decisiones del equipo.

-Realizan las tareas de apoyo para maximizar la productividad del equipo. En el ambiente Ágil se dice que los líderes deben “llevar comida y agua”, o sea proporcionar los recursos esenciales que los miembros del equipo necesitan, para mantenerlos nutridos y productivos. Estos recursos pueden incluir herramientas, compensaciones y estímulos.

Cuándo incorporarlos

“Partiendo de que una startup tiene como objetivo la búsqueda de un modelo de negocio, ¿cuál sería el lugar en el que ubicar a un project manager?”, se pregunta Mulet. “La función estratégica está ocupada por el CEO o un órgano de gobierno equivalente. Esta función se encargará de analizar el mercado y la demanda y de definir un producto que atienda dicha demanda. Por supuesto, deberá atender muchas más responsabilidades como pueden ser todas las que tienen que ver con las decisiones relativas al desarrollo del producto, vender y promocionar el producto, conseguir financiación, hacer crecer la organización, resolver los temas administrativos, etc. Con todo esto, pretendo mostrar que la dirección de una startup es una tarea compleja y que, a poco que crezca la organización, el CEO no va a poder implicarse en la ejecución del plan sino que deberá delegar muchas funciones”. 

Una de esas labores será la ejecución de las actividades que llevan a crear el producto. “Aquí es donde veo al project manager- aclara el profesor- Las decisiones sobre lo que se debe crear y que features (características) debe tener le vendrán dadas al project manager. Él debe ser capaz de traducir estas definiciones o requisitos a entregables y acciones que den lugar al producto. Lo normal es que el producto se vaya incrementando en iteracciones sucesivaspor lo que este trabajo crece en complejidad a medida que el producto va creciendo en características a partir de un Producto MínimoViable (MVP)”.

Por su parte, Paula Kvedaras entiende que, cuanto antes se incorpore este perfil a la organización, mejor.

 

Principales habilidades

Los directores de proyecto tradicionales efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas, interpersonales y conceptuales que los ayuden a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada.

 “Las habilidades interpersonales más relevantes a tener en cuenta son: liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimientos de política y cultura, negociación, generar confianza, gestión de conflictos y proporcionar orientación”, dice Kvedaras.

“En el caso de las metodologías Ágiles podemos agregar que debe tener capacidad y gusto por ser un líder servidor, que tenga una excelente capacidad de relacionamiento, que sea un negociador eficaz, que sepa ganarse el respeto de la organización y de su equipo, sea facilitador por naturaleza, capaz de motivar al equipo, y finalmente pero no menos importante que sepa escuchar y mediar”. 

A las ya señaladas, añade Xavier Mulet otras habilidades, como las de ser una persona ordenada y metódica capaz de gestionar la avalancha de características que se le agolparán, asignándoles prioridad de forma coordinada con los responsables de desarrollo de producto y entregando actualizaciones regularmente.  Deberá hacerlo, además, de la forma más eficaz y rápida posible al objeto de minimizar costes y no dañar la ya sensible caja de las startups.

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